O Governador do Estado do Maranhão, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e V do art. 64 da Constituição Estadual, e

Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Considerando que ao Estado cabe a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o art. 21 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Considerando que os documentos arquivísticos gerados pela atuação do Governo do Estado do Maranhão constituem parte integrante de seu patrimônio arquivístico, um bem público cuja integridade cabe ao Estado assegurar;

Considerando que as atividades de administração de documentos arquivísticos compõem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmônico e integrado, respeitando-se as especialidades de cada órgão gerador de documentos;

Considerando a Lei nº 10.487, de 14 de julho de 2016, que dispõe sobre a Política de Arquivos Públicos e Privados do Estado do Maranhão e institui o Sistema de Arquivos do Estado do Maranhão - SAEMA, como órgão responsável pelo desenvolvimento de ações visando assegurar a proteção e a preservação do patrimônio arquivístico público no Estado do Maranhão;

Considerando que ao Arquivo Público do Estado do Maranhão - APEM compete formular a política estadual de arquivos e implementar a gestão de documentos arquivísticos da administração pública estadual, além de outras competências definidas nos arts.10, 11 e 23 da Lei nº 10.487, de 14 de julho de 2016,

Decreta:

CAPÍTULO I - DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DO MARANHÃO - SAEMA

Art. 1º O Sistema de Arquivos do Estado do Maranhão - SAEMA, instituído pela Lei nº 10.487, de 14 de julho de 2016, fica regulamentado nos termos deste Decreto.

Art. 2º Para os fins deste Decreto, consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da administração do Estado do Maranhão, que se distribuem em:

I - arquivo corrente, constituído pelo conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;

II - arquivo intermediário, constituído pelo conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinação final em depósitos de armazenagem temporária;

III - arquivo permanente, constituído pelo conjunto de documentos que assumem valor cultural, de preservação da memória do Estado, de testemunho, extrapolando a finalidade específica de sua criação e aos que devem ser assegurados a preservação e o acesso público.

Seção I - Da Estrutura do SAEMA

Art. 3º A estrutura do SAEMA é composta por:

I - Órgão Central: Arquivo Público do Estado do Maranhão - APEM, da Secretaria de Estado da Cultura e Turismo - SECTUR;

II - Órgão Intermediário: Arquivo Central da Secretaria de Estado da Gestão e Previdência - SEGEP;

III - Órgãos Setoriais: unidades responsáveis pela gestão de documentos de arquivos nas secretarias estaduais e órgãos equivalentes.

Parágrafo único. Os órgãos setoriais são constituídos pelas unidades técnico-administrativas incumbidas das atividades de protocolo, arquivo corrente e intermediário (arquivo central) nos órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta do Estado do Maranhão.

Art. 4º Poderão também integrar o SAEMA, mediante celebração de termos de cooperação técnica com o Governo do Estado, por intermédio da SECTUR, observada a legislação pertinente:

I - órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais;

II - o Tribunal de Contas do Estado do Maranhão;

III - o Ministério Público do Estado do Maranhão;

IV - a Defensoria Pública do Estado do Maranhão;

Seção II - Das atribuições dos Órgãos do SAEMA

Subseção I - Do Órgão Central

Art. 5º Ao APEM são estabelecidas as seguintes atribuições:

I - gerir o SAEMA;

II - estabelecer a articulação com os órgãos integrantes do SAEMA e com unidades afins;

III - estabelecer diretrizes e normas básicas, visando ao funcionamento harmônico e integrado do SAEMA;

IV - elaborar e divulgar princípios, diretrizes, normas e métodos que orientemsobre organização e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;

V - orientar a elaboração dos planos de classificação, das tabelas de temporalidade e destinação de documentos;

VI - controlar o encaminhamento obrigatório aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsáveis pela guarda dos arquivos intermediários e correntes;

VII - prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do SAEMA e às unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

VIII - assistir as autoridades dos órgãos e entidades da administração pública estadual direta e indireta nos assuntos relacionados com o SAEMA;

IX - manter cadastro atualizado das unidades responsáveis pela guarda de documentos arquivísticos;

X - produzir textos de interesse para o SAEMA;

XI - elaborar programas de divulgação do SAEMA e dos acervos à disposição do público;

XII - promover a realização de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do SAEMA.

Subseção II - Do Órgão Intermediário

Art. 6º Ao Arquivo Central da Secretaria de Estado da Gestão e Previdência - SEGEP são estabelecidas as seguintes atribuições:

I - orientar e garantir a homogeneização de normas e técnicas adotadas na organização dos documentos públicos estaduais;

II - receber a documentação proveniente de órgãos extintos, relativa a pessoal da administração pública estadual direta e indireta, através da relação de remessa, para garantir o cumprimento de prazos prescricionais, de acordo com a tabela de temporalidade;

III - avaliar a documentação relativa às atividades-meio e atividades-fim procedente de órgãos e entidades da administração pública estadual, direta e indireta, extintos sem deixar sucedâneos, descrevendo-a em documento competente e indicando a destinação;

IV - manter organizado o acervo arquivístico sob sua responsabilidade, colocando-o à disposição da entidade produtora e do interessado, sobautorização do órgão de origem;

V - controlar empréstimos e devolução, responsabilizando-se pela integridade do acervo que custodia;

VI - participar do processo de avaliação dos documentos, sob sua guarda, responsabilizando-se pelo cumprimento da tabela de temporalidade de documentos;

VII - proceder à eliminação dos documentos, nos prazos previstos nas tabelas de temporalidade, incumbindo-se da elaboração de instrumentos de registro e controle equivalentes;

VIII - representar por amostragem os documentos elimináveis, seguindo critérios indicados nas Tabelas de Temporalidade;

IX - inventariar a documentação de caráter permanente, antes do recolhimento ao APEM;

X - enviar ao APEM, mediante relações de remessa, de acordo com calendário estabelecido, os documentos resultantes da amostragem, bem como aqueles de valor probatório, informativo e cultural, considerados de guarda permanente no processo de avaliação;

XI - fornecer aos órgãos da administração pública as informações solicitadas;

XII - participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas do SAEMA.

Subseção III - Dos Órgãos Setoriais

Art. 7º Aos Órgãos Setoriais do SAEMA são estabelecidas as seguintes atribuições:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo APEM;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas em seu âmbito de atuação e de suas seccionais, relativamente à padronização dos procedimentos técnicos referentes às atividades de recepção, produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, eliminação, transferência, preservação e recolhimento de documentos, visando o acesso aos documentos e às informações neles contidas;

III - participar do processo de elaboração, acompanhamento e atualização do plano de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e da tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio, conforme orientações emanadas do órgão central;

IV - participar do processo de avaliação dos documentos, responsabilizando-se pelo cumprimento do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos, relacionados ao seu órgão;

V - manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais, que essas unidades mantêm sob custódia e que fazem parte de seus arquivos correntes;

VI - prestar ao órgão central informações sobre suas atividades;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação indispensável ao bom desempenho de suas funções;

VIII - participar, com o órgão gestor, da formulação das diretrizes e metas do SAEMA.

Art. 8º O SAEMA poderá contar com um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que atenda aos dispositivos contidos no e-arq Brasil, destinado à operacionalização, integração e modernização dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública estadual, em especial no que tange às atividades de protocolo e disseminação de informações.

CAPÍTULO II - DA ESTRUTURAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO

Art. 9º O APEM é constituído de conjuntos documentais produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista, instituídas ou mantidas pelo Poder Público Estadual, de documentos privados de interesse público e social, definidos como de terceira idade ou permanentes, devendo ser preservados pelo seu valor histórico, probatório e informativo.

Art. 10. Compete ao APEM formular e implementar a política de arquivos e gestão documental no Estado,conforme definição do SAEMA.

Art. 11. O APEM, como órgão central do SAEMA, em conformidade com o art. 11 da Lei nº 10.487, de 14 de julho de 2016, passa a ter a organização e competência dos serviços que integram a sua estrutura regulamentadas por este Decreto.

Art. 12. Integram a estrutura do APEM:

I - apoio técnico:

núcleo de arranjo e descrição de documentos;

núcleo de biblioteca;

núcleo de assistência ao pesquisador; e

núcleo de conservação de documentos.

II - informática e processamento:

núcleo de suporte na área de tecnologia da informação e comunicação;

núcleo de suporte na área de imagens digitais.

III - gestão do SAEMA:

a) núcleo de assistência técnica; e

b) núcleo de capacitação.

IV - apoio administrativo:

núcleo de controle patrimonial.

Seção I - Das Atribuições dos Serviços do APEM

Art. 13. O chefe do APEM exercerá as suas funções em conformidade com o disposto nos arts. 108 e 129 do Decreto Estadual nº 23.823, de 10 de março de 2008.

Parágrafo único. Cabe ainda ao chefe do APEM propor e articular a implementação da política estadual de arquivos, em conformidade com o art. 10 da Lei Estadual nº 10.487, de 14 de julho de 2016.

Subseção I - Do Serviço de Apoio Técnico

Art. 14. Ao serviço de apoio técnico, além das atribuições definidas pelo art. 38 do Decreto Estadual nº 23.823, de 10 de março de 2008, compete:

I - contribuir para o desenvolvimento de projetos que envolvam as diversas áreas do APEM;

II - formular política e gerenciar programa de preservação de documentos e assegurar a integridade do acervo sob sua guarda;

III - formular e coordenar programa de ação educativa e social com a finalidade de aproximar o APEM de instituições educacionais e da sociedade;

IV - coordenar e supervisionar as atividades dos núcleos que constituem o serviço de apoio técnico.

Art. 15. O núcleo de arranjo e descrição de documentos do serviço de apoio técnico tem as seguintes atribuições:

I - identificar, selecionar, organizar, acondicionar e descrever os documentos de arquivo recebidos pelo APEM, observando os princípios e as técnicas arquivísticas;

II - elaborar instrumentos de pesquisa dos fundos documentais existentes no APEM;

III - elaborar estudos de história administrativa do Estado com a finalidade de orientar e estabelecer planos de classificação multinível no arranjo e descrição dos fundos documentais de origem pública;

IV - realizar a leitura, a transcrição paleográfica e a edição de documentos manuscritos.

Art. 16. O núcleo de biblioteca do serviço de apoio técnico tem as seguintes atribuições:

I - efetuar o processamento técnico do material bibliográfico da Biblioteca do APEM;

II - prover o corpo técnico de material bibliográfico;

III - elaborar e editar catálogos das obras existentes na biblioteca;

IV - atuar como depósito das publicações oficiais ou coedições dos órgãos e entidades da administração pública estadual direta e indireta;

Art. 17. O núcleo de assistência ao pesquisador do serviço de apoio técnico tem as seguintes atribuições:

I - atender e orientar os interesses na pesquisa de fundos, levantamento de informações e utilização de instrumentos de pesquisa;

II - elaborar estatísticas sobre o perfil do usuário e demanda de consulta;

III - fazer o atendimento aos pesquisadores na sala de consulta;

IV - fornecer orientações aos servidores e usuários quanto ao adequado manuseio dos documentos;

V - encaminhar as solicitações de reprodução de documentos ao Serviço de Informática.

Art. 18. O núcleo de conservação de documentos do serviço de apoio técnico tem as seguintes atribuições:

I - elaborar, implementar e gerenciar o programa de preservação do acervo;

II - assegurar a integridade física dos documentos;

III - gerenciar os depósitos de documentos;

IV - dirigir o Laboratório de Conservação e Restauração de Documentos;

V - executar as atividades de conservação e preservação dos documentos;

VI - emitir diagnóstico sobre o estado de conservação do acervo;

VII - prestar consultoria de conservação aos órgãos e entidades da administração pública estadual.

Subseção II - Do Serviço de Informática e Processamento

Art. 19. O serviço de informática e processamento tem as seguintes atribuições, além das já definidas pelo art. 39 do Decreto Estadual nº 23.823, de 10 de março de 2008:

I - contribuir para o desenvolvimento de projetos que envolvam as diversas áreas do APEM;

II - prover o APEM dos serviços de suporte necessários ao adequado funcionamento da área de tecnologia da informação;

III - formular a política editorial do APEM;

IV - assistir ao chefe do APEM nas suas relações com a imprensa e o público em geral;

V - coordenar e supervisionar as atividades dos núcleos que constituem o Serviço de Informática e Processamento.

Art. 20. O núcleo de suporte na área de tecnologia da informação e comunicação do serviço de informática e processamento tem as seguintes atribuições:

I - contribuir para o planejamento e execução das políticas para a área de tecnologia da informação aplicada às atividades de gestão documental;

II - formular e executar a política de reprodução de documentos, visando à preservação e à divulgação do acervo e ao atendimento aos usuários;

III - participar da execução da política editorial do APEM;

IV - divulgar ações e projetos desenvolvidos no APEM.

Art. 21. O núcleo de suporte na área de imagens digitais do serviço de informática e processamento tem as seguintes atribuições:

I - participar da elaboração e da execução de programas de conversão digital do acervo;

II - realizar a captura digital a partir de documentos originais e gerenciar programa de digitalização e microfilmagem;

III - participar do processo de desenvolvimento de sistemas integrados de acesso às imagens digitais;

IV - contribuir para o gerenciamento da página eletrônica do APEM;

V - preservar documentos digitais de guarda permanente e providenciar a sua difusão.

Subseção III - Do Serviço de Gestão do SAEMA

Art. 22. O serviço de gestão do SAEMA tem as seguintes atribuições:

I - propor a política estadual de gestão de documentos;

II - coordenar o funcionamento do SAEMA, visando à gestão, à preservação e o acesso aos documentos públicos;

III - elaborar e propor princípios e diretrizes, normas e métodos sobre a organização e o funcionamento de arquivos;

IV - propor que sejam declarados de interesse público e social os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico estadual;

V - colaborar com o Ministério Público e com instituições de direito do consumidor, na defesa do patrimônio arquivístico estadual e na proteção dos direitos dos usuários;

VI - coordenar e supervisionar as atividades dos núcleos que constituem o Serviço de Gestão do SAEMA.

Art. 23. O núcleo de assistência técnica do serviço de gestão do SAEMA tem as seguintes atribuições:

I - prestar orientação aos órgãos do SAEMA na formulação e implementação de programas de gestão de documentos;

II - propor normas para gerir os documentos de caráter intermediário, observando os planos de classificação e as tabelas de temporalidade;

III - propor normas para assegurar a preservação e o acesso aos documentos de caráter intermediário dos órgãos da administração pública estadual;

IV - orientar a eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente;

V - orientar a aplicação das normas técnicas para identificar e classificar as séries documentais da massa acumulada sob guarda do Arquivo Central da SEGEP, produzindo instrumento de controle;

VI - orientar as transferências e os recolhimentos ao APEM;

VII - promover adequações ao plano de classificação e à tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio da Administração Pública Estadual;

VIII - propor princípios, diretrizes, normas e métodos sobre organização e funcionamento de arquivos;

IX - estimular a institucionalização de arquivos públicos municipais no Estado do Maranhão, contribuindo para a implementação de gestão documental na esfera municipal.

Art. 24. O núcleo de capacitação do serviço de gestão do SAEMA tem as seguintes atribuições:

I - disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativas aos arquivos e documentos públicos;

II - elaborar e propor instruções normativas para a gestão documental estadual;

III - propor a organização de cursos, palestras e treinamentos visando à formação e à capacitação de pessoal na área de gestão documental;

IV - colaborar com atividades que visem à capacitação de servidores públicos na área de gestão documental e gestão de arquivos.

Subseção IV - Do Serviço de Apoio Administrativo

Art. 25. O serviço de apoio administrativo tem as seguintes atribuições:

I - assessorar o chefe do APEM na programação e execução dos trabalhos administrativos;

II - receber, registrar, distribuir e expedir papéis e processos;

III - preparar o expediente do APEM;

IV - controlar a frequência e elaborar o resumo de ponto dos funcionários do órgão, e manter registros sobre férias dos servidores;

V - controlar os serviços de portaria e vigilância;

VI - prever, requisitar, guardar, distribuir e controlar o material de consumo do órgão;

VII - desenvolver outras atividades características de apoio administrativo.

Art. 26. O núcleo de controle patrimonial do serviço de apoio administrativo tem as seguintes atribuições:

I - providenciar a recuperação dos bens patrimoniais do órgão, quando necessário;

II - manter registro dos materiais permanentes e equipamentos e controlar sua guarda e movimentação;

III - cuidar da limpeza e conservação do prédio;

IV - coordenar a execução dos serviços de limpeza e conservação das dependências do órgão;

V - providenciar a manutenção e assistência técnica da rede elétrica, hidráulica e sanitária.

Art. 27. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO, EM SÃO LUÍS, 25 DE JANEIRO DE 2017, 196º DA INDEPENDÊNCIA E 129º DA REPÚBLICA.

FLÁVIO DINO

Governador do Estado do Maranhão

MARCELO TAVARES SILVA

Secretário-Chefe da Casa Civil