A Subsecretária de Planejamento, Orçamento e Administração, no uso das atribuições legais que lhe confere o Decreto nº 4.665, de 03 de abril de 2003, e considerando o disposto no art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002 e na Portaria nº 218, de 23 de junho de 2009, deste Ministério,

Resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo - CPAD - destinada a cumprir os procedimentos de avaliação documental no âmbito do Ministério das Cidades, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MAGDA OLIVEIRA DE MYRON CARDOSO

Art. 1º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério das Cidades compete:

I - propor a formulação de diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo no âmbito do Ministério das Cidades;

II - promover a análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no Ministério das Cidades, tendo em vista a preservação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

III - realizar e orientar a aplicação dos procedimentos de gestão documental no Ministério das Cidades, a fim de proteger as fontes de prova, informação e memória institucional, bem como promover a celeridade na recuperação e acesso aos documentos;

IV - elaborar o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos de arquivo relativos às atividades-fim do Ministério das Cidades e submeter à aprovação da instituição arquivística pública, na forma da legislação em vigor;

V - aplicar, orientar e supervisionar o uso do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e às atividades-fim do Ministério das Cidades, bem como fazer sugestões quanto ao seu aperfeiçoamento;

VI - propor a elaboração de planos, programas e projetos de capacitação e aperfeiçoamento de recursos humanos no que se refere à gestão documental;

VII - propor a elaboração, o desenvolvimento e/ou aquisição de sistemas e equipamentos como apoio à gestão de documentos.

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério das Cidades é composta por:

I - Presidente: Coordenador de Documentação, Arquivo, Acervo e Informações;

II - Vice-Presidente: responsável pelo serviço de arquivo;

III - Arquivista(s) da Coordenação de Documentação, Arquivo, Acervo e Informações;

IV - Representantes dos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado das Cidades e subunidades;

V - Representantes dos órgãos específicos singulares do Ministério das Cidades e subunidades;

VI - Um Advogado da União.

§ 1º A participação na Comissão como membro permanente é privativa de servidor ou empregado público em exercício no Ministério das Cidades;

§ 2º O membro deverá ter amplo conhecimento das competências e atividades desempenhadas pela unidade a qual representa;

§ 3º Cada representante terá um suplente que o substituirá nos seus eventuais impedimentos.

Art. 3º A Comissão poderá convocar servidores com profundo conhecimento da matéria em pauta, bem como convidar servidores de outras instituições e órgãos governamentais ou profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo para atuarem como colaboradores eventuais.

Parágrafo único. O colaborador eventual formalizará relatório a ser enviado à Presidência da Comissão para deliberação do Colegiado.

Art. 4º Os trabalhos da Comissão dar-se-ão em forma de reuniões ordinárias, através de ato convocatório enviado aos membros permanentes, sempre que houver demandas acerca das competências definidas no art. 1º.

Art. 5º As reuniões deverão ser realizadas com a presença mínima de 60% dos membros permanentes determinados no art. 2º, incisos IV e V.

Art. 6º É imprescindível a presença do membro cujo assunto em pauta tenha pertinência com as atribuições da unidade que o mesmo representa, sob pena de suspensão da reunião.

Art. 7º As deliberações da reunião deverão ser aprovadas pela maioria simples dos membros permanentes presentes e o resultado deverá constar em ata;

Art. 8º A reunião ordinária da Comissão obedecerá a seguinte ordem:

I - leitura da pauta do dia;

II - assinatura da lista de presença;

III - apresentação, discussão e votação das matérias;

IV - leitura e aprovação dos tópicos integrantes da ata da reunião; e

V - outros assuntos pertinentes.

Art. 9º A pauta é obrigatória em todas as reuniões e deve ser encaminhada aos membros juntamente com a convocação.

§ 1º A presidência encaminhará prévia da pauta com prazo de dois dias úteis para manifestações e sugestões.

§ 2º Após a compilação das manifestações dos membros, a presidência enviará a pauta definitiva com antecedência mínima de dez dias úteis da data prevista para a realização da reunião.

Art. 10. A inclusão de tema na pauta no dia da reunião fica condicionada à aprovação da solicitação pelos membros da Comissão e da disponibilidade de tempo para discussão e deliberação.

Parágrafo único. Não sendo possível a inclusão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente da pauta da reunião subsequente.

Art. 11. A presidência poderá convocar reunião extraordinária com prazo de dois dias úteis de antecedência, quando se tratar de tema impostergável, não cabendo manifestações quanto à pauta proposta.

Art. 12. A Comissão, além de suas atribuições definidas no art. 1º, poderá propor e deliberar sobre a criação de grupos de trabalho de caráter temporário objetivando estudos específicos.

Art. 13. A indicação de representantes deverá ser feita pelo titular da unidade administrativa por intermédio de memorando enviado à presidência da Comissão.

Art. 14. A nomeação dos membros da Comissão será realizada pelo titular da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA, por intermédio de portaria publicada no Diário Oficial da União.

Art. 15. O mandato dos membros é de 02 (dois) anos permitida a recondução ilimitada.

Art. 16. A unidade administrativa deverá indicar um novo titular ou promover o membro suplente a titular, indicando um novo suplente, nos seguintes casos:

I - desligamento do quadro do Ministério das Cidades;

II - remanejamento para outra unidade dentro do Ministério das Cidades;

III - solicitação voluntária de saída da Comissão;

IV - ausência superior a três reuniões ordinárias, justificadas ou não;

V - outros impedimentos legais.

Art. 17. O prazo máximo para indicação em todos os casos de substituição é de 10 (dez) dias úteis.

Art. 18. O substituto do Presidente nas ausências ou impedimentos é o Vice Presidente.

Art. 19. Ao Presidente da Comissão compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especialmente:

I - convocar os membros para reuniões;

II - coordenar as reuniões e ações da Comissão;

III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros permanentes;

V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros presentes, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações da Comissão;

VII - designar um membro permanente para secretariar a Comissão;

VIII - convidar os colaboradores eventuais;

IX - levantar junto à Coordenação-Geral de Recursos Humanos ações de capacitação para os membros permanentes;

X - designar membro(s) para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos;

XI - manter interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão;

XII - interagir com a Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, no Ministério das Cidades;

XIII - analisar a viabilidade das proposições de alteração deste Regimento Interno e submeter aos demais membros.

Art. 20. Aos membros da Comissão compete:

I - manter a representatividade nas reuniões ordinárias e extraordinárias, seja pelo titular ou suplente, conforme o disposto no art. 5º;

II - colaborar para o cumprimento das atribuições da Comissão, nos termos do art. 1º;

III - ser o elo da Comissão com a unidade administrativa que representa, disseminando informações e diretrizes;

IV - levar à Comissão as sugestões e reivindicações das unidades;

V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos quando solicitados pelo Presidente;

VI - participar de grupos de trabalho, quando indicados;

VII - sugerir alterações ao presente Regimento Interno;

VIII - propor solicitação de apoio técnico a servidores do Ministério das Cidades, servidores de outros órgãos e instituições governamentais ou ainda, a especialistas em gestão documental, devendo ter, impreterivelmente, a anuência dos arquivistas componentes desta Comissão.

Art. 21. A participação na Comissão não implica em remuneração adicional, sendo considerado serviço público relevante.

Art. 22. Os casos omissos e as dúvidas na aplicação do presente Regimento Interno serão dirimidos pelo Colegiado e, se necessário, submetidos à Consultoria Jurídica.