O Diretor-Geral do Departamento Municipal de Água e Esgotos, no uso de suas atribuições legais:

- Considerando o que determina o Decreto nº 17.254, de 02.09.2011 da PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, que: estabelece normas gerais para a formação e trâmite dos processos administrativos no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município; e revoga a Ordem de Serviço nº 004/1993, de 15 de fevereiro de 1993;

- Considerando a necessidade de adequar os artigos 1º, inciso I; 2º; 3º; 5º, § 1º e 2º; 6º; 10º; 15º, § 1º; 16º, parágrafo único; 18º; 19º, § 3º; 20º; 21º; 23º; 24º, § 1º e 2º; 27º; 28º; 32º e 33º do Decreto nº 17.524, de 02.09.2011, já referido, dada a especificidades da estrutura administrativa e operacional do DMAE.

Determina:

Art. 1º A instauração de processos no âmbito do Departamento Municipal de Água e Esgotos dar-se-á:

I - pela iniciativa dos particulares ou servidores do Município, por meio de requerimento dirigido ao Diretor-Geral, o qual deverá conter:

a) os nomes, prenomes, profissão, domicílio e residência do requerente;

b) o fato e os fundamentos do pedido;

c) o pedido, com suas especificações;

d) o rol de documentos, caso tenham sido apresentados para instrução do requerimento;

e) o instrumento de mandato, na hipótese de o requerente estar sendo representado;

f) o local, a data e assinatura do requerente ou de seu representante legal, e;

II - pela iniciativa dos entes ou órgãos do Executivo do Município, por meio de memorando, o qual, além do número do ato e a data da expedição, deverá estar identificado com a sigla e código da unidade que a expedir, o código do assunto e, caso sejam apresentados, vir acompanhado do rol de documentos.

§ 1º Todas as folhas apresentadas para registro deverão estar numeradas e rubricadas no canto superior direito.

§ 2º Os códigos a que se refere o inc. II são os do sistema de gerenciamento de processos administrativos.

Art. 2º A protocolização ocorrerá no Protocolo Geral, salvo se o objeto do pedido for:

I - de ordem comercial, nesses casos os processos serão abertos nos Postos de Atendimento Comercial da Divisão de Arrecadação - DVC;

II - a aprovação de projetos hidrossanitários, nestes casos os processos serão abertos no Posto de Atendimento da Divisão de Instalações - DVI.

Parágrafo único. Aos protocolos, quando do registro, incumbirá identificar todas as folhas com o número do processo.

Art. 3º Na hipótese do inc. II do art. 1º, no âmbito do município de Porto Alegre, somente o Prefeito, os Secretários, o Procurador-Geral do Município, os Diretores-Gerais de Autarquias, Presidentes de Fundações, Diretor-Presidente de Empresa Pública e Diretor de Sociedade de Economia Mista, bem como os ocupantes de funções de confiança (FGs) e cargos em comissão (CCs), ambas a partir do nível 5 (cinco), poderão determinar a instauração.

Parágrafo único. No âmbito do DMAE, poderão determinar a instauração de processo administrativo: o Diretor-Geral; os Superintendentes; os Diretores de Divisão; os ocupantes de funções de confiança (FGs) e cargos em comissão (CCs), ambas a partir do nível 5 (cinco); bem como; os Procuradores e Assessores Jurídicos; os Chefes dos Núcleos de Apoio Administrativo; e os Oficiais de Gabinete.

Art. 4º O processo de expediente único iniciará suas etapas, cada qual, com novo requerimento, atribuindo-se, inclusive, nova ordem de numeração das folhas.

Art. 5º Os apensamentos e desapensamentos de processos são atribuições do Setor de Protocolo Geral.

Parágrafo único. O apensamento deverá ser efetuado segundo ordem cronológica decrescente de instauração dos processos.

Art. 6º Apenas as pessoas referidas no art. 3º, parágrafo único, poderão, nos autos do processo, determinar o apensamento e o desapensamento.

Art. 7º O apensamento e o desapensamento devem ser registrados no sistema de gerenciamento de processos administrativos.

Art. 8º Àquele que incluir folhas nos autos incumbirá, no canto superior direito delas, numerá-las, mantendo a sequência, rubricá-las e nelas mencionar o número do processo.

Art. 9º A fim de preservar a sucessão lógica dos atos e termos do processo, as inclusões ou retiradas de folhas ou documentos que o compõem devem nele ser certificada, aludindo-se a razão de tal ação.

Art. 10. Excepcional e fundamentadamente, as pessoas referidas no art. 3º, parágrafo único, poderão, substituindo por cópias autenticadas, retirar ou determinar a retirada de folhas ou documentos dos autos do processo.

Art. 11. As manifestações acrescidas nos processos devem ser claras e objetivas, preferencialmente digitadas e indicar seu autor, cargo ou função, órgão e matrícula, bem como estarem datadas e assinadas.

§ 1º Quando manuscritas ou carimbadas, as manifestações devem estar legíveis e em letra de forma.

§ 2º Em qualquer hipótese, deve-se utilizar tinta escura azul e indelével.

Art. 12. Não se admitem espaços em branco, entrelinhas, emendas ou rasuras, sendo, outrossim, vedado o uso de qualquer tipo de corretivo.

Parágrafo único. Retificações, acréscimos ou cancelamentos deverão ser, respectivamente, precedidos das expressões "digo", "Em tempo" ou "sem efeito".

Art. 13. O deslocamento de processos somente dar-se-á com a expedição da guia de andamento gerada pelo sistema de gerenciamento de processos administrativos.

Art. 14. Para os casos de despachos de expediente, a permanência dos processos em uma mesma unidade de trabalho fica limitada ao prazo de 5 (cinco) dias úteis.

§ 1º Na impossibilidade do andamento dar-se dentro desse prazo, o servidor exporá sucintamente os motivos no corpo do processo.

§ 2º Entende-se por despacho de expediente todo e qualquer ato desprovido de cunho analítico ou decisório.

Art. 15. Os processos apenas serão encaminhados para arquivamento depois de decorridos, no mínimo, 3 (três) meses de sua instauração.

§ 1º Somente as pessoas referidas no art. 3º, parágrafo único, poderão determinar o arquivamento de processos, incumbindo-lhes providenciar o registro do despacho na primeira folha dos autos e da situação no sistema de gerenciamento de processos administrativos.

§ 2º Para fins do disposto neste artigo, as situações admitidas para registro no sistema de gerenciamento de processos administrativos são:

I - deferido;

II - deferido parcialmente;

III - indeferido; e

IV - arquivado.

Art. 16. Os atos processuais são públicos, salvo se as pessoas referidas no art. 20 determinarem o sigilo, a fim de preservar a segurança da sociedade e do Estado, o interesse público e a intimidade das pessoas.

§ 1º Essas hipóteses devem correlacionar-se a fatos que justifiquem e estar demonstradas nos autos do processo.

§ 2º Caberá à consultoria jurídica analisar as justificativas apresentadas, e determinar se o processo tramitará ou não em sigilo.

Art. 17. No anverso da capa dos autos de processos sob sigilo constará a expressão "sigilo", escrita com caracteres ostensivos e legíveis.

Art. 18. O direito de consultar processos sob sigilo ou de pedir cópias de seus atos ou termos está condicionado a autorização das pessoas referidas no art. 20º.

Art. 19. Terão prioridade na tramitação:

I - os anteprojetos de lei;

II - os projetos de lei aprovados pela Câmara Municipal;

III - os pedidos de informações e providências oriundos do Tribunal de Contas e da Câmara Municipal;

IV - as requisições oriundas do Poder Judiciário, do Ministério Público e do Tribunal de Contas;

V - os processos disciplinares e de sindicância;

VI - os pedidos de pagamento de auxílio funeral;

VII - os processos em que figurem como parte ou interessado criança ou adolescente, pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos ou portadora de doença grave; e

VIII - outras causas cujos prazos são estabelecidos por lei.

§ 1º As hipóteses dos incisos I e VII deverão ter sua tramitação concluída no prazo de até 60 (sessenta) dias, prorrogáveis, justificadamente, uma única vez por igual período; as demais hipóteses observarão os prazos da lei.

§ 2º Os prazos computar-se-ão, excluindo o dia do começo e incluindo o do vencimento, a partir da data de recebimento do documento, que deverá ser encaminhado ao setor ou ente responsável no prazo de até 2 (dois) dias úteis.

§ 3º Os mandados de citação serão recebidos exclusivamente pelo Diretor-Geral;

§ 4º Os mandados de intimação e notificação, expedidos pelo Poder Judiciário contra o DMAE, deverão ser recebidos pelo Diretor-Geral ou na Consultoria Jurídica pelo seu Diretor. Caberá à Consultoria Jurídica emitir à Direção Geral relatório mensal das citações, intimações e notificações, com a quantidade de ocorrências recebidas e as respectivas qualificações.

Art. 20. O Diretor-Geral; os Superintendentes; os Diretores de Divisão; os Coordenadores: da Unidade de Comunicação Social (UCS), da Universidade Corporativa (UNIDMAE); da Coordenação de Planejamento (COP), os Chefes de Serviços autônomos; os Procuradores e Assessores Jurídicos; o Chefe de Gabinete da Direção Geral; os Assessores das Direções e Superintendências; e os Oficiais de Gabinete; poderão determinar a tramitação de processos com urgência, fixando apenas o tempo conveniente.

Art. 21. No anverso da capa dos autos de processos com urgência de tramitação constará a expressão "urgente", escrita na cor vermelha, com caracteres ostensivos e legíveis, bem como, a razão da urgência.

Art. 22. Na impossibilidade de se atender aos prazos previstos, as causas deverão ser prontamente justificadas nos autos do processo.

Art. 23. Somente as pessoas referidas no art. 3º, parágrafo único, poderão, por e-mail, endereçados a dmaearq@dmae.prefpoa.com.br, requisitar processos, respeitadas as disposições sobre o sigilo.

Art. 24. A solicitação de cópias não será protocolizada, sendo atendida diretamente pelo Setor de Protocolo Geral.

§ 1º Somente as pessoas referidas no art. 3º, parágrafo único, poderão autorizar a extração de cópias do processo, respeitadas as disposições sobre o sigilo.

§ 2º O fornecimento de cópias somente se dará com a apresentação do comprovante de pagamento de taxa, recolhida por Guia de Arrecadação.

Art. 25. Fica vedado carimbar e fixar papéis ou documentos, sem necessidade, bem como fazer anotações no anverso e verso da capa e contracapa dos processos e nos documentos que lhes dão origem.

Parágrafo único. Documentos ou minutas, somente enquanto em trânsito para assinatura, poderão ser acondicionados em invólucro transparente fixado no anverso da contracapa dos autos do processo.

Art. 26. Salvo quanto aos originais de documentos, que terão sua integridade totalmente preservada, eventuais espaços livres nos anversos e versos das folhas dos autos do processo deverão ser utilizados.

Art. 27. Os servidores que operam, manuseiam ou transportam processos, são responsáveis pela adequada conservação deles.

Art. 28. As restaurações da capa e contracapa dos processos deverão ser solicitadas ao Setor de Protocolo Geral.

Art. 29. O extravio de documentos, de instauração ou instrução, ou dos autos do processo, implicará em abertura de processo disciplinar.

Art. 30. Incumbe às chefias instruírem seus subordinados e zelar pelo perfeito cumprimento das normas aqui contidas.

Art. 31. Estas normas deverão ser impressas na capa e contracapa de processos.

Art. 32. Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Revogam-se as disposições em contrário.

Porto Alegre, 05 de março de 2012.

FLAVIO FERREIRA PRESSER,

Diretor-Geral