ICMS – Obrigações Acessórias – Transportadora paulista – Prazo para guarda de documentos fiscais eletrônicos.

I. Transportadora paulista não está obrigada a guardar o arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de seu cliente que serviu de base para a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

II. Por outro lado, a chave de acesso da NF-e deve constar no campo específico do CT-e emitido, cujo arquivo digital deve ser conservado pela transportadora e pelo tomador do serviço pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/2000.

Relato

1. A Consulente, que possui o CNAE de transporte rodoviário de produtos perigosos (código 49.30-2/03), declara que é “transportadora rodoviária de carga de produtos perigosos, sob RPA (Regime periódico de apuração)” e que emite o Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e – para acobertar suas prestações de serviços de transporte.

2. Informa que recebe o “arquivo XML (chave de acesso)” da Nota Fiscal de seu cliente e, após, emite o CT-e. Dessa forma, todo CT-e é emitido com base no documento fiscal que seu cliente emite contra terceiros.

3. Por fim, indaga se deve “armazenar o XML de terceiros” que utiliza para emitir o respectivo CT-e.

Interpretação

4. Inicialmente, cabe esclarecer que, conforme artigo 33 da Portaria CAT 162/2008, “o emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado”.

5. Destaca-se que quem está obrigado a conservar a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – em arquivo digital são apenas o emitente e o destinatário da NF-e. Portanto, a transportadora não precisa guardar as chaves de acesso em questão.

6. Por outro lado, o artigo 33 da Portaria CAT 55/2009 observa que “o emitente e o tomador do serviço deverão conservar o CT-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado”.

7. Ademais, o artigo 11 da mesma Portaria CAT 55/2009 prevê que o CT-e deverá conter os dados dos documentos fiscais relativos à carga transportada, ou seja, as informações da chave de acesso da NF-e emitida pelo cliente da Consulente.

8. Sendo assim, embora a transportadora não precise guardar os arquivos digitais de seus clientes, a chave de acesso da NF-e deve constar no campo específico do CT-e emitido, cujo arquivo XML (arquivo digital) deve ser conservado pela transportadora e pelo tomador do serviço pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto 45.490/2000 (RICMS/2000).

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.