O Procurador-Geral da União e a Procuradora-Geral Federal, no uso das atribuições que lhes conferem, respectivamente, o art. 9º da Lei Complementar 73, de 10 de fevereiro de 1993, e o inciso I do § 2º do art. 11 da Lei nº 10.480, de 2 de julho de 2002, e:

Considerando a necessidade de preservação da memória dos documentos produzidos pela Procuradoria-Geral da União e pela Procuradoria-Geral Federal;

Considerando a desnecessidade de manter em arquivo dossiês administrativos de processos judiciais findos, desprovidos de valor permanente, por conterem apenas cópias de peças processuais;

Considerando a necessidade de acompanhamento especial em ações relevantes, conforme estabelecido na Portaria nº 87, de 17 de fevereiro de 2003, do Excelentíssimo Senhor Advogado-Geral da União;

Considerando a necessidade de a Procuradoria-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal darem cumprimento à Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; e

Considerando, ainda, a necessidade de adoção de procedimentos uniformes pela Procuradoria-Geral da União e Procuradoria-Geral Federal;

Resolvem:

Art. 1º Os mandados de citação, intimação e notificação recebidos dos tribunais superiores devem ser arquivados, por sua ordem cronológica, em pastas divididas por Tribunal e por seus órgãos fracionários.

Parágrafo único. As pastas contendo os mandados de citação, intimação e notificação, referidas no caput, devem ser mantidas em arquivo corrente e descartadas após decorrido o prazo de 2 (dois) anos, a contar da data do recebimento dos sobreditos documentos.

Art. 2º A contrafé de ato judicial praticado perante tribunal superior deve ser arquivada juntamente com aquelas referentes ao mesmo processo judicial, formando um dossiê simplificado.

§ 1º O dossiê referido no caput deve ser descartado após o trânsito em julgado da ação, por conter apenas cópias de peças de processos judiciais findos.

§ 2º Os dossiês criados para acompanhamento de processos perante outros juízos ou tribunais não devem ser remetidos à Procuradoria-Geral da União e à Procuradoria-Geral Federal, salvo se solicitados.

Art. 3º As notas internas elaboradas no âmbito da Procuradoria-Geral da União e da Procuradoria-Geral Federal, que tenham por objeto a constatação da desnecessidade da interposição de recurso ou da propositura de quaisquer medidas judiciais, devem ser arquivadas, pelo tempo mínimo de 5 (cinco) anos, para resguardo da responsabilidade pessoal de seus subscritores.

Art. 4º Os dossiês relativos às ações relevantes, assim consideradas conforme o previsto na Portaria nº 87, de 17 de fevereiro de 2003, do Advogado-Geral da União, devem conter cópia das principais peças processuais, de acordo com o disposto em seu art. 2º.

§ 1º Os dossiês relativos às ações relevantes, em tramitação nos tribunais superiores, devem ser formados na Procuradoria-Geral da União e na Procuradoria-Geral Federal, de ofício, ou após a comunicação de relevância pelas procuradorias subordinadas, quando da subida de recurso para tribunal superior ou para o Supremo Tribunal Federal.

§ 2º A comunicação de que trata o parágrafo anterior deve ser realizada de acordo com a orientação dada pela Coordenação-Geral de Ações Relevantes, no âmbito da Procuradoria-Geral da União, e pelo Adjunto de Contencioso, no âmbito da Procuradoria-Geral Federal.

§ 3º Os dossiês referidos no caput criados para acompanhamento de processos perante outros juízos ou tribunais não devem ser remetidos à Procuradoria-Geral da União e à Procuradoria-Geral Federal, salvo se solicitados.

§ 4º O dossiê de que trata o caput deve ser mantido no arquivo corrente e descartado após 2 (dois) anos, a contar do trânsito em julgado da ação.

Art. 5º Os pareceres, as informações e as notas, aprovados pelo Procurador-Geral da União e pelo Procurador-Geral Federal, com exceção das notas internas de que trata o art. 3º, devem ser elaborados em duas vias, sendo uma delas juntada ao procedimento administrativo e a outra encadernada em livro próprio, mantido na Coordenação-Geral de Documentação e Informação da Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da União.

Parágrafo único. Os autos dos procedimentos administrativos oriundos de outros órgãos ou entidades e remetidos à Procuradoria-Geral da União ou à Procuradoria-Geral Federal devem ser devolvidos à origem imediatamente após o cumprimento da diligência.

Art. 6º As regras de caráter geral, elaboradas pela Procuradoria-Geral da União e pela Procuradoria-Geral Federal, devem ser expedidas como ordem de serviço ou orientação, podendo ser divulgadas por qualquer meio de comunicação.

Parágrafo único. Os atos referidos no caput devem ser numerados e encadernados em livro próprio, mantidos na Coordenação-Geral de Documentação e Informação da Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da União.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições e as orientações em contrário.

MOACIR ANTONIO MACHADO DA SILVA

Procurador-Geral da União

CÉLIA MARIA CAVALCANTI RIBEIRO

Procuradora-Geral Federal