O Presidente do Conselho da Justiça Federal, usando de suas atribuições legais e

Considerando o disposto na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006 , sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

Considerando o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 , que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal ;

Considerando o disposto na Resolução CJF nº 23 de 19 de setembro de 2008 , que estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

Considerando a Resolução CJF nº 42 de 19 de dezembro de 2008 , que aprovou o Regimento Interno do Conselho da Justiça Federal, cujo Título II trata da tramitação processual;

Considerando a Recomendação CNJ nº 37, de 15 de agosto de 2011 , destinada aos tribunais para observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e de seus instrumentos;

Considerando a implantação do sistema informatizado para a gestão eletrônica de documentos e a necessidade de instituir o processo administrativo digital no Conselho da Justiça Federal,

Resolve:

Art. 1º Instituir, no Conselho da Justiça Federal, o uso obrigatório do processo administrativo digital e do sistema de gestão eletrônica de documentos, cuja operacionalização dar-se-á por meio de sistema informatizado de criação, tramitação e guarda de documentos e processos administrativos, comunicação de atos e transmissão de peças processuais e demais documentos, observadas a legislação vigente e as normas do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal.

Art. 2º Os documentos oficiais, a partir de 02 de janeiro de 2012, serão elaborados, classificados, assinados e tramitados unicamente por meio eletrônico, incluindo os processos administrativos.

§ 1º Denomina-se processo físico o que se encontra em suporte papel, e processo digital o que está em meio eletrônico.

§ 2º Os processos administrativos físicos em tramitação serão encerrados no dia 31 de dezembro de 2011.

§ 3º No processo físico encerrado até a data fixada no § 2º deste artigo será inserido termo de encerramento específico e indicado o registro do processo digital que prosseguirá com a análise da matéria.

Art. 3º Os documentos digitais serão elaborados conforme modelo disponibilizado no sistema ou, em sua ausência, de acordo com o Manual de Atos Oficiais Administrativos do Conselho da Justiça Federal.

Art. 4º Os documentos elaborados no sistema informatizado, observadas as normas de segurança e de controle de uso, serão assinados com o uso de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora da cadeia de certificação da AC-JUS.

Parágrafo único. O acesso do usuário aos documentos e processos administrativos digitais dar-se-á de acordo com a lotação a que pertença em sua unidade administrativa ou por delegação do titular da lotação.

Art. 5º O formato/extensão dos documentos inseridos no sistema é o pdf (portable document format).

Art. 6º As ocorrências referentes ao sistema informatizado serão comunicadas e registradas no Serviço de Atendimento ao Cliente - SAC, que lhes dará o seguinte tratamento:

I - atendimento remoto ou presencial, com o objetivo de sanar o problema;

II - repasse à área responsável, caso o problema dependa da intervenção da equipe de manutenção do sistema.

Art. 7º As solicitações de alteração de funcionalidades no sistema informatizado serão registradas no SAC, que as encaminhará ao comitê gestor do referido sistema, e terão o seguinte tratamento:

I - funcionalidades classificadas como melhorias serão autorizadas e priorizadas pelo comitê gestor;

II - funcionalidades classificadas como correção serão resolvidas pela equipe de manutenção do sistema, não necessitando de autorização do comitê gestor.

Art. 8º É de responsabilidade do usuário do sistema:

I - verificar no sistema, no mínimo duas vezes em cada turno de trabalho, se há documentos ou processos aguardando por sua manifestação pessoal ou pela manifestação de sua unidade de lotação;

II - classificar os documentos e processos eletrônicos conforme Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Judiciária da Justiça Federal - PCTT, incorporado ao sistema;

III - não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo em decorrência de decisão competente na esfera legal;

IV - não exibir dados a pessoas que não estejam autorizadas a deles tomar conhecimento, zelando pelo sigilo da informação;

V - não se ausentar do computador sem finalizar a sessão de uso do sistema ou bloquear a estação de trabalho;

VI - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;

VII - evitar o uso de senhas fracas tais como nome do usuário, de membros da família, datas, números de telefone, letras e números repetidos ou similares;

VIII - não fornecer sua identidade digital ou senha de acesso ao sistema a outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa;

IX - responder, nas instâncias devidas, pelas consequências das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

Art. 9º Compete à área de protocolo:

I - a recepção de documentos físicos ou digitais e sua triagem, digitalização e cadastramento no sistema informatizado, independentemente da origem;

II - o envio à publicação e o acompanhamento das matérias publicadas na Imprensa Nacional e no Boletim Interno;

III - o envio de documento a órgão que não tenha sistema informatizado para recebimento em meio eletrônico;

IV - a digitalização de documentos.

§ 1º Os documentos físicos eventualmente recebidos pelas unidades administrativas deverão ser encaminhados de imediato à área de protocolo.

§ 2º O documento externo recebido em papel será digitalizado, cadastrado e tramitado ao destinatário, devendo ser encaminhado ao arquivo central para guarda e preservação, nos termos do PCTT.

§ 3º Os documentos sem destinatário serão digitalizados, cadastrados e conferidos e transmitados à Secretaria-Geral.

§ 4º É vedado o recebimento de expedientes externos por estagiários, terceirizados e outras pessoas não pertencentes ao quadro funcional do Conselho da Justiça Federal.

§ 5º São vedados a emissão e o recebimento de correspondência de caráter particular.

Art. 10. O cancelamento de documento contido nos processos administrativos somente poderá ocorrer mediante interesse da administração ou por motivação de terceiros, devidamente justificado por despacho da autoridade competente, desde que o termo correspondente seja preenchido pelo servidor responsável.

Art. 11. Os documentos físicos indicados como sigilosos serão recebidos no protocolo, mantidos lacrados e encaminhados ao destinatário, ou, caso não haja destinatário, encaminhados à Secretaria-Geral.

§ 1º Se houver sinal de violação da embalagem dos expedientes sigilosos, o invólucro deverá ser prontamente restabelecido pelo servidor responsável, que fará registro do ocorrido em termo correspondente.

§ 2º Cumpre ao destinatário ou ao secretário-geral, após constatada a condição de sigiloso, providenciar a análise do documento, a digitalização e o cadastramento no sistema informatizado.

§ 3º Caso a identificação do sigilo seja visível apenas no corpo do documento, após a abertura do envelope, ele deverá ser colocado em novo envelope lacrado e encaminhado ao destinatário, fazendo-se registro do ocorrido em termo correspondente, assinado pelo servidor responsável.

Art. 12. A expedição de documentos para pessoas ou órgãos externos poderá ser realizada eletronicamente, caso o destinatário assim o admita, ou efetuada em papel pelos servidores das áreas administrativas, encaminhando-se ao protocolo para providências.

Art. 13. É livre o acesso aos documentos de valor permanente ou histórico.

Parágrafo único. O acesso a documentos requerido por órgãos, entidades e pessoas físicas ou jurídicas dependerá de autorização da autoridade competente.

Art. 14. Processo administrativo é a sucessão ordenada de atos, fatos e atividades destinados à obtenção de um resultado consubstanciado em decisão da administração.

§ 1º A instrução processual é iniciada com a autuação do processo, que deverá conter a descrição de elementos suficientes para sua individualização.

§ 2º Os documentos que comporão o processo administrativo deverão ser organizados cronologicamente, ficando como último documento o ato que realizará a tramitação.

§ 3º As unidades administrativas do Conselho da Justiça Federal, antes de proceder à autuação de processo administrativo, deverão certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia da existência ou não de processo sobre a mesma matéria.

Art. 15. O processo é composto pela capa e pelos seguintes documentos: informação, parecer, despacho, expedientes gerados no sistema e anexos.

§ 1º A capa do processo deverá conter o número do registro no sistema informatizado, o número do volume, os interessados, a descrição e a classificação.

§ 2º A informação é o ato por meio do qual há manifestação acerca de assunto submetido à apreciação do servidor para melhor fundamentar questões identificadas ou para esclarecer fatos não relatados de forma suficiente, com objetividade.

§ 3º O parecer é o instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto, com a indicação de solução, segundo as argumentações apresentadas pelo servidor autor da peça.

§ 4º O despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido à sua apreciação.

§ 5º Os expedientes gerados no sistema informatizado são os ofícios, despachos, memorandos e outros.

§ 6º Os anexos são arquivos de documentos não gerados no sistema que possuem informações relacionadas ao documento ou ao processo principal.

§ 7º Os anexos devem ser nomeados de forma clara para que possam ser identificados sem necessidade de abertura do arquivo.

§ 8º Fica vedada a inclusão no processo administrativo de:

I - documento relacionado a outro processo que não tenha correspondência direta ou indireta com o assunto tratado;

II - documento já constante dos autos;

III - cópia de documento sem a devida autenticação, quando exigida em lei.

Art. 16. O registro digital do processo far-se-á em numeração seriada, observadas as seguintes classes processuais:

I - Processo Administrativo Comum;

II - Procedimento Normativo;

III - Inspeção;

IV - Correição;

V - Reclamação Disciplinar;

VI - Sindicância;

VII - Processo Administrativo Disciplinar;

VIII - Representação por Excesso de Prazo;

IX - Avocação;

X - Procedimento de Controle Administrativo;

XI - Revisão Disciplinar;

XII - Recurso Disciplinar de Magistrado;

XIII - Recurso das Decisões do Corregedor-Geral;

XIV - Pedido de Providência;

XV - Emenda Regimental;

XVI - Recurso Administrativo.

Parágrafo único. São classificados como processos específicos da Corregedoria-Geral os das classes processuais III a XIII do caput, e suas rotinas de instrução processual serão regulamentadas em instrumento normativo próprio.

Art. 17. Consideram-se processos administrativos comuns:

I - os originários das unidades administrativas do Conselho da Justiça Federal e relativos às suas rotinas, tais como:

a) elaboração e aprovação de planos, programas, projetos, estudos, levantamentos, diagnósticos e pesquisas;

b) planejamento de seleção, recrutamento e avaliação de servidores;

c) relatório anual de atividades;

d) elaboração e assinatura de instrumentos de pacto e ajuste (contratos, acordos, convênios e similares);

e) aplicação de penalidade a contratados ou a servidores;

f) concessão de direitos aos magistrados e servidores;

g) planejamento de eventos de capacitação;

h) registros de pagamento a servidores (folha, ficha financeira e similares);

i) concessão e pagamento de diárias e passagens;

j) aquisição, pagamento e alienação de bens e serviços;

k) apuração de ocorrências relativas a bens e patrimônio;

l) execução orçamentária e financeira;

m) auditorias e prestação de contas;

n) avaliação e eliminação de documentos de arquivo;

o) planejamento de editoração;

p) desenvolvimento e alteração de sistemas e softwares;

II - os originários de requerimentos de servidores do Conselho da Justiça Federal, como férias, benefícios e auxílios;

III - os relativos a sindicâncias ou a processos administrativos disciplinares de servidores do Conselho da Justiça Federal.

Art. 18. Consideram-se processos de procedimentos normativos aqueles que contêm proposição de criação ou alteração de atos normativos e que estabelecem procedimentos para tratar da atuação do Conselho da Justiça Federal, tais como:

a) sugestões de alteração da legislação relativa às matérias de competência da Justiça Federal;

b) normas relacionadas ao sistema de administração judiciária da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

c) diretrizes para a elaboração da proposta orçamentária do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

d) propostas orçamentárias, liberação de limite financeiro e pedidos de créditos adicionais;

e) planejamento estratégico, planos de metas e programas de avaliação institucional do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

f) política de atuação do Centro de Estudos Judiciários;

g) diretrizes propostas pelo Diretor do Centro de Estudos Judiciários para o desenvolvimento de estudos e pesquisas;

h) programas nacionais de desenvolvimento e aperfeiçoamento para os magistrados da Justiça Federal e para os servidores do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

i) critérios para a progressão e a promoção funcionais dos servidores do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

j) adequação da estrutura organizacional do Conselho da Justiça Federal.

Parágrafo único. São considerados atos normativos os estabelecidos em regulamento próprio.

Art. 19. Consideram-se processos de pedido de providência expedientes que tratam de interesse de terceiros ou que se destinam a garantir a preservação da competência do Conselho da Justiça Federal ou a autoridade de suas decisões não relacionadas aos serviços internos ou procedimentos normativos, tais como:

a) proposta de criação ou extinção de cargos;

b) proposta de criação ou extinção de tribunais regionais federais e de alteração do número de membros;

c) proposta de criação ou mudança de localização de varas;

d) homologação de decisões dos tribunais regionais federais que implicarem aumento de despesa;

e) apreciação das decisões administrativas dos tribunais regionais federais que contrariarem a legislação vigente e as normas editadas pelo Conselho da Justiça Federal;

f) expedientes externos de interesse de pessoas, órgãos ou instituições públicas ou privadas;

g) procedimentos internos relacionados à competência do Conselho da Justiça Federal que não tenham classificação específica nem sejam acessórios ou incidentes;

h) relatórios de auditoria e avaliação dos sistemas contábeis, orçamentários, financeiros, patrimoniais e de pessoal e dos demais sistemas administrativos e operacionais do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus;

i) acompanhamento das decisões judiciais relativas à concessão de direitos e vantagens aos magistrados e servidores da Justiça Federal.

Art. 20. Consideram-se processos de emenda regimental aqueles que tratam da adequação do Regimento Interno do Conselho da Justiça Federal.

Art. 21. O recurso administrativo deverá ser juntado e apreciado no próprio processo em que constar a decisão recorrida.

Art. 22. As atividades de anexação, apensação e desapensação de processos e de juntada de documentos serão realizadas pela unidade de lotação onde se encontrar o processo.

§ 1º A anexação é a inclusão de documentos acessórios, não gerados no sistema informatizado, ao documento ou processo administrativo.

§ 2º A apensação é a tramitação conjunta de dois ou mais documentos ou processos.

§ 3º Os processos poderão ser desapensados para tramitação ou arquivamento.

§ 4º O processo apensado manterá sua numeração de origem, e a tramitação e instrução ocorrerão apenas no processo principal.

§ 5º A juntada é a inclusão de documentos gerados no sistema num determinado documento ou processo.

Art. 23. A cada duzentas páginas deverá ser aberto novo volume do processo.

Parágrafo único. O volume não deve ser encerrado sem a conclusão da informação, parecer ou decisão, ou quando a análise do documento dificultar de imediato sua divisão.

Art. 24. A unidade interessada na juntada de documento deverá encaminhá-lo, com despacho, à unidade de lotação em que se encontrar o processo em instrução, para a realização dessa tarefa.

Art. 25. O sobrestamento do processo administrativo deverá ser precedido de proposta fundamentada a ser submetida ao Secretário-Geral.

Art. 26. O processo administrativo será encaminhado ao arquivo central nos seguintes casos:

I - indeferimento do pleito;

II - atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

III - perda do objeto;

IV - desistência ou renúncia do interessado mediante expressa manifestação;

V - desenvolvimento interrompido injustificadamente por período superior a um ano, excetuando-se os processos disciplinares.

§ 1º Havendo vários interessados, o fato descrito no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do processo, desde que ao menos um interessado permaneça no processo.

§ 2º No caso do inciso V, o processo deverá ser encaminhado ao arquivo após ciência do titular da unidade de lotação onde se encontra o processo administrativo, do interessado e do secretário-geral.

§ 3º Depois de realizado o arquivamento, os processos administrativos digitais encerrados permanecerão à disposição para consulta, pelo prazo previsto no PCTT.

Art. 27. A solicitação de desarquivamento de processo deverá ser motivada pelo titular da unidade requisitante e dirigida à unidade responsável pelo arquivo.

Art. 28. As rotinas de instrução processual da Turma Nacional de Uniformização dos Juizados Especiais Federais serão regulamentadas em instrumento normativo próprio.

Art. 29. O servidor que descumprir as normas definidas nesta portaria estará sujeito à apuração de responsabilidade.

Art. 30. É permitido a qualquer interessado o conhecimento dos termos dos processos administrativos digitais que não tenham caráter sigiloso, ficando assegurado o direito à obtenção de cópias autenticadas digitais ou físicas, mediante requerimento e pagamento das taxas e emolumentos quando devidos.

§ 1º O requerimento poderá ser encaminhado por correio-eletrônico assinado digitalmente pelo interessado ou em meio físico a ser entregue no Protocolo, e será dirigido ao titular da Secretaria-Geral, que designará a unidade responsável pelo seu cumprimento.

§ 2º As cópias em formato digital serão gravadas em mídias, exclusivamente, fornecidas pela administração, como forma de garantir a segurança contra danos aos sistemas informatizados do órgão.

§ 3º Os emolumentos, quando exigidos, corresponderão ao custo da cópia física ou da mídia digital, nos valores registrados em contratos ou no sistema do almoxarifado.

Art. 31. Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário-Geral do Conselho da Justiça Federal.

Art. 32. Revoga-se a Portaria nº 110 de 17 de setembro de 2001, da Secretaria-Geral.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Min. ARI PARGENDLER