A Presidente Substituta do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 21, V, Anexo I, Decreto nº 6.844, de 07 de maio de 2009 ,

Considerando:

A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 , que em seu Art. 1º preconiza que "É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.";

A Resolução nº 1, do Arquivo Nacional, de 18.10.1995, que dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes;

A Resolução nº 7, do Arquivo Nacional, de 20.05.1997 que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público;

A Resolução nº 14, do Arquivo Nacional, de 24.10.2001 , que em seu art. 3º afirma: " Art. 3º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 , que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.";

Considerando o Decreto nº 4.073, de 03.01.2002 , que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 , que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina, em seu art. 18, a constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em cada entidade da Administração Federal, visando à orientação e realização do processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, incluindo a aplicação e elaboração da tabela de temporalidade, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor secundário;

O Decreto nº 4.915, de 12.12.2003 , que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, em seu Art. 2º diz que o sistema tem por finalidade, em seus incisos IV, V e VI a racionalização da produção documental e, a redução dos custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública, bem como preservar o patrimônio arquivístico da administração pública federal;

As recomendações contidas na NBR 10519, da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT, sobre Critérios de avaliação de documentos de arquivo;

Que na Oficina de Bases de Dados dos Acervos Arquivísticos do IPHAN, realizada entre 04 e 08 de agosto de 2008 foi deliberada a criação de uma Comissão para elaboração de normas e procedimentos para avaliação de documentos da área meio do Instituto, tidos como fundamentais para racionalização e redução de custos operacionais, organização do espaço e para a preservação da documentação que constitui efetivo patrimônio documental do IPHAN,

Resolve:

Art. 1º Instituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Art. 2º A Comissão será integrada pelos seguintes membros e seus suplentes:

- um representante da Copedoc/DAF e seu suplente;

- um representante do DPA e seu suplente;

- um representante do DPI e seu suplente;

- um representante do Depam e seu suplente;

- um representante da Procuradoria Federal e seu suplente;

- um representante de Superintendência Estadual e seu suplente;

Art. 3º A coordenação da Comissão será feita pelo representante da Copedoc/DAF.

Art. 4º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN compete:

I - avaliar os documentos da área meio segundo as normas e procedimentos do Conarq/Arquivo Nacional;

II - orientar a aplicação da tabela de temporalidade dos documentos das atividades meio;

III - revisar periodicamente a tabela de temporalidade dos documentos das atividades meio;

IV - designar um Grupo de Trabalho que será responsável pela elaboração do Código de Classificação da Área-Fim e respectiva Tabela de Temporalidade. Após a finalização das atividades do Grupo de Trabalho, caberá à Comissão proceder às alterações necessárias, seguida de sua aprovação na íntegra.

V - submeter à aprovação do Arquivo Nacional as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-fim, nos termos do art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002 ;

VI - cumprir os procedimentos estabelecidos para eliminação de documentos, nos termos da Resolução nº 07/1997 do Conselho Nacional de Arquivo - Conarq, obedecendo aos padrões de guarda e de destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do IPHAN;

VII - orientar as subcomissões a serem instituídas no âmbito das Unidades Descentralizadas do IPHAN, na forma do art. desta portaria;

VIII - avaliar o resultado das atividades das subcomissões, manifestando-se sobre as propostas das subcomissões das Unidades Descentralizadas do IPHAN a serem encaminhadas ao Arquivo Nacional para aprovação;

IX - providenciar a divulgação no Diário Oficial da União das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-fim;

X - aprovar seu regimento interno;

XI - promover treinamentos técnicos em todo o IPHAN a fim de que os servidores das Unidades executem corretamente os trabalhos arquivísticos.

Art. 5º O coordenador da Comissão poderá convocar colaboradores e consultores para decisões sobre assuntos pertinentes aos trabalhos desta Comissão;

Art. 6º As Unidades Descentralizadas do IPHAN deverão num prazo de 60 (sessenta) dias, contados a partir da publicação desta portaria, constituir subcomissões permanentes, com representantes indicados pelas respectivas chefias;

Art. 7º Às subcomissões caberá a realização do processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação e submeter à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IPHAN;

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARIA EMÍLIA NASCIMENTO SANTOS