O Secretário Executivo do Ministério de Minas e Energia, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 27, incisos II e III, do Anexo I do Decreto nº 5.267, de 9 de novembro de 2004, bem como pelos art. 1º, incisos II e III, e art. 37, incisos II e III, do Regimento Interno da Secretaria-Executiva do Ministério de Minas e Energia, aprovado pela Portaria MME nº 144, de 23 de junho de 2006, tendo em vista o disposto no art. 116 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, no Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, e na Portaria Interministerial MP/MF/CGU nº 127, de 29 de maio de 2008,

Resolve:

Art. 1º A tramitação, celebração, execução, fiscalização e análise de prestação de contas de convênios ou instrumentos congêneres celebrados a partir de 30 de maio de 2008 no âmbito do Ministério de Minas e Energia deverá observar a legislação federal aplicável, bem como as orientações e os procedimentos definidos nesta Portaria.

Parágrafo único. Os procedimentos concernentes à gestão de convênios ou instrumentos congêneres a que se refere o caput serão realizados por cada Secretaria responsável pelos programas e projetos a serem executados de forma descentralizada, sob a supervisão da Assessoria Especial de Gestão Estratégica - AEGE, mediante a elaboração de relatórios gerenciais dirigidos ao Secretário-Executivo.

Art. 2º Ficam estabelecidos no Anexo desta Portaria os Fluxos de Procedimentos a serem observados pelas Secretarias do Ministério de Minas e Energia para a tramitação, celebração, execução, fiscalização e análise de prestação de contas de convênios ou instrumentos congêneres em suas respectivas áreas de competência.

Art. 3º Para a celebração de convênios e instrumentos congêneres, incumbe a cada Secretaria do Ministério, na respectiva área de atuação:

I - divulgar no Portal dos Convênios os programas, projetos e atividades que envolvam transferências de recursos financeiros por meio de convênios ou instrumentos congêneres, assim como os critérios de seleção das propostas;

II - adotar as providências necessárias para a realização de chamamento público, quando o referido procedimento for o mais adequado para a seleção de projetos ou órgãos que tornem mais eficaz a execução do objeto do ajuste que se pretende celebrar;

III - receber e analisar propostas de trabalho, formalizando o devido processo;

IV - verificar a regularidade da documentação apresentada pelo Proponente;

V - solicitar ao Proponente a complementação de dados para a proposta ou da documentação apresentada, se necessário;

VI - emitir parecer técnico recomendando ou não a aprovação da proposta de trabalho;

VII - solicitar à Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças informações sobre a existência de dotação orçamentária para a celebração do convênio e a descentralização dos recursos financeiros à Unidade Gestora competente;

VIII - encaminhar os autos à Consultoria Jurídica do Ministério de Minas e Energia, devidamente instruídos, para análise da possibilidade de celebração do convênio quanto ao atendimento das exigências formais e legais e exame da sugestão de minuta do instrumento a ser celebrado;

IX - aprovar ou rejeitar a proposta de trabalho, com base nos pareceres técnico e jurídico;

X - providenciar a execução e o registro de todos os atos necessários para a celebração do convênio no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse - SICONV; e

XI - conferir a necessária publicidade ao convênio, mediante publicação de Extrato na Imprensa Oficial e divulgação no Portal dos Convênios, após assinatura pelo Titular da Unidade, e assegurar as demais comunicações necessárias, consoante exigido pela legislação aplicável.

§ 1º O parecer técnico deverá refletir a análise da proposta de trabalho sob o ponto de vista de sua viabilidade técnica, bem como da oportunidade e conveniência, concluindo pela recomendação ou não da celebração do ajuste, devendo abordar também os seguintes elementos:

I - compatibilidade do objeto do convênio com os objetivos do programa, com a finalidade da ação orçamentária a que se vincula e com as atribuições regimentais ou estatutárias da entidade proponente;

II - capacidade e qualificação técnica, administrativa e operacional do Proponente para a consecução do objeto do convênio; e

III - análise de custos com base em elementos de convicção extraídos de cotações, tabelas de preços, publicações especializadas e outras fontes disponíveis, de modo a demonstrar que os custos são condizentes com os praticados no mercado da região em que será executado o objeto do convênio, salvo se, excepcionalmente, houver impossibilidade de aferição dos custos, o que deverá ser devidamente justificado nos autos pela área técnica competente.

§ 2º Caso o parecer técnico seja desfavorável à celebração do convênio, os autos deverão ser submetidos à análise do Secretário responsável, para decisão quanto ao prosseguimento ou encerramento do processo, mediante a rejeição da proposta.

§ 3º Caso o parecer técnico seja favorável à celebração do ajuste, a Secretaria deverá providenciar o preenchimento integral da minuta padrão do instrumento a ser firmado, anteriormente ao encaminhamento dos autos para apreciação da Consultoria Jurídica do Ministério de Minas e Energia.

§ 4º Uma minuta padrão do instrumento a ser celebrado pelo Ministério será elaborada em conjunto com a Consultoria Jurídica, contendo as cláusulas obrigatórias exigidas pela legislação aplicável.

Art. 4º Na execução dos convênios e instrumentos congêneres celebrados no âmbito de cada Secretaria do Ministério de Minas e Energia, deverão as Unidades responsáveis pela gestão dos ajustes:

I - realizar a execução orçamentária e financeira relativa aos convênios celebrados, providenciando os registros necessários no SICONV;

II - providenciar a liberação da abertura e cadastramento da conta bancária para cada convênio, cujo número será aposto no respectivo campo do plano de trabalho quando da fase de assinaturas do plano de trabalho e do termo de convênio;

III - acompanhar e fiscalizar a execução técnica dos convênios, realizar o registro de todas as ocorrências relacionadas à consecução do objeto e providenciar a adoção das medidas necessárias para a regularização de eventuais falhas;

IV - supervisionar a execução orçamentária, financeira e patrimonial dos convenentes na aplicação dos recursos do convênio, informando-lhes quaisquer irregularidades e fixando prazo para regularização, sob pena da adoção das providências cabíveis, consoante estabelecido na legislação aplicável;

V - providenciar a execução e o registro dos atos necessários à execução do convênio no SICONV;

VI - manter atualizada a relação de bens em poder dos convenentes adquiridos com os recursos transferidos no âmbito do convênio e providenciar seu registro junto à Coordenação-Geral de Recursos Logísticos - CGRL do Ministério de Minas e Energia, quando tais bens integrarem o patrimônio desta Pasta; e

VII - conferir a necessária publicidade aos atos de acompanhamento da execução dos convênios, mediante divulgação no Portal dos Convênios, e efetuar as demais comunicações necessárias aos órgãos competentes, consoante exigido pela legislação aplicável.

§ 1º Para a liberação de recursos ao Convenente, deverão ser observadas as exigências legais aplicáveis e a regularidade na execução do Plano de Trabalho, bem como deverá ter sido apresentada pelo Convenente a documentação completa para avaliação da prestação de contas parcial relativa à parcela anterior dos recursos liberados, se houver.

§ 2º As Secretarias do Ministério de Minas e Energia deverão zelar para que a liberação de recursos ocorra preferencialmente após a aprovação da prestação de contas parcial da parcela dos recursos anteriormente liberados e observar eventuais causas de impedimento para a liberação de recursos previstas na legislação aplicável.

§ 3º O acompanhamento da execução do objeto do convênio será realizado mediante o desenvolvimento de atividades integradas de monitoramento, visitação in loco, coleta de informações, inspeção, fiscalização de execução de ações e adoção de outras medidas que se mostrem necessárias para a avaliação do desempenho dos Convenentes, dos custos previstos e realizados, dos resultados alcançados e do cumprimento dos objetivos e diretrizes do programa, projeto, atividade ou evento objeto do convênio, entre outros requisitos estabelecidos na legislação aplicável, observados os princípios da eficiência, eficácia, economicidade e efetividade.

§ 4º Para o acompanhamento e a fiscalização da execução do objeto do convênio, as Secretarias do Ministério de Minas e Energia poderão firmar parcerias e valer-se do apoio técnico de outros órgãos ou entidades, observada a legislação aplicável.

§ 5º Caso seja constatada qualquer irregularidade no uso dos recursos ou pendências de ordem técnica ou legal que não sejam regularizadas pelo Convenente no prazo estabelecido, caberá à Secretaria responsável apurar o dano e notificar o responsável para ressarcimento, sob pena de, esgotadas todas as providências administrativas possíveis, instauração de tomada de contas especial.

Art. 5º Na hipótese de celebração de termos aditivos e de rescisão dos convênios celebrados no Ministério de Minas e Energia, as Secretarias responsáveis pela gestão dos instrumentos deverão providenciar o preenchimento da minuta padrão do termo, anteriormente ao encaminhamento dos autos para apreciação da Consultoria Jurídica do Ministério de Minas e Energia.

§ 1º Os autos deverão ser instruídos com requerimento ou anuência do Convenente para a celebração de termo aditivo, quando for o caso, e com parecer técnico da Secretaria responsável em que conste a justificativa técnica da alteração ou rescisão do instrumento, bem como a conveniência e a oportunidade da medida;

§ 2º Uma minuta padrão do instrumento a ser celebrado será elaborada em conjunto com a Consultoria Jurídica, contendo as cláusulas obrigatórias exigidas pela legislação aplicável.

Art. 6º A prestação de contas dos convênios e instrumentos congêneres celebrados no âmbito do Ministério de Minas e Energia deverá ser apresentada pelo Convenente no prazo de trinta dias, contados do pagamento da parcela imediatamente anterior, se parcial, ou do término da vigência do ajuste, quando final, e deverá ser instruída com os seguintes documentos:

I - relatório de cumprimento do objeto;

II - declaração de realização dos objetivos a que se propunha o instrumento;

III - relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, quando for o caso;

IV - relação de pessoas treinadas ou capacitadas, quando for o caso;

V - relação dos serviços prestados, quando for o caso;

VI - comprovante de recolhimento do saldo de recursos, quando houver; e

VII - termo de compromisso do convenente de manter os documentos relacionados ao convênio ou contrato de repasse pelo prazo estabelecido na legislação vigente.

Art. 7º Na avaliação das prestações de contas parciais e finais dos convênios e instrumentos congêneres celebrados no âmbito de cada Secretaria do Ministério de Minas e Energia, deverão as Unidades responsáveis pela gestão dos ajustes:

I - receber a documentação encaminhada pelo Convenente e verificar sua regularidade;

II - solicitar complementação ou esclarecimentos ao Convenente, sempre que necessário;

III - emitir parecer quanto à execução técnica e à consecução dos objetivos do convênio, recomendando ou não a aprovação da prestação de contas;

IV - emitir parecer quanto à regularidade da utilização dos recursos financeiros transferidos ao Convenente, no que respeita aos aspectos das execuções orçamentária, financeira e patrimonial de seus objetos, recomendando ou não a aprovação da prestação de contas;

V - providenciar a execução e o registro de todos os atos necessários no SICONV;

VI - aprovar ou rejeitar as prestações de contas parcial e final, com base nos pareceres técnico e financeiro elaborados;

VII - prestar declaração expressa de que os recursos transferidos tiveram boa e regular aplicação, quando for o caso;

VIII - notificar o Convenente para realizar a devolução dos valores devidos, em caso de não apresentação ou não aprovação da prestação de contas, bem como na apuração da existência de saldos remanescentes não restituídos à Pasta; e

IX - adotar as providências para instauração de tomada de contas especial, quando necessário, e comunicar o fato à Coordenação de Contabilidade - CONT/CGOF/SPOA do Ministério de Minas e Energia, para os devidos registros de sua competência.

Parágrafo único. A tomada de contas especial somente será instaurada depois de esgotadas todas as providências administrativas cabíveis para regularização da pendência ou reparação do dano.

Art. 8º Durante toda a tramitação dos convênios e instrumentos congêneres celebrados no âmbito do Ministério de Minas e Energia, caberá às Secretarias responsáveis pela gestão dos instrumentos:

I - manter os Proponentes e Convenentes informados sobre as exigências para celebração, execução e prestação de contas dos convênios celebrados com a Pasta;

II - prestar informações à AEGE relativas aos convênios celebrados e ao desempenho dos Convenentes, mantendo-as atualizadas;

III - atender às solicitações dos órgãos de controle interno e externo da União relativas à gestão dos convênios sob sua responsabilidade;

IV - providenciar a formalização e a adequada instrução dos processos, assim como a manutenção da regularidade formal da autuação;

V - permanecer com os processos administrativos relativos aos convênios celebrados sob sua guarda;

VI - interagir com outros setores e áreas do MME para o bom e regular cumprimento das suas competências.

§ 1º Para os fins do inciso I, admite-se a elaboração de manual de orientações para celebração, execução e prestação de contas de convênios e instrumentos congêneres pelas Secretarias do Ministério de Minas e Energia, em atuação conjunta.

§ 2º Os processos deverão ser devidamente instruídos com originais ou cópias legíveis de documentos anexados, autuados em ordem cronológica dos eventos ocorridos, permanecer em bom estado de conservação, ter suas folhas numeradas sequencialmente, com identificação clara e precisa de quem as numerou e em qual unidade e ter seus anexos e volumes devidamente identificados tramitando conjuntamente, observada a legislação vigente sobre formalização, composição e tramitação de processos administrativos.

Art. 9º A padronização de objetos prevista no art. 14 do Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, atenderá ao procedimento estabelecido na legislação aplicável e será realizada, no âmbito do Ministério de Minas e Energia, de forma descentralizada, por cada Secretaria responsável pelos programas, projetos e atividades que serão objeto de convênios, sob a supervisão da AEGE.

Parágrafo único. A impossibilidade de padronização de objetos será devidamente justificada em parecer técnico elaborado pela Secretaria competente que, após anuência do Secretário responsável, será inserido no SICONV, conforme exigido pela legislação aplicável.

Art. 10. A elaboração de indicadores de eficiência e eficácia para aferição da qualificação técnica e capacidade operacional das entidades privadas sem fins lucrativos será realizada pela AEGE, em articulação com as Secretarias do Ministério de Minas e Energia.

Parágrafo único. Os indicadores a que se refere o caput deverão ser utilizados como critério de seleção das entidades privadas sem fins lucrativos, nos termos da legislação aplicável.

Art. 11. As Secretarias do Ministério de Minas e Energia disciplinarão sua organização interna na gestão dos convênios e designarão, mediante ato formal, os servidores responsáveis por executar as atividades relativas ao acompanhamento, fiscalização, execução e análise de prestação de contas dos convênios celebrados em sua esfera de competência.

Art. 12. Todos os atos de celebração, execução, fiscalização, avaliação e aprovação de prestações de contas de convênios deverão ser realizados em estrita consonância com o estabelecido na legislação aplicável à celebração desses ajustes, bem como deverão ser rigorosamente observadas a Lei de Responsabilidade Fiscal, a Lei de Diretrizes Orçamentárias, a Lei Orçamentária Anual e as demais normas relativas à utilização de recursos públicos federais.

Art. 13. O Convenente deverá manter as condições de regularidade exigidas para o cadastramento no SICONV e para a celebração do ajuste durante todo o período de vigência do convênio ou instrumentos congêneres celebrados com o Ministério de Minas e Energia, cabendo às Secretarias responsáveis a aferição da regularidade do Convenente previamente à liberação de recursos financeiros e sempre que necessário.

Art. 14. Nos convênios e instrumentos congêneres que envolvam a aquisição, produção, transformação ou construção de bens com recursos transferidos pelo Ministério de Minas e Energia, as Secretarias responsáveis deverão zelar pelo adequado acompanhamento patrimonial dos bens que constituam Patrimônio da União, adotando as seguintes providências:

I - estabelecer expressamente, no instrumento celebrado, o destino dos bens e as responsabilidades das partes quanto à sua guarda e manutenção;

II - garantir a identificação clara e precisa dos bens adquiridos, produzidos, transformados ou construídos com recursos do convênio e sua exata localização;

III - manter relação atualizada dos bens adquiridos, produzidos, transformados ou construídos com recursos do convênio e proceder ao devido registro dos bens no inventário de bens do Ministério de Minas e Energia, quando integrarem seu Patrimônio.

§ 1º Na celebração de convênios ou instrumentos congêneres, bem como na aprovação do correspondente plano de trabalho, as Secretarias responsáveis deverão considerar a necessidade dos bens adquiridos com recursos do ajuste para a continuidade dos programas, projetos e atividades que constituem seu objeto após o término de sua vigência, assegurando sua adequada conservação e destinação.

§ 2º Em caso de transferência dos bens adquiridos com recursos de convênios ou instrumentos congêneres celebrados com o Ministério de Minas e Energia, deverão ser observadas as normas contidas na legislação aplicável, em especial na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e no Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990.

Art. 15. Os convênios celebrados até 29 de maio de 2008 permanecerão sob a análise financeira da CGOF, que observará, nos atos de execução e na avaliação de suas prestações de contas, as disposições contidas na legislação aplicável, inclusive na Instrução Normativa STN nº 01, de 15 de janeiro de 1997.

Parágrafo único. A tramitação, execução e prestação de contas dos instrumentos celebrados anteriormente à data referida no caput deverá observar o disposto na Portaria nº 375, de 16 de dezembro de 2004, do Secretário-Executivo da Pasta.

Art. 16. As despesas administrativas passíveis de serem acolhidas em convênios ou instrumentos congêneres celebrados pelo Ministério de Minas e Energia com entidades privadas sem fins lucrativos, até o limite de quinze por cento do valor do objeto e nos termos da legislação aplicável, serão fixadas em ato próprio da Secretaria-Executiva, em articulação com as demais Secretarias do Ministério de Minas e Energia.

Art. 17. A Secretaria-Executiva do Ministério de Minas e Energia poderá estabelecer procedimentos complementares necessários ao cumprimento do disposto nesta Portaria, inclusive relativos às providências a serem adotadas pelas Secretarias para a realização de chamada pública, quando necessário, e as diretrizes para a elaboração dos indicadores de eficiência e de eficácia referidos no art. 12.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MÁRCIO PEREIRA ZIMMERMANN

1. CELEBRAÇÃO

2. EXECUÇÃO

3. PRESTAÇÃO DE CONTAS