O Presidente do Conselho da Justiça Federal, usando de suas atribuições legais e tendo em vista o decidido no Processo nº 2011160441, em sessão de 16 de maio de 2011 e

Considerando a competência do Conselho da Justiça Federal como órgão central de sistema da Justiça Federal, estabelecida no art. 105, parágrafo único, II, da Constituição Federal;

Considerando a organização, em forma de sistema, conforme o art. 3º da Lei nº 11.798, de 29 de outubro de 2008, das atividades de administração judiciária, relativas a recursos humanos, gestão documental e de informação, administração orçamentária e financeira, controle interno e informática, além de outras que necessitem coordenação central e padronização, no âmbito da Justiça Federal de primeiro e segundo graus, cujo órgão central é o Conselho da Justiça Federal;

Considerando a Resolução nº 69, de 31 de julho de 2009, que dispõe sobre as diretrizes básicas para a elaboração e gestão do planejamento estratégico e cria os comitês institucionais em cada órgão da Justiça Federal;

Considerando a necessidade de melhorar a eficiência do planejamento, da execução e do controle dos projetos e programas estratégicos;

Considerando a necessidade de integrar a gestão de projetos e programas à gestão estratégica da Justiça Federal, de estabelecer uma linguagem comum e única, de padronizar processos de trabalho, ferramentas e práticas, de internalizar a cultura de medição e alcance de resultados efetivos, de compartilhar informações, de melhorar a comunicação, e de dar visibilidade aos resultados e transparência à gestão;

Considerando que a gestão de projetos, programas e ações voltadas ao alcance dos objetivos estratégicos é fundamental para o pleno atendimento da missão institucional: "Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal";

Considerando a Meta 1 das Metas Nacionais do Judiciário para 2011: "Criar unidade de gerenciamento de projetos nos tribunais para auxiliar a implantação da gestão estratégica",

Resolve:

Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre a implantação e operação dos escritórios de projetos estratégicos e da gestão de projetos, programas e portfólio no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus.

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os fins desta Resolução, assim se definem:

I - escritório de projetos estratégicos: estrutura organizacional que centraliza informações, apoia o planejamento e a estruturação dos projetos estratégicos, acompanha e controla o desenvolvimento de um conjunto de projetos, mantendo informada a alta administração do andamento e das criticidades dos projetos estratégicos;

II - portfólio: conjunto de projetos e/ou programas agrupados com o objetivo de facilitar seu gerenciamento e de tornar mais eficiente, eficaz e efetiva a execução da estratégia;

III - programa: conjunto de projetos inter-relacionados administrados de forma coordenada com a finalidade de facilitar o gerenciamento, garantindo o alcance de resultados integrados;

IV - projeto: empreendimento temporário, que possui datas de início e de fim definidas, cujo objetivo é criar um produto ou serviço único por meio de atividades sequenciadas e inter-relacionadas, planejadas, executadas, monitoradas e controladas utilizando recursos humanos e materiais limitados, as quais requerem a coordenação centralizada de um gerente de projetos.

§ 1º Os projetos e programas estratégicos são aqueles que estão associados aos fatores críticos de sucesso dos objetivos estratégicos, e que contribuem para o alcance das metas estratégicas e da Visão de Futuro da Justiça Federal.

§ 2º Os projetos e programas nacionais são aqueles que possuem abrangência em toda a Justiça Federal, podendo ser desdobrados em projetos ou ações regionais e seccionais.

DOS ESCRITÓRIOS DE PROJETOS ESTRATÉGICOS

Art. 3º São instituídos os escritórios de projetos estratégicos da Justiça Federal, assim distribuídos:

I - Escritório de Projetos Estratégicos Nacional - EPEN, no âmbito da Secretaria de Desenvolvimento Institucional do Conselho da Justiça Federal;

II - Escritório de Projetos Estratégicos Regionais - EPER, nos tribunais regionais federais;

III - Escritório de Projetos Estratégicos Seccionais - EPES, nas seções judiciárias.

§ 1º Os escritórios de projetos estratégicos deverão ser implantados na unidade responsável pelo planejamento estratégico, observando-se as especificidades estruturais de cada órgão.

§ 2º Caberá a cada tribunal regional federal, com diretrizes e apoio do EPEN, implantar o EPES de acordo com o volume de projetos e com a estrutura de cada seção judiciária.

Art. 4º O escritório de projetos estratégicos tem como missão ser a estrutura de suporte para a gestão do portfólio de projetos e programas estratégicos, garantindo a aderência estratégica, implantando as melhores práticas e difundindo a cultura de gestão de projetos na Justiça Federal.

§ 1º A abrangência da atuação do escritório de projetos estratégicos corresponde à delimitação do conjunto de projetos e programas estratégicos do portfólio.

§ 2º Os projetos e programas estratégicos nacionais da Justiça Federal deverão ser acompanhados pelo EPEN, apoiado pelos EPERs e EPESs.

Art. 5º Compete aos escritórios de projetos estratégicos:

I - garantir que o portfólio de projetos esteja adequado ao alcance dos objetivos estratégicos, contribuindo para o alinhamento dos projetos à estratégia da Justiça Federal;

II - acompanhar o andamento dos projetos estratégicos, provendo informações estruturadas, atualizadas e consolidadas da atual posição do portfólio por meio de relatório executivo de acompanhamento apoiando, assim, a alta administração na tomada de decisão;

III - prover informações de caráter gerencial que permitam aos comitês de planejamento estratégico acompanhar o desempenho dos projetos em andamento, bem como avaliar se estes atendem aos objetivos aos quais foram alinhados;

IV - contribuir para a manutenção de acervo histórico de conhecimentos e de lições aprendidas nos projetos estratégicos empreendidos na Justiça Federal;

V - assegurar a correta aplicação da Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Justiça Federal;

VI - prestar apoio e assessoramento técnico aos gestores, aos gerentes e às equipes de projetos em todas as fases do projeto;

VII - integrar os múltiplos projetos, gestores de projetos e gerentes de projetos, consolidando suas informações num repositório compartilhado;

VIII - promover a utilização das ferramentas corporativas de gestão de projetos, contribuindo para sua divulgação e para a capacitação de usuários;

IX - propor treinamento e desenvolvimento dos gestores e gerentes de projetos nas melhores práticas de gestão de projetos;

X - realizar, em parceria com as unidades específicas, capacitação relativa à metodologia de gerenciamento de projetos;

XI - realizar pesquisas e participar de eventos relacionados à inovação na área de gestão de projetos;

XII - realizar intercâmbio com organizações privadas e públicas de referência na área de gestão de projetos.

Art. 6º Ao EPEN, além das atribuições elencadas no artigo anterior, compete:

I - coordenar os trabalhos de atualização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos, dos modelos de documentos e do Modelo de Gestão de Portfólio e Operação dos Escritórios de Projetos da Justiça Federal, envolvendo as partes interessadas e demais escritórios regionais e seccionais;

II - avaliar a adesão à Metodologia de Gerenciamento de Projetos da Justiça Federal;

III - prover suporte da metodologia aos escritórios regionais e seccionais;

IV - avaliar as competências dos gerentes de projetos e a maturidade dos escritórios de projetos estratégicos regionais e seccionais, a fim de permitir o planejamento das ações de desenvolvimento;

V - orientar a administração na escolha de ferramentas e na atualização dos sistemas corporativos que sejam impactados com a gestão de projetos estratégicos;

VI - acompanhar e divulgar informações dos projetos estratégicos nacionais da Justiça Federal;

VII - realizar pesquisas de maturidade em gestão de projetos na Justiça Federal.

Art. 7º Os EPERs devem encaminhar ao EPEN, em periodicidade a ser estabelecida por este, informações sobre o andamento dos projetos nacionais.

Art. 8º Os serviços a serem desenvolvidos pelos escritórios de projetos estão detalhados no Modelo de Gestão de Portfólio e Operação dos Escritórios de Projetos da Justiça Federal.

§ 1º Os serviços mencionados no caput poderão ser adaptados pelos escritórios de projetos estratégicos regionais e seccionais, considerando-se sua capacidade de atuação, maturidade e especificidade.

§ 2º Os serviços dos escritórios de projetos estratégicos deverão ser reavaliados constantemente em termos de impacto, necessidade e relevância para a Justiça Federal.

Art. 9º Os escritórios de projetos estratégicos deverão definir plano de trabalho que servirá como guia para a execução de suas atividades.

DA METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Art. 10. A Metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela Justiça Federal tem por finalidade:

I - estabelecer, na Justiça Federal, uma linguagem comum no que se refere à gestão de projetos e programas;

II - padronizar os modelos de documentos, as fases e os processos do ciclo de vida dos projetos;

III - estabelecer um conjunto de documentos para os projetos, de acordo com sua fase e classificação;

IV - flexibilizar a utilização dos processos a serem executados e dos documentos a serem elaborados, de acordo com a complexidade, o alinhamento estratégico e as particularidades de cada projeto e programa.

DOS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES NA GESTÃO DE PROJETOS

Art. 11. Os principais envolvidos na gestão de projetos são:

I - unidades demandantes: demandam projetos na organização e são responsáveis por iniciar a execução dos projetos, depois de avaliados pelos respectivos escritórios de projetos e autorizados pelo comitê de planejamento estratégico;

II - patrocinador: responsável pela priorização do projeto, pela viabilização de recursos, pela resolução de conflitos e pela tomada de decisões;

III - gestor do projeto: responsável por submeter às instâncias superiores decisões que extrapolem seu âmbito de atuação, por indicar o gerente do projeto, por negociar a liberação de recursos financeiros, por aprovar a documentação, por negociar a cessão de recursos humanos para compor a equipe do projeto, por demandar junto às unidades envolvidas atividades necessárias para a execução do projeto e por participar, com o gerente do projeto, com as partes interessadas e com o escritório de projetos, de reunião de análise de mudanças do projeto e de deliberação sobre pontos críticos que interfiram no andamento do cronograma;

IV - gerente do projeto: é o servidor responsável pela gestão e pela integração de todas as atividades e partes interessadas no projeto;

V - equipe do projeto: pessoas envolvidas diretamente na execução das atividades do projeto, de acordo com o cronograma e com as atribuições definidas na matriz de responsabilidades;

VI - partes interessadas: pessoas, unidades ou organizações cujos interesses possam ser impactados ou impactar, de forma positiva ou negativa, o resultado da execução ou o término do projeto.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. Os custos orçamentários dos projetos estratégicos deverão estar contidos na proposta orçamentária do órgão.

§ 1º O acompanhamento da execução orçamentária e financeira dos projetos estratégicos deverá ser realizado verificando a relação entre os valores aprovados e os realmente executados e sua aplicação.

§ 2º A gestão orçamentária e financeira dos projetos estratégicos está detalhada no Modelo de Gestão de Portfólio e Operação dos Escritórios de Projetos.

Art. 13. O Modelo de Gestão de Portfólio e Operação dos Escritórios de Projetos e a Metodologia de Gerenciamento de Projetos, versões disponíveis no Portal da Justiça Federal, são de observância obrigatória e deverão ser aprovados no prazo máximo de 180 dias do início da vigência desta resolução, por meio de portaria do presidente do Conselho da Justiça Federal.

§ 1º As atualizações dos documentos de que trata este artigo ocorrerão conforme o disposto no art. 6º, inciso I, desta resolução e serão aprovadas mediante portaria do presidente do Conselho da Justiça Federal.

§ 2º As novas versões dos documentos de que trata este artigo serão de observância obrigatória após o prazo nelas definido.

§ 3º O EPEN é responsável por disponibilizar e divulgar, no Portal da Justiça Federal, as novas versões dos documentos a que se refere este artigo.

Art. 14. Todo projeto estratégico autorizado e iniciado deverá ser autuado em processo administrativo específico para os devidos registros.

Art. 15. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Min. ARI PARGENDLER