O Presidente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, no uso das atribuições que lhe são legalmente conferidas, tendo em vista o disposto no art. 21, do Anexo I do Decreto nº 6.844, de 07 de maio de 2009, e considerando os princípios da economicidade, moralidade e atendimento ao interesse público,

Resolve:

Art. 1º Fixar Portarias e procedimentos administrativos a serem observados na programação, na requisição, na execução e na avaliação dos eventos no âmbito do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, que devem obedecer às Portarias e procedimentos estabelecidos nesta Portaria.

Art. 2º As unidades do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, órgãos colegiados (Diretoria, Conselho Consultivo do Patrimônio Cultural, e Comitê Gestor), órgãos seccionais (Procuradoria Federal, Auditoria Interna e Departamento de Planejamento e Administração), órgãos específicos singulares (Departamento de Patrimônio Material e Fiscalização, Departamento de Patrimônio Imaterial, e Departamento de Articulação e Fomento), órgãos descentralizados (Superintendências Estaduais e Unidades Especiais: Centro Nacional de Arqueologia, Centro Cultural Sítio Roberto Burle Max, Centro Nacional de Folclore e Cultura Popular e Centro Cultural Paço Imperial) deverão encaminhar ao Departamento de Articulação e Fomento - DAF, até o dia 10 (dez) de fevereiro de cada ano, cronograma dos eventos que pretende realizar até o dia 10 (dez) de fevereiro do exercício seguinte, contendo os seguintes elementos: evento, data prevista para a sua realização, finalidade, duração aproximada e classificação de acordo com o porte esperado (pequeno, médio e grande), em conformidade com as respectivas dotações orçamentárias.

CONCEITO E CLASSIFICAÇÃO POR TIPOS DE EVENTO

Art. 3º Considera-se evento:

I - Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de empresas, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos de tecnologia;

II - De pequeno porte: até 100 participantes; de médio porte entre 100 a 500 participantes e de grande porte acima de 500 participantes;

III - Os eventos têm características próprias e distintas, que permitem a classificação por tipo e objeto, o que determina o conceito, planejamento, dimensionamento e organização dos mesmos;

IV - Conferência: apresentação de um tema informativo, geralmente técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas;

V - Palestra: apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já possui noções sobre o assunto. O palestrante deve dominar o tema, mas não é necessário ser especialista;

VI - Videoconferência: apresentação de um tema a grupos de pessoas, que têm interesse sobre o assunto estando elas dispostas em espaços diferentes e distantes. Essa apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos, que permitem a integração entre os participantes. São necessários os equipamentos (câmera, codificador, decodificador e painel de controle) que emitem os sinais por meio de satélites e que são decodificados nas salas especiais de recepção;

VII - Seminário: discussão de um tema proposto, no qual se estudam todos os aspectos desse tema. Pesquisa por grupos e apresentado por representante, mas não há tomada de decisão. Apresentado sob a forma dialogal - informativa, questionadora ou instrutiva - como palestras, painel, debate ou mesa redonda em período pré-determinado;

VIII - Encontro: reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional, para atualizações de informações e debates sobre temas específicos, apresentados por representantes dos grupos participantes;

IX - Oficina: reunião de pessoas de um mesmo segmento de mercado ou que tenham os mesmos interesses no qual o palestrante e/ou facilitador demonstra sua experiência e trabalha, com os participantes, sobre o tema abordado com o objetivo de desenvolver ferramentas metodológicas;

X - Debate: evento caracterizado pela discussão entre dois ou mais oradores, cada um defendendo o seu ponto de vista, antagônicos e polêmicos;

XI - Fórum: reunião caracterizada pelo debate de idéias e argumentos com a participação de gestores, representantes de segmentos interessados para desenvolvimento de consensos, pactuações. Trata-se de um tipo menos técnico de reunião, cujo objetivo é o de conseguir o desenvolvimento, legitimação ou adesão de um público, sobre determinado tema;

XII - Entrevista Coletiva: caracterizado pela presença de especialista em determinado assunto, ou representante de empresa, entidade ou governo que será questionado sobre tema de seu conhecimento.

Art. 4º Os eventos de grande porte programados para exercícios futuros que exijam medidas preparatórias poderão ser incluídos no cronograma de que trata o art. 2º.

Art. 5º Os eventos não programados até o prazo fixado no art. 2º desta Portaria poderão ser incluídos na programação, mediante autorização do Departamento de Articulação e Fomento - DAF, desde que indicados os recursos orçamentários.

DO DETALHAMENTO E DA SOLICITAÇÃO DO EVENTO

Art. 6º Os agentes públicos responsáveis, nas respectivas unidades demandantes, detalharão os eventos constantes de sua programação, zelando pela racionalidade nos gastos públicos e pela excelência quanto ao conteúdo e qualidade técnica do evento.

Parágrafo único. O detalhamento a que se refere o caput deste artigo será realizado por meio de formulário constante do Anexo I desta Portaria, a ser disponibilizado na Intranet, e conterá as seguintes informações:

I - objeto do evento;

II - local e data;

III - justificativa da necessidade, demonstrando o nexo entre as atribuições da unidade e a finalidade do evento;

IV - quantitativo estimado de pessoas/participantes;

V - especificação dos materiais, equipamentos e serviços a serem empregados;

VI - resultados esperados e forma de avaliação;

VII - servidor responsável pelo planejamento, acompanhamento e atesto da fatura;

VIII - previsão de pagamento de hospedagem, alimentação, transporte e passagens para palestrantes e colaboradores eventuais, desde que seja essencial para o resultado do evento e que guarde pertinência com sua finalidade, devendo observar o disposto no Decreto nº 5.992/2006 e suas alterações.

Art. 7º As solicitações serão encaminhadas ao Departamento de Articulação e Fomento - DAF, observando os seguintes prazos:

I - eventos de pequeno porte: 60 (sessenta) dias;

II - eventos de médio porte: 90 (noventa dias) dias;

III - eventos de grande porte: 120 (cento e vinte) dias.

Parágrafo único. Quando os eventos forem realizados fora da UF da unidade solicitante, o prazo para encaminhamento das solicitações será contado em dobro.

Art. 8º Para melhor aproveitamento dos recursos existentes, o Departamento de Articulação e Fomento - DAF providenciará os ajustes segundo as especificidades do evento e o levantamento dos custos, após o que submeterá a proposta à aprovação do dirigente máximo da unidade demandante, que indicará os recursos orçamentários que cobrirão a despesa correspondente.

§ 1º Os eventos cujo valor estimado seja superior a R$ 100.000,00 (cem mil reais) serão submetidos à autorização prévia do Departamento de Articulação e Fomento - DAF.

§ 2º Os eventos cujo valor estimado seja superior a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais) serão submetidos à autorização prévia da Presidência do IPHAN.

DOS RECURSOS MATERIAIS, INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS

Art. 9º A programação dos eventos deverá prever, prioritariamente, a utilização de instalações, materiais e equipamentos do IPHAN, exceto nos casos de comprovada indisponibilidade ou inviabilidade técnica.

Art. 10. A confecção de materiais gráficas, tais como cartazes, folhetos, banners e similares, dentro das Portariativas em vigor é limitada às necessidades do evento, observado o critério de razoabilidade e avaliada a relação custo/benefício.

Art. 11. Quando for necessária a realização de evento fora das dependências do IPHAN deverão ser apresentadas pelo menos 3 (três) opções de local, com os respectivos orçamentos e justificativas.

Parágrafo único. Caberá ao responsável pela unidade demandante deliberar sobre a opção mais adequada, tendo em vista o menor custo com maior benefício.

Art. 12. A categoria de hospedagem será fixada de acordo com a representatividade das autoridades convidadas/participantes e com os valores estabelecidos em contrato específico, e será acordada entre o Departamento de Articulação e Fomento - DAF e a unidade demandante.

DOS SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO

Art. 13. A inclusão de coquetéis e bebidas alcoólicas é vedada em qualquer hipótese, sendo permitidos, apenas, lanches, refeições e coffee-breaks, desde que atendidos os requisitos constantes nos incisos I a III:

I - atividades programadas em períodos superiores a 5 (cinco) horas de duração;

II - realização em locais de difícil acesso, considerada a finalidade do evento;

III - se a representatividade das autoridades participantes assim exigir;

Parágrafo único. A vedação não se aplica aos serviços de café, água e suco nos intervalos.

DO RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DO EVENTO E DO ATESTO DAS FATURAS

Art. 14. O servidor designado conforme inciso VII do parágrafo único do art. 5º desta Portaria deverá encaminhar ao Titular de sua unidade e ao Departamento de Articulação e Fomento - DAF, relatório de avaliação do evento, em até 10 (dez) dias úteis de seu encerramento, conforme modelo constante do Anexo II, a ser disponibilizado na Intranet.

Parágrafo único. A autorização para realização de evento futuro ficará condicionada à apresentação e aprovação do relatório de que trata o caput deste artigo.

Art. 15. O servidor designado conforme inciso VII do parágrafo único do art. 5º desta Portaria deverá atestar a fatura do evento em até 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento, encaminhado-a em seguida ao Titular de sua unidade para providências quanto ao pagamento dos serviços executados.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. Qualquer contato entre o IPHAN e as empresas encarregadas da prestação dos serviços necessários à implementação do evento, ainda que para atender à necessidade da unidade demandante, deverá ser realizado por servidor especialmente designado pela Titular da unidade, sob pena do não reconhecimento da despesa.

Art. 17. O Departamento de Articulação e Fomento - DAF enviará à Presidência do IPHAN, até o último dia do mês subseqüente, relatório referente aos eventos realizados pelas unidades no mês anterior.

Art. 18. As unidades deverão enviar ao Departamento de Articulação e Fomento - DAF, em até 20 (vinte) dias a partir da publicação desta Portaria, cronograma de que trata o art. 2º, relativamente aos eventos a serem realizados até 10 (dez) de fevereiro de 2011.

Art. 19. As dúvidas decorrentes da aplicação desta Portaria serão dirimidas pela Coordenação-Geral de Difusão e Projeto - COGEDIP/DAF, e as eventuais omissões, pelo Departamento de Articulação e Fomento - DAF.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se demais disposições em contrário.

Brasília, 01 de dezembro de 2010.

LUIZ FERNANDO DE ALMEIDA