O Governador do Estado do Maranhão,

Faço saber a todos os seus habitantes que a Assembleia Legislativa do Estado decretou e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se política estadual de arquivos o conjunto de princípios, diretrizes e programas elaborados e executados pela administração pública estadual, de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos documentos públicos estaduais, bem como a proteção especial a arquivos privados, considerados de interesse público e social para o Estado do Maranhão.

Art. 4º A política estadual de arquivos tem como objetivos:

I - fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;

II - assegurar a adequada gestão dos documentos públicos;

III - preservar o patrimônio arquivístico público e privado identificados como de interesse público e social;

IV - atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo decisório;

V - assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as disposições legais;

VI - contribuir para a promoção da transparência do poder público por meio da documentação de suas ações;

VII - proteger o direito individual à privacidade na prestação das informações contidas nos arquivos;

VIII - incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de produção do conhecimento;

IX - incentivar e apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção de arquivos nos municípios do Estado do Maranhão.

Art. 5º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 1º A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, incluindo os eletrônicos e digitais, independentemente do seu suporte ou natureza e dos ambientes em que os documentos e as informações são produzidos e armazenados.

§ 2º Os órgãos e entidades do Poder Público deverão promover ações, programas e atividades de gestão da documentação governamental, por meio de unidades de gestão de documentos.

§ 3º Serão realizadas diretamente pelos órgãos e entidades do Poder Público:

I - o planejamento e a supervisão da gestão de documentos;

II - a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos;

III - a custódia dos documentos públicos.

Art. 6º Os documentos permanentes são inalienáveis e a sua guarda imprescritível.

§ 1º Os documentos de valor permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos à instituição arquivística pública de sua específica esfera de competência.

§ 2º A destruição ou a adulteração de documento de valor permanente sujeitam o responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO II - DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

Art. 7º Instituição arquivística pública é aquela que tem por finalidade orientar, coordenar e supervisionar as atividades de gestão, recolhimento, preservação, acesso e divulgação dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades no âmbito do Estado e dos Municípios, no exercício de suas funções e atividades.

§ 1º As instituições arquivísticas públicas, em suas específicas esferas de competência, deverão:

I - ser instituídas em nível estratégico do Poder Público;

II - observar as deliberações aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos.

§ 2º O Poder Público deverá assegurar às instituições arquivísticas públicas, para desenvolvimento de suas competências:

I - recursos orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas;

II - infraestrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda, armazenamento e preservação de documentos;

III - recursos humanos qualificados para o desenvolvimento das políticas de arquivo.

Art. 8º Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a gestão dos documentos e os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos da Administração Pública serão definidas por decreto.

Art. 9º São instituições arquivísticas públicas do Maranhão arquivos mantidos pelos Poderes Executivos do Estado e dos Municípios, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério Público e pelo Tribunal de Contas do Estado.

CAPÍTULO III - DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO MARANHÃO

Art. 10. Ao Arquivo Público do Estado do Maranhão - APEM, órgão de execução programática, integrante da estrutura da Secretaria de Estado da Cultura e Turismo, além das competências definidas no art. 2º do Decreto nº 5.266, de 21 de janeiro de 1974, e no art. 37 do Decreto nº 23.823 , de 10 de março de 2008, compete:

I - formular a política estadual de arquivos e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;

II - implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública estadual;

III - promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos da administração estadual;

IV - elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de administração dos documentos, inclusive dos documentos digitais, consoante o modelo de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes do Sistema Estadual de Arquivos do Maranhão - SAEMA;

V - coordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos do Estado, orientar, rever e aprovar as propostas de planos de classificação e das tabelas de temporalidade e destinação de documentos dos órgãos e entidades da administração pública estadual integrantes do SAEMA;

VI - autorizar a eliminação dos documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística pública estadual, de acordo com a determinação prevista no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

VII - acompanhar o recolhimento de documentos de valor permanente ou histórico para o APEM, procedendo ao registro de sua entrada no referido órgão e ao encaminhamento de cópia desse registro às unidades de origem, responsáveis pelo recolhimento, além de assegurar sua preservação e acesso;

VIII - promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis pelas atividades arquivísticas das unidades integrantes do SAEMA;

IX - promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da administração pública estadual, com vistas à integração e articulação das atividades arquivísticas;

X - promover a difusão de informações sobre o APEM, bem como garantir o acesso aos documentos públicos estaduais, observadas as restrições previstas em lei;

XI - realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do estado.

Art. 11. O APEM, órgão central do SAEMA, para dar cumprimento às competências definidas no artigo 10 desta Lei, passa a ter em sua estrutura, além dos serviços de apoio técnico e de informática e processamento, estabelecidos nos artigos 38 e 39 do Decreto nº 23.823 , de 10 de março de 2008, o serviço de gestão do SAEMA e o serviço de apoio administrativo.

Parágrafo único. A estrutura e organização dos serviços referidos no caput deste artigo, bem como as competências dos serviços criados, serão regulamentados por decreto.

CAPÍTULO IV - DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO

Seção I - Da instituição e finalidade do Sistema de Arquivo do Estado do Maranhão - SAEMA

Art. 12. Fica instituído, nos termos desta lei, o SAEMA.

Art. 13. O SAEMA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública estadual, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de arquivo e as informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública estadual;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública estadual;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública estadual.

Seção II - Da estrutura do SAEMA

Art. 14. Integram o SAEMA:

I - como órgão central, o APEM;

II - como órgão intermediário, o Arquivo Central da Secretaria de Estado da Gestão e Previdência - SEGEP;

III - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nas secretarias estaduais e órgãos equivalentes;

IV - as unidades técnico-administrativas incumbidas das atividades de protocolo, arquivo corrente - setoriais e centrais - nos órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta do Estado do Maranhão.

Parágrafo único. Poderão, também, participar do SAEMA, mediante celebração de termo de cooperação com o Governo do Estado, pela SECMA, após prévia autorização e observada a legislação pertinente, órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais, o Ministério Público, o Tribunal de Contas do Estado e as Administrações Municipais, devendo seguir as diretrizes e normas emanadas do Sistema, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Art. 15. Os órgãos setoriais e seccionais do SAEMA vinculamse ao órgão central para os estritos efeitos do disposto nesta Lei, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública estadual.

Parágrafo único. As atribuições dos órgãos integrantes do SAEMA serão regulamentadas por decreto.

Art. 16. O SAEMA manterá cadastro centralizado e atualizado dos arquivos públicos e dos arquivos privados de interesse público e social do Estado.

CAPÍTULO V - DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 17. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em decorrência de suas atividades.

Art. 18. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a pesquisa, a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados, pelo Poder Público, como de interesse público e social.

Art. 19. A declaração de que um arquivo privado é de interesse público e social não implica a transferência do acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e pela preservação do acervo.

Art. 20. O acesso aos documentos de arquivo privado de interesse público e social dependerá de autorização expressa de seu proprietário ou possuidor.

Parágrafo único. O proprietário de arquivo privado identificado como de interesse público e social que obtiver apoio do Poder Público para sua organização e preservação deverá garantir o acesso às informações nele contidas.

Art. 21. Os arquivos privados de interesse público e social poderão ser depositados, a título revogável, ou doados, a título irrevogável, a instituição arquivística do Estado do Maranhão.

Art. 22. Os arquivos privados declarados de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 23. O SAEMA e o APEM serão os órgãos que irão assegurar a implantação da política de arquivo do Estado.

Art. 24. Serão criados arquivos centrais, como unidades técnicas, em cada órgão ou entidade da administração direta e indireta, constituídos por documentos vigentes, em curso ou que mesmo sem movimentação, são mantidos junto ao órgão que os produziu ou os acumulou.

§ 1º Os arquivos centrais dos órgãos ou entidades da administração direta ficarão subordinados às Secretarias Adjuntas do Estado e os da administração indireta às diretorias administrativas.

§ 2º A indicação dos arquivos centrais poderá recair em unidade de arquivamento já existente, desde que transformada em unidade técnica.

Art. 25. Em cada órgão da administração direta e indireta será constituída uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, nos termos do § 2º do art. 6º do Decreto Estadual nº 14.562, de 25 de maio de 1995.

Art. 26. A implantação do SAEMA será feita gradativamente, de acordo com as disponibilidades orçamentárias e financeiras.

Art. 27. O Poder Executivo terá o prazo de 60 (sessenta) dias para regulamentar esta Lei, na sua respectiva esfera de atuação.

Art. 28. Fica revogada a Lei nº 8.264, de 22 de junho de 2005.

Art. 29. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Mando, portanto, a todas as autoridades a quem o conhecimento e a execução da presente Lei pertencerem que a cumpram e a façam cumprir tão inteiramente como nela se contém. O Excelentíssimo Senhor Secretário-Chefe da Casa Civil a faça publicar, imprimir e correr.

PALÁCIO DO GOVERNO DO ESTADO DO MARANHÃO, EM SÃO LUÍS, 14 DE JULHO DE 2016, 195º DA INDEPENDÊNCIA E 128º DA REPÚBLICA.

FLÁVIO DINO

Governador do Estado do Maranhão

MARCELO TAVARES SILVA

Secretário-Chefe da Casa Civil