O Secretário Executivo da Tributação, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo inciso III do art. 45 do Regulamento Geral da Secretaria de Finanças, instituído pelo Decreto nº 11.852, de 18 de março de 1981,

Considerando a necessidade de padronizar e simplificar os formulários disponibilizados para os contribuintes da Secretaria de Finanças;

Considerando a necessidade de estabelecer normas relacionadas ao atendimento ao público no âmbito da Secretaria de Finanças;

Resolve:

Art. 1º A criação ou a alteração de formulários será coordenada pelas Gerências Gerais, que deverão observar as seguintes diretrizes:

I - os formulários deverão ser padronizados no âmbito da Secretaria Executiva de Tributação, facilitando o entendimento por parte do contribuinte e a manutenção dos documentos pelas Unidades responsáveis;

II - o nome do formulário deverá ser claro, de modo a não gerar qualquer dúvida quanto à sua natureza;

III - os campos do formulário deverão solicitar informações que sejam essenciais e diretamente relacionadas com a demanda a que ele se destina, e devem ser agrupados por similaridade, para facilitar o entendimento e o preenchimento;

IV - sempre que possível, os formulários utilizarão campos pré-impressos, onde a escolha do texto será feita pela marcação de um sinal (X);

V - o formulário utilizará uma linguagem simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos, facilitando o preenchimento por parte do contribuinte;

VI - sempre que possível, os formulários obedecerão às especificações contidas nas Normas Técnicas da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT.

Art. 2º Os órgãos de atendimento ao público observarão as seguintes diretrizes nas relações entre si e com o cidadão:

I - presunção de boa-fé;

II - compartilhamento de informações;

III - atuação integrada e sistêmica na expedição de certidões e documentos comprobatórios de regularidade;

IV - racionalização de métodos e de procedimentos de controle;

V - eliminação de formalidades e de exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido;

VI - aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento ao cidadão e a propiciar melhores condições para o compartilhamento das informações.

Art. 3º Os órgãos que necessitarem de documentos comprobatórios de regularidade de situação do cidadão, certidões ou outros documentos comprobatórios que constem em base de dados oficial da administração tributária municipal deverão obtê-los diretamente do respectivo órgão ou entidade.

§ 1º Excluem-se da aplicação do disposto no caput situações expressamente previstas em lei.

§ 2º Quando não for possível a obtenção de documentos comprobatórios de regularidade de situação diretamente do órgão ou entidade expedidora, os fatos poderão ser comprovados mediante declaração escrita e assinada pelo cidadão, que, em caso de declaração falsa, ficará sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis.

§ 3º As certidões ou outros documentos que contenham informações sigilosas do cidadão somente poderão ser obtidas por meio de sua autorização expressa.

Art. 4º No atendimento aos requerimentos do cidadão, os órgãos observarão as seguintes práticas:

I - padronização de procedimentos referentes à utilização de formulários, guias e outros documentos;

II - vedação de recusa de recebimento de requerimentos pelos serviços de protocolo, salvo quando o órgão ou entidade for manifestamente incompetente.

§ 1º Na ocorrência da hipótese referida no inciso II, os serviços de protocolo e de atendimento deverão prover as informações e as orientações necessárias para que o cidadão possa dar andamento ao requerimento.

§ 2º Ocorrendo a recusa ou o impedimento por parte do contribuinte em suprir de imediato a documentação necessária para a correta abertura do processo, os setores de atendimento poderão indeferir liminarmente o pleito, relatando o ocorrido, ou colocar o processo em exigência.

§ 3º Após a protocolização do requerimento, caso o agente público verifique que o órgão ou entidade é incompetente para o exame ou decisão da matéria, este deverá providenciar a remessa imediata do requerimento ao órgão ou entidade competente.

§ 4º Quando a remessa referida no § 2º não for possível, o interessado deverá ser comunicado imediatamente do fato para adoção das providências a seu cargo.

§ 5º Em caso de falha dos setores de protocolo na conferência da documentação, o setor recebedor do processo deverá colocar este em exigência e comunicar o fato aos primeiros, para sanar a pendência.

Art. 5º Não será exigida prova de fato já comprovado pela apresentação de outro documento válido.

Art. 6º Para complementar informações ou solicitar esclarecimentos, a comunicação entre o órgão ou entidade e o interessado poderá, conforme o caso, ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, correspondência, telegrama, fax ou correio eletrônico, registrando-se a circunstância no processo.

Art. 7º Todas as Gerências, Unidades, Divisões, Setores, Assistências ou áreas existentes na Secretaria Executiva de Tributação deverão manter atualizadas as informações referentes aos respectivos assuntos relacionados a cada local, tais como denominações, documentação necessária, prazos processuais, passos da tramitação de cada assunto e os dados cadastrais dos setores, visando a facilitar o entendimento por parte dos públicos interno e externo desta Secretaria.

Art. 8º O controle dos processos será diário com o objetivo de cumprir os prazos estabelecidos por cada Unidade e o bom atendimento ao cidadão.

Art. 9º Salvo na existência de dúvida fundada quanto à autenticidade e no caso de imposição legal, fica dispensado o reconhecimento de firma, quando assinado perante o servidor público a quem deva ser apresentado.

Art. 10. A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original.

§ 1º A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original, pelo próprio servidor a quem o documento deva ser apresentado.

§ 2º Verificada, a qualquer tempo, falsificação de assinatura ou de autenticação de documento público ou particular, o órgão ou entidade considerará não satisfeita a exigência documental respectiva e obrigatoriamente dará conhecimento do fato à autoridade competente para adoção das providências administrativas, civis e penais cabíveis.

Art. 11. Os órgãos de atendimento ao público poderão aplicar periodicamente pesquisa de satisfação junto aos usuários de seus serviços e utilizar os resultados como subsídio relevante para reorientar e ajustar os serviços prestados.

Art. 12. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Recife, 15 de abril de 2014.

Márcio Gustavo T. G. de Carvalho

Secretário Executivo da Tributação

SECRETARIA DE FINANÇAS

GERÊNCIA GERAL DE TRIBUTOS MERCANTIS

UNIDADE DE FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA