Senhor Secretário:

A empresa acima indicada, estabelecida na .... , inscrita no CCE sob o nº .... e no CGC sob o nº .... , vem expor e consultar o que se segue:

1 - é elevado o número de documentos fiscais extraviados pelos consumidores;

2 - para a emissão de 2ª via - como numera a via extra - a empresa utiliza-se de sistema eletrônico de processamento de dados;

3 - solicita, então, parecer sobre os procedimentos que vem adotando quanto à emissão e controle da via extra:

a) na segunda via, emitida em substituição à anterior, é informado que se refere à primeira via, extraviada pelo consumidor, sendo também anotado o número daquele documento;

b) a empresa mantém arquivados fitas magnéticas, listagens e cadastros, contendo todas as informações de interesse do fisco.

Cuidando do documento fiscal que acoberta o fornecimento de energia elétrica, o Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 1.944, de 06 de outubro de 1989, dispõe em seu artigo 123:

"Art. 123 - A Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica será emitida, no mínimo, em 2 (duas) vias, que terão a seguinte destinação:

I - a primeira via será entregue ao destinatário;

II - a segunda via ficará em poder do emitente para exibição ao fisco.

Parágrafo único - A segunda via será dispensada desde que o estabelecimento emitente mantenha em arquivo magnético microfilme ou listagem, os dados relativos à Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica.

Inexiste na legislação qualquer disposição visando à normatização de emissão de via extra do documento, em face do extravio do original.

O fato não enseja o cancelamento do documento fiscal. Para a adoção deste procedimento, faz-se necessária a presensa de todas as vias do referido documento, segundo o estatuído no artigo 208 do RICMS; afastado, portanto, justamente, pela ausência da via desaparecida.

No silêncio da legislação, cumpre que se examine os procedimentos sugeridos pela empresa.

Antes, porém, vale registrar não ser imprópria a designação conferida à nova via (segunda), uma vez que aquela, referida no inciso II do artigo 123 com esta indicação, não é emitida, tendo em vista a dispensa prevista no parágrafo único do mesmo preceito.

Quanto aos controles oferecidos, não se pode olvidar que a interessada é usuária do sistema eletrônico de processamento de dados, cuja utilização, com fins fiscais, está disciplinada na Portaria Circular nº 073/94 - SEFAZ, de 24.05.94.

O citado ato determina:

"Art. 1º - O uso de sistema eletrônico de processamento de dados para fins fiscais, suas alterações e cessações ficam condicionadas a prévia autorização da Coordenadoria de Gerenciamento de Informática - CCI, na forma estatuída neste ato.

(...)." (Sem os negritos no original).
Como os controles propostos pela empresa importam em alteração no sistema em uso, sugere-se a remessa do presente a Coordenadoria de Gerenciamento de Informática, para que, uma vez examinados a sua confiabilidade e segurança, autorize, ou não, a sua adoção.

É a informação, S.M.J.
Cuiabá-MT, 20 de fevereiro de 1995.
Yara Maria Stefano Sgrinholi
FTEDe acordo:José Carlos Pereira Bueno
Assessor Tributário