Portaria IBICT nº 8 de 10/06/2002
Norma Federal - Publicado no DO em 28 jun 2002
Aprova o Regimento Interno do Programa de Comutação Bibiográfica - COMUT.
A Diretora Substituta do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT, no uso da atribuição, e considerando o disposto no art. 7º da Portaria Interministerial nº 590, de 5 de março de 2002, resolve:
Determinar a publicação no Diário Oficial da União do Regimento Interno do Programa de Comutação Bibliográfica - COMUT, na forma aprovada pelo Conselho Técnico do Programa.
MARISA BRÄSCHER BASÍLIO MEDEIROS
ANEXOPROGRAMA DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA - COMUT
REGIMENTO INTERNO
TÍTULO I- GENERALIDADES CAPÍTULO I
- DO PROGRAMA, OBJETIVOS, SEDE E FORO
Art. 1º O PROGRAMA DE COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA - COMUT, com sede e foro na cidade de Brasília, é um programa de caráter técnico-científico, sem fins lucrativos, de duração permanente, regendo-se por este regimento Interno.
§ 1º O Comut foi instituído inicialmente junto à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível superior-Capes pela Portaria nº 456, de 5 de agosto de 1980 do Ministério da Educação e Cultura.
§ 2º Pelo Segundo Termo de Ajuste, de 5 de novembro de 1980, ao Convênio Capes/CNPq, o Conselho Nacional de desenvolvimento Científico e Tecnológico, através do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-Ibict, passou a integrar, como co-responsável, o Comut.
§ 3º Através da Portaria nº 33 de 4 de janeiro de 1991, do Ministro da Educação e do Secretário de Ciência e Tecnologia da Presidência da República, o Comut passou a ser instituído junto Secretaria Nacional de Educação Superior-Senesu e à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior-Capes, do Ministério da Educação e junto ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico-CNPq, através do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia-Ibict e à Financiadora de Estudos Projetos-Finep, instituições supervisionadas pela Secretaria da Ciência e Tecnologia da Presidência da República.
§ 4º Através da Portaria nº 590, de 5 de março de 2002, do Ministro da Educação e do Ministro da Ciência e Tecnologia, o Comut adequou-se às novas estruturas administrativas e organizacionais de seus mantenedores passando a ser instituído junto à Fundação Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - Capes e à secretaria de Educação Superior - Sesu, do Ministério da Educação e junto ao Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - Ibict e à Financiadora de Estudos e Projetos - Finep, do Ministério da Ciência e Tecnologia.
Art. 2º São objetivos do Comut
I - Facilitar o acesso ao documento requerido nas tarefas de pesquisa, ensino e gerenciamento independentemente de sua localização, mediante a celebração de convênios de prestação de serviços com Bibliotecas-Base (depositárias) e fornecedores de textos completos (editores, livreiros, bases de dados de texto completo etc.), sob a égide de um sistema de comutação bibliográfica descentralizado.
II - Desburocratizar o processo administrativo e contábil nas transações de compra e venda de cópias de documentos.
III - Contribuir para o aperfeiçoamento do ensino e da pesquisa, criando condições para a transferência e uso cooperativo de informações interdisciplinares armazenadas nas instituições depositárias dos acervos bibliográficos.
IV - Apoiar a Biblioteca Digital Brasileira, criada no âmbito do Ibict, no fornecimento de cópias de documentos disponibilizados nas Bases de Dados.
V - Garantir a obtenção de cópias de documentos em texto completo oferecidos, mediante pagamento, através da Internet.
CAPÍTULO II- DOS RECURSOS FINANCEIROS
Art. 3º Os recursos financeiros do Comut serão provenientes de:
I - Contribuições anuais da Capes, Sesu, Ibict e Finep, nos termos do Artigo 6º da Portaria nº 590, de 5 de março de 2002.
II - Venda de bônus às bibliotecas solicitantes e aos usuários solicitantes.
III - Auxílios e subvenções de instituições nacionais e internacionais.
IV - Rendas eventuais.
Art. 4º A administração dos recursos financeiros do Comut será feita pela Gerência do Comut, de acordo com as atribuições definidas no Título II, Capítulo II, Seção II deste Regimento Interno.
Parágrafo único. Caberá ao Diretor do Ibict a autorização formal e a assinatura de documentos relacionados à execução de despesas.
Art. 5º A contabilização dos recursos financeiros do Comut será feita de acordo com as normas da Capes, Sesu, Ibict e Finep, no que se refere às suas respectivas verbas destinadas ao Programa.
Quanto aos recursos provenientes de vendas de bônus, auxílios, subvenções e rendas eventuais, sua contabilização será efetuada de acordo com as normas da Gerência do Programa.
Art. 6º A Gerência do Comut deverá apresentar ao final de cada ano ou quando solicitada, prestação de contas ao Conselho Técnico.
TÍTULO II- DA ORGANIZAÇÃO, DAS ATRIBUIÇÕES E DAS REUNIÕES CAPÍTULO I
- DA ORGANIZAÇÃO
Art. 7º O Comut tem a seguinte estrutura:
I - Conselho Técnico
II - Gerência do Comut
III - Bibliotecas-Base
IV - Fornecedores de textos completos
V - Bibliotecas Solicitantes
VI - Usuários Solicitantes
CAPÍTULO II- DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Art. 8º O Conselho Técnico constitui-se dos seguintes membros:
I - representante da Capes;
II - representante da Sesu;
III - representante do Ibict;
IV - representante da Finep;
V - representante da Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias - CBBU;
VI - 2 (dois) representantes das Bibliotecas-Base de instituições ensino superior, nomeados para um único período de 2 (dois) anos;
VII - representante das Bibliotecas-Base de instituições de pesquisa, nomeado para um único período de 2 (dois) anos;
Parágrafo único. Cada um dos membros titulares deverá indicar um suplente, que o representará quando necessário. (Redação dada ao artigo pela Portaria IBICT nº 4, de 07.03.2006, DOU 08.03.2006)
Nota:Redação Anterior:
"Art. 8º O Conselho Técnico constitui-se dos seguintes membros:
I - Representante da Fundação Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível superior - Capes
II - Representante da Secretaria de Educação Superior - Sesu III - Representante do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - Ibict
IV - Representante da Financiadora de Estudos e Projetos - Finep
V - Representante da Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias - CBBU
VI - 2 representantes das Bibliotecas-Base e instituições fornecedoras de textos completos, eleitos pelas bibliotecas participantes para um único período de dois anos.
VII - Representante dos usuários indicado pelo Conselho Técnico, entre aqueles que mais solicitam cópias, para um único período de dois anos.
Parágrafo único. Cada um dos membros titulares deverá indicar um suplente que o representará quando necessário.
Art. 9º A cada dois anos serão eleitos um Presidente e um Vice-Presidente para o Conselho Técnico e que deverão necessariamente pertencer à Capes, Sesu, Ibict ou Finep.
Parágrafo único. O Presidente e o Vice-Presidente poderão ser reeleitos por, no máximo, um mandato consecutivo.
Art. 10. A eleição para Presidente e Vice-Presidente poderá ser feita por consenso ou por escrutínio secreto e deverá ter a participação da maioria absoluta dos membros do Conselho Técnico.
Art. 11. São atribuições do Conselho Técnico:
I - Discutir e votar anualmente as proposições apresentadas pela Gerência do Comut, através do Plano Anual de Trabalho.
II - Aprovar a proposta orçamentária anual apresentada pela Gerência do Comut.
III - Definir os valores das contribuições previstas no art. 6º da Portaria nº 590, de 5 de março de 2002.
IV - Apreciar relatórios técnicos e financeiros anuais encaminhados pela Gerência do Comut.
V - Aprovar modificações estruturais no Comut.
VI - Aprovar modificações no presente Regimento Interno.
Seção II- Da Gerência do Comut
Art. 12. A Gerência do Comut, criada pela Portaria nº 590, de 5 de março de 2002, é o órgão encarregado de administrar e operar o Programa.
Parágrafo único. A Gerência do Comut ficará instalada fisicamente no Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - Ibict, de acordo com a Portaria nº 590, de 4 de março de 2002.
Art. 13. A Gerência do Comut constitui-se de:
I - Gerente designado pelo Diretor do Ibict
II - Funcionários em número necessário para operacionalização do Comut.
Art. 14. São atribuições da Gerência do Comut:
I - Superintender as atividades do Comut.
II - Coordenar a rede de bibliotecas, fornecedores e usuários participantes do Programa.
III - Aprovar a inclusão e/ou exclusão de bibliotecas-base e outras instituições fornecedoras do Comut.
IV - Negociar convênios e submetê-los à Direção do Ibict para assinatura.
V - Desenvolver o planejamento contínuo e a avaliação de desempenho das atividades do Programa.
VI - Propor ao Conselho Técnico mudanças estruturais no Comut.
VII - Estabelecer e/ou alterar fluxos, normas e procedimentos técnicos e/ou administrativos.
VIII - Acompanhar o desempenho das Bibliotecas-Base/fornecedores e Bibliotecas Solicitantes/Usuários solicitantes nos assuntos específicos referentes à operacionalização do Comut.
IX - Coletar e registrar os dados estatísticos referentes ao desenvolvimento e atuação do Programa e elaborar anualmente relatórios analíticos sobre o seu desempenho.
X - Avaliar os instrumentos utilizados pelo Programa incluindo os catálogos eletrônicos, intercâmbio eletrônico de dados e outros mecanismos.
XI - Executar os trabalhos administrativos relacionados com o Comut e gerenciar os recursos humanos e financeiros alocados ao Programa.
XII - Elaborar a política de preços e remuneração de serviços prestados pelo Programa.
XIII - Elaborar e executar programas de divulgação e promoção do Comut.
XIV - Convocar os membros do Conselho Técnico para as reuniões e prover o necessário apoio logístico à sua realização.
XV - Convocar os participantes do Programa para reuniões técnicas, treinamentos e outros eventos.
XVI - Prestar contas ao Conselho Técnico dos gastos efetuados pelo Comut e elaborar relatórios anuais ou quando solicitado.
Seção III- Das Bibliotecas-Base
Art. 15. As Bibliotecas-Base são bibliotecas/centros de documentação de instituições de ensino e/ou pesquisa com acervo considerado adequado para o atendimento de demanda de cópias em uma ou mais áreas de conhecimento e com uma infra-estrutura mínima necessária aos propósitos da comutação bibliográfica.
§ 1º São pré-requisitos para uma biblioteca integrar o Comut na condição de Biblioteca-Base:
I - Disponibilidade de acervos relevantes em uma ou mais áreas do conhecimento ou então relevantes segundo critério de distribuição geográfica.
II - Manutenção regular do acervo.
III - Disponibilidade de equipamentos de reprografia e de sistemas de comunicação de dados em quantidade e qualidade adequados à prestação dos serviços do Comut.
IV - Disponibilidade de pessoal qualificado para execução regular dos serviços correspondentes ao Programa.
V - Participação, de forma regular e sistemática, no Catálogo coletivo Nacional de Publicações Seriadas, do Ibict, e/ou em outros catálogos específicos para prestação dos serviços ao comut.
§ 2º A escolha das Bibliotecas-Base cabe à Gerência do Comut.
§ 3º As Bibliotecas-Base assinarão convênio com o Comut oficializando sua participação no Programa.
Art. 16. São atribuições das Bibliotecas-Base:
I - Atender, com base no seu próprio acervo, os pedidos de cópias encaminhados pelas bibliotecas solicitantes e usuários solicitantes, conforme preços, prazos e padrões de qualidade estabelecidos pelo Comut.
II - Colaborar nos planos de divulgação e promoção do Comut.
III - Destacar pessoal para os serviços de comutação bibliográfica.
IV - Manter em boas condições de operação a infra-estrutura necessária ao desenvolvimento do Comut.
V - Atender às convocações da Gerência do Comut
Seção IV- Dos Fornecedores de Texto Completo
Art. 17. Os Fornecedores de Texto Completo são as editoras, livreiros, fornecedores de periódicos, bases de dados diversas de documentos em texto completo etc. que possibilitam o acesso a textos completos de documentos através da Internet "mediante pagamento", utilizando-se dos mecanismos de senha de bônus do Comut.
Art. 18. São pré-requisitos para participação como fornecedores de textos completos:
I - Disponibilidade de acervos em textos completos, em uma ou mais áreas de conhecimento, através da Internet.
II - Assinatura de acordo com o Comut regulamentando as formas de acesso, preços, normas e fluxos operacionais.
Seção V- Das Bibliotecas Solicitantes
Art. 19. Bibliotecas Solicitantes são as bibliotecas/centros de documentação de instituições (de ensino, pesquisa, assessoria técnica, operações, administração, serviços, indústrias etc.) demandantes de informação documentária básica para as tarefas de ensino, pesquisa ou gerenciamento.
Parágrafo único. Para participar do Comut a biblioteca solicitante necessita fazer seu cadastramento e adquirir um número mínimo de bônus Comut estipulado pela Gerência do Comut.
Art. 20. São atribuições das Bibliotecas solicitantes:
I - Encaminhar às Bibliotecas-Base ou aos fornecedores de texto completo, as solicitações de cópias feitas pelos seus usuários, conforme normas, fluxos, prazos e preços estabelecidos pelo Comut.
II - Acatar a política e variação de preços estipulada pela Gerência do Comut para os diversos serviços oferecidos pelo Programa.
III - Colaborar nos planos de divulgação e promoção do Comut.
IV - Participar de programas de treinamento de usuários propostos pela Gerência do Comut.
Seção VI- Dos Usuários Solicitantes
Art. 21. Usuários solicitantes são as pessoas físicas demandantes de informação documentária básica para suas tarefas de ensino, pesquisa ou gerenciamento que operam diretamente com o Comut, sem a interferência de uma Biblioteca Solicitante
Parágrafo único. Para participar do Comut o usuário solicitante necessita fazer seu cadastramento e adquirir um número mínimo de bônus Comut estipulado pela Gerência do Comut
CAPÍTULO III- DAS REUNIÕES DO CONSELHO TÉCNICO
Art. 22. O Conselho Técnico reunir-se-á em caráter ordinário uma vez por ano.
Art. 23. Poderá reunir-se em caráter extraordinário por convocação de quaisquer de seus membros.
Art. 24. Cada membro titular poderá, quando necessário, ser substituído por seu suplente que terá direito a voto.
Art. 25. Deverá haver ata para todas as reuniões ordinárias e extraordinárias.
Art. 26. As reuniões ordinárias deliberarão assuntos diversos relacionados ao Comut.
Art. 27. As reuniões extraordinárias discutirão somente o assunto objeto de sua convocação.
Art. 28. Deverá haver um quorum mínimo de 4 membros do Conselho Técnico sendo obrigatória sempre a presença do Presidente ou do Vice-Presidente.
Art. 29. As reuniões serão presididas pelo Presidente do Conselho Técnico ou pelo Vice-Presidente, na ausência desse.
Parágrafo único. Os suplentes do Presidente e do Vice-Presidente não os substituem na função.
Art. 30. O Gerente do Comut participará das reuniões, sem direito a voto.
Art. 31. Todos os membros do Conselho Técnico terão direito a voto, que poderá ser feito a descoberto ou por escrutínio secreto.
§ 1º O Presidente, ou o Vice-Presidente na função de Presidente, além do voto normal. terá direito ao voto de Minerva quando necessário.
§ 2º As propostas serão aprovadas por maioria simples de votos.
Art. 32. Se em uma reunião não houver sido esgotado o temário, ou se não houver sido alcançado uma decisão, será convocada uma reunião extraordinária em data e hora que o Conselho Técnico julgar conveniente.
TÍTULO III- DOS MECANISMOS OPERACIONAIS CAPÍTULO I
- DOS CONVÊNIOS COM AS BIBLIOTECAS- BASE E COM OS FORNECEDORES DE TEXTOS COMPLETOS
Art. 33. As Bibliotecas-Base que integram o Comut devem assinar convênio comprometendo-se a cumprir as exigências do Programa.
Art. 34. Os convênios poderão ser assinados diretamente com as Bibliotecas-Base ou com as instituições às quais pertencem.
Art. 35. Somente as bibliotecas que tenham condições de infra-estrutura adequada ao Comut poderão participar na condição de Biblioteca-Base.
Art. 36. As bibliotecas que não cumprirem os termos dos convênios serão excluídas do Comut.
Art. 37. Os fornecedores de textos completos assinarão convênios específicos com o Comut formalizando as ações para acesso e fornecimento de cópias de documentos em texto completo através da Internet.
Art. 38. O fornecedores de texto completo que não cumprirem os termos dos convênios serão excluídos do Comut.
Art. 39. O prazo dos convênios é indeterminado podendo ser rescindido a qualquer tempo e por qualquer das partes, mediante aviso por escrito com 90 (noventa) dias de antecedência, resguardados os direitos de ressarcimento a que se fizerem jus as partes envolvidas.
Art. 40. O Ibict, como órgão que hospeda a Gerência do Comut, constitui-se em pessoa jurídica para efeito legal de assinatura de convênios e acordos com as Bibliotecas-Base e fornecedores de textos completos.
Art. 41. Em todos os convênios estabelecidos para implementação e operação do Comut, será adotado o foro de Brasília, DF como foro competente para dirimir eventuais dúvidas e questões associadas à execução dos convênios.
CAPÍTULO II- DA COBRANÇA PELO FORNECIMENTO DE CÓPIAS
Art. 42. O mecanismos de cobrança pelo fornecimento de cópias de documentos serão determinados através de instrumentos operacionais específicos a serem elaborados pela Gerência do Comut.
Art. 43. Todos os serviços executados pelo Comut serão cobrados aos usuários de acordo com a política de preços estabelecida pela Gerência do Comut.
Art. 44. Os preços cobrados pelo Comut contemplarão apenas as despesas operacionais das Bibliotecas-Base, fornecedores de textos completos, Bibliotecas Solicitantes e Gerência do Comut.
Art. 45. A Gerência do Comut reembolsará mensalmente as Bibliotecas-Base e fornecedores de textos completos pelos serviços prestados ao Programa.
CAPÍTULO III- DA DIVULGAÇÃO E PROMOÇÃO
Art. 46. A divulgação e promoção do Comut tem por objetivo informar e sensibilizar os usuários (instituições e pessoas físicas) potenciais para utilização do Programa.
Art. 47. A Gerência do Comut deverá estabelecer Programas sistemáticos de divulgação e promoção.
Art. 48. A divulgação do Comut será feita através de folhetos explicativos, matérias na imprensa geral e especializada, rádio e televisão, áudio visuais, Internet etc.
CAPÍTULO IV- DOS CATÁLOGOS COLETIVOS
Art. 49. O Comut utilizará como um de seus instrumentos de localização de documentos os Catálogos Coletivos existentes nas Redes de bibliotecas que compõem o Programa.
Art. 50. As Biblitecas-Base deverão atualizar, com freqüência, seus acervos nos catálogos coletivos utilizados junto ao Comut.
Art. 51. A Gerência do Comut deverá fazer uma constante avaliação dos catálogos levando aos seus produtores as sugestões consideradas necessárias.
Art. 52. A Gerência do Comut deverá negociar com as administrações dos catálogos para que os mesmos contenham instruções para sua adequada utilização pelos usuários do Comut.
CAPÍTULO V- DO TREINAMENTO DE USUÁRIOS
Art. 53. A Gerência do Comut encarregar-se-á de programar treinamentos periódicos aos usuários do Programa.
Art. 54. Os treinamentos deverão ser feitos para grupos de Bibliotecas-Base/fornecedores de textos completos e Bibliotecas Solicitantes/usuários solicitantes.
Parágrafo único. O treinamento poderá ser também realizado pelas bibliotecas participantes com o objetivo de adequá-lo aos interesses institucionais, regionais e/ou setoriais.
CAPÍTULO VI- DOS PEDIDOS DE CÓPIAS NO EXTERIOR
Art. 55. Os mecanismos estabelecidos para a aquisição de cópias de documentos no exterior, através do Serviço de Busca Monitorada do Comut, terão regulamentação específica que complementará o presente Regimento Interno.
CAPÍTULO VII- DOS FLUXOS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVOS
Art. 56. Os fluxos operacionais e administrativos informatizados do Comut (solicitação/atendimento de cópias, administração do Programa, venda de bônus Comut etc.) serão definidos em Manuais Operacionais específicos a serem definidos e criados pela Gerência do Comut.
TÍTULO IV- DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 57. O presente Regimento Interno poderá ser modificado quando necessário, devendo as modificações serem aprovadas pelo Conselho Técnico.
Art. 58. Este Regimento Interno entrará em vigor após seu registro legal, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, 28 de maio de 2002