O DIRETOR do DEPARTAMENTO de TECNOLOGIA e INFORMAÇÃO do MINISTÉRIO da PREVIDÊNCIA SOCIAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 5º, do Decreto nº 5.469, de 15 de junho de 2005, o COORDENADOR-GERAL de TECNOLOGIA e INFORMAÇÃO do INSS, no uso das atribuições que lhe confere o art. 7º, do Decreto nº 5.513, de 16 de agosto de 2005 e o DIRETOR de OPERAÇÕES da DATAPREV, no uso das atribuições contidas no Manual de Organização da DATAPREV, nomeação no Diário Oficial de 13 de outubro de 2003 e Resolução Dataprev/PR nº 2.585, de 3 de maio de 2005.

CONSIDERANDO a edição da Portaria Ministerial nº 1.369, de 3 de agosto de 2005.

CONSIDERANDO a necessidade da utilização racional e eficaz dos recursos destinados ao serviço de correio eletrônico; resolve:

Art. 1º O acesso ao correio eletrônico será realizado por meio da instalação e configuração de software homologado pela Previdência Social ou por meio de navegador para Internet.

§ 1º Considera-se serviço de correio eletrônico um sistema de mensageria utilizado para criar, enviar, encaminhar, responder, arquivar, manter, copiar, mostrar, ler ou imprimir informações com o propósito de comunicação entre redes de computadores ou entre pessoas ou grupos;

§ 2º Considera-se usuário a pessoa física, ou unidade da estrutura organizacional ou grupo de trabalho com reconhecimento e habilitação pela administração do correio eletrônico no uso deste serviço;

§ 3º Considera-se caixa postal a área de armazenamento que contém as mensagens do usuário nos servidores de correio eletrônico hospedados na DATAPREV;

§ 4º Considera-se lista de usuários um grupo de caixas postais de correio eletrônico que objetiva a disseminação de informações relacionadas a uma determinada área ou assunto;

Art. 2º Os órgãos, unidades e entidades da Previdência Social devem promover, junto aos seus servidores, o incentivo ao uso do serviço de correio eletrônico no desempenho de suas atividades funcionais, objetivando a racionalização do trabalho e o aumento da produtividade.

Art. 3º As caixas postais são divididas em três tipos:

I - Pessoal, que é atribuída a uma pessoa física.

II - Institucional, que é atribuída a uma unidade da estrutura organizacional da Previdência Social.

III - De serviço, que é atribuída a um grupo de trabalho com atividades específicas.

§ 1º Todo usuário terá apenas uma caixa postal;

§ 2º As caixas postais institucionais e de serviço devem possuir um único responsável pelos atos decorrentes de sua utilização;

§ 3º É vedada a tentativa de acesso às caixas postais de terceiros.

§ 4º O Administrador do Correio Eletrônico seguirá a padronização de nome estabelecido pelo governo federal para os nomes das caixas postais.

§ 5º O Administrador do Correio Eletrônico procederá a adequação de todos os nomes de caixas postais ao padrão do governo federal no prazo de até 90 (noventa) dias.

§ 6º As caixas postais do Correio Eletrônico são de propriedade da Previdência Social.

Art. 4º As solicitações de caixas postais deverão ser encaminhadas à Administração do Correio Eletrônico, pela chefia imediata ou superior com os dados cadastrais dos usuários.

Art. 5º As caixas de correio eletrônico que podem receber e enviar mensagens por meio da Internet destinam-se privativamente aos servidores e empregados da Previdência Social.

§ 1º Autorizações para usuários que não se enquadrem no caput deste artigo são de competência das seguintes autoridades:

I - Chefe de gabinete do MPS;

II - Secretários e Diretores do MPS;

III - Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do MPS;

IV - Consultor Jurídico do MPS;

V - Coordenadores-Gerais do MPS;

VI - Chefe da Assessoria de Pesquisa Estratégica - APE;

VII - Chefe da Assessoria de Gerenciamento de Risco - AGR;

VIII - Diretores do INSS;

IX - Auditor-geral do INSS;

X - Corregedor-geral do INSS;

XI - Coordenadores-Gerais do INSS;

XII - Gerentes Regionais;

XIII - Gerentes-Executivos;

XIV - Procurador-Chefe Nacional da Procuradoria Federal Especializada - INSS;

XV - Diretores da DATAPREV.

§ 2º Até a implantação da estrutura definitiva da Receita Federal do Brasil, conforme arts. 32 e 33 da Medida Provisória nº 258, de 21 de julho de 2005, terão competências equivalentes os Coordenadores-Gerais e Delegados da Receita Federal do Brasil;

§ 3º Até 31 de julho de 2006, terão competência equivalente os Chefes de Divisão e de Serviço do Órgão de Arrecadação da Procuradoria-Geral Federal.

Art. 6º A caixa postal sem movimentação por um período igual ou superior a três meses será bloqueada automaticamente pela administração do correio eletrônico.

Parágrafo único. Não havendo solicitação para reativar a referida caixa postal, no prazo de 30 (trinta) dias após o seu bloqueio, a mesma será excluída.

Art. 7º O tamanho das mensagens, incluindo arquivos anexos, bem como, a quantidade máxima de destinatários serão determinados por Portaria Conjunta dos signatários deste ato.

Art. 8º O usuário deve observar os critérios de classificação de informação definidas no Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, quando enviar mensagens pelo correio eletrônico, sendo de sua responsabilidade a proteção das informações classificadas como sigilosas.

Art. 9º É vedado o envio de mensagens contendo:

I - material ilegal, obsceno, pornográfico, ofensivo, preconceituoso ou discriminatório;

II - material publicitário que não guarde interesse com as atividades desempenhadas pela Previdência Social;

III - relação, total ou parcial, de endereços dos usuários do correio eletrônico da Previdência Social;

IV - material protegido por leis de propriedade intelectual, salvo se devidamente autorizado;

V - vírus ou programas de computador que não sejam destinados ao desempenho de suas funções ou que possam ser considerados nocivos ao ambiente de rede da Previdência Social.

VI - "correntes" e informações falsas (hoax);

VII - material de natureza político-partidária;

VIII - músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho;

IX - material contrário aos interesses da Previdência Social.

X - Informações de propriedade da Previdência Social, quando não houver interesse institucional.

Art. 10. A criação de listas de usuários será autorizada exclusivamente pelas seguintes autoridades:

I - Ministro de Estado da Previdência Social;

II - Chefe de gabinete do MPS;

III - Secretários e Diretores do MPS;

IV - Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do MPS;

V - Consultor Jurídico do MPS;

VI - Chefe da Assessoria de Pesquisa Estratégica - APE;

VII - Chefe da Assessoria de Gerenciamento de Risco - AGR;

VIII - Diretores do INSS;

IX - Auditor-geral do INSS;

X - Corregedor-geral do INSS;

XI - Coordenadores-Gerais do INSS

XII - Gerentes Regionais;

XIII - Gerentes Executivos;

XIV - Procurador-Chefe Nacional da Procuradoria Federal Especializada - INSS;

XV - Diretores da DATAPREV.

§ 1º As áreas de recursos humanos fornecerão à administração do correio eletrônico as informações sobre a lotação de funcionários para criação e manutenção das listas que correspondam às unidades da estrutura organizacional.

§ 2º As listas não terão limite de usuários, sendo que, apenas o proprietário terá permissão para envio de mensagens.

§ 3º A Dataprev disponibilizará, em 60 (sessenta) dias, uma ferramenta para fórum de discussão destinada a substituir as listas existentes com esta finalidade.

§ 4º As listas que não se enquadram no disposto neste ato serão excluídas 90 (noventa) dias após a publicação desta Portaria.

§ 5º O período de validade das listas será de 1 (um) ano podendo ser renovado por sucessivos períodos.

Art. 11. Compete à DATAPREV por meio da Administração do Correio Eletrônico:

I - Operar e garantir a disponibilidade do serviço de correio eletrônico;

II - Estabelecer e manter um processo sistemático para gravação e retenção de registros históricos sobre envio e recebimento de mensagens por um período de 60 (sessenta) meses;

III - Estabelecer e manter um processo sistemático para gravação e retenção das caixas postais por um período de 2 (dois) meses;

IV - Manter a proteção contra vírus e spam nos servidores de correio eletrônico;

V - Bloquear arquivos com extensões que impliquem em risco de segurança;

VI - Monitorar o ambiente, por meio de ferramentas sistêmicas, a fim de preservar a integridade das informações e identificar possíveis violações ao disposto nesta Portaria;

VII - Informar à Coordenação-Geral de Informática do MPS, Coordenação-Geral de Tecnologia e Informação do INSS ou Coordenação Geral de Segurança de Informações da DATAPREV, de acordo com o órgão de subordinação do usuário, o possível descumprimento de qualquer dos artigos desta Portaria, apresentando o ocorrido para apuração de responsabilidades;

Parágrafo único. A eliminação dos registros históricos será sobrestada em caso de auditoria, ou qualquer outro tipo de notificação administrativa ou judicial.

Art. 12. Compete ao usuário:

I - Utilizar o correio eletrônico para troca de mensagens que sejam do interesse da Previdência Social;

II - Gerenciar e manter a sua caixa postal e respectivas pastas particulares;

III - Não permitir acesso de terceiros ao correio eletrônico;

IV - Criar, quando necessário, listas particulares de usuários;

V - Notificar a administração do correio eletrônico e a sua chefia imediata ou superior, quando do recebimento de mensagens que contrariem o disposto nesta Portaria.

Art. 13. Compete à Assessoria de Comunicação Social do Ministério da Previdência Social:

I - Elaborar campanhas de sensibilização e conscientização do usuário visando as melhores práticas no uso do Correio Eletrônico;

II - Elaborar no prazo de 30 dias, após a publicação desta Portaria, material informativo contendo recomendações e melhores práticas para utilização do Correio Eletrônico.

Art. 14. Compete às áreas de Recursos Humanos:

I - Informar à Administração do Correio Eletrônico, as ocorrências relativas aos desligamentos e afastamentos superiores a três meses, de servidores ou empregados;

II - Comunicar, em até 48 horas, à Administração do Correio Eletrônico o desligamento de empregados terceirizados, temporários e estagiários para a exclusão definitiva da caixa postal;

III - Informar, em até 48 horas, à Administração do Correio Eletrônico quaisquer movimentações de servidores ou empregados.

Art. 15. A utilização do serviço de correio eletrônico da Previdência Social sujeita o usuário ao disposto nesta Portaria.

§ 1º Para utilização deste serviço, o usuário assinará Termo de Responsabilidade, tomando conhecimento do disposto nesta Portaria.

§ 2º Os usuários das caixas postais existentes na data da publicação desta Portaria receberão por meio da Administração do correio eletrônico o termo de responsabilidade e terão 30 dias para assinatura e encaminhamento à área de Recursos Humanos correspondente, sob pena de bloqueio.

Art. 16. Esta Portaria aplica-se a todos os órgãos, unidades e entidades da Previdência Social e a servidores, empregados, contratados, estagiários e prestadores de serviço.

Art. 17. Esta Portaria aplica-se a todos os órgãos da Receita Federal do Brasil enquanto usuários da infra-estrutura da rede e do serviço de correio eletrônico da Previdência Social.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

MARCELO NARVAES FIADEIRO

Diretor do Departamento de Tecnologia da Informação do Ministério da Previdência Social

RODRIGO NOVAIS COUTINHO

Coordenador-Geral de Tecnologia da Informação - INSS

SÉRGIO PAULO VEIGA TORRES

Diretor de Operações - DATAPREV