O Prefeito de Manaus, no uso da competência que lhe confere o art. 128, inc. I, da Lei Orgânica do Município de Manaus,

Considerando a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação previsto no inc. XXXIII, art. 5º, inc. II, § 3º, art. 37 e no § 2º, art. 216 da Constituição Federal;

Considerando o disposto no inc. XIII, art. 5º da Lei Federal nº 13.460, de 26 de junho de 2017, que prevê aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento ao usuário e a propiciar melhores condições para o compartilhamento das informações;

Considerando a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

Considerando a Lei Federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos;

Considerando a Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021, que dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o Governo Digital e para o aumento da eficiência pública;

Considerando o disposto no art. 91 da Lei Municipal nº 1.997, de 18 de junho de 2015, que autoriza a produção, a tramitação e o arquivamento dos atos do processo administrativo por meio eletrônico;

Considerando a Lei Municipal nº 2.926, de 30 de junho de 2022, que dispõe sobre a organização do Arquivo Público, cria o Conselho Municipal de Arquivos (COMARQ) e o Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ) no âmbito do município de Manaus;

Considerando o Decreto Municipal nº 4.157, de 20 de setembro de 2018, que regulamenta o acesso às informações no âmbito do Poder Executivo Municipal;

Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações constituem instrumento de eficácia administrativa e de preservação dos documentos de interesse público, probatório ou informativo no âmbito da administração municipal direta e indireta;

Considerando o teor do Ofício nº 0368/2023 - GS/SEMEF e o que consta nos autos do Processo nº 2023.11209.11209.0.015808 (Siged) (Volume 1),

Decreta:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Fica obrigatório o uso do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos - SIGED, para efeito de protocolização, produção, autuação, distribuição, tramitação, consulta e arquivamento de processos e documentos por todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, exceto quando:

I - tal medida for tecnicamente inviável, desde que diagnosticada pela Subsecretaria de Tecnologia da Informação da Secretaria Municipal de Finanças e Tecnologia da Informação - SUBTI/SEMEF;

II - houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; ou

III - os processos existentes em meio físico já estiverem em tramitação via Sistema de Protocolo Integrado - PROTUS até o seu encerramento e posterior arquivamento.

§ 1º A partir de 1º de abril de 2023 não será permitida a abertura de novos processos via PROTUS.

§ 2º No caso das exceções previstas neste artigo, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial provisória, e, quando do retorno do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SIGED, devendo justificar o ocorrido por meio de documento assinado por servidor ou autoridade competente.

§ 3º A exceção do inc. III deste artigo não se aplica aos processos administrativos de despesas, devendo ser criados e tramitados obrigatoriamente via SIGED pelo órgão ou entidade de origem.

Art. 2º São diretrizes do SIGED, visando a garantir confiabilidade, disponibilidade, segurança, confidencialidade e integridade das informações relativas a documentos e processos realizados:

I - transparência;

II - gestão do conhecimento, visando a facilidade e agilidade na obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativo a documentos, processos e serviços administrativos;

III - celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal; e

IV - adoção de práticas de gestão alinhadas com os princípios da sustentabilidade e com a redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional.

CAPÍTULO II - DOS CONCEITOS

Art. 3º Para os fins deste Decreto, consideram-se:

I - anexação: funcionalidade que permite juntar, de maneira permanente, processos ou documentos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único;

II - apensação: união de um ou mais processos a um outro processo, destinada à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não;

III - arquivamento: conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documento ou processo eletrônico;

IV - arquivo eletrônico: informação registrada e codificada em dígitos binários, por meio de um equipamento eletrônico;

V - assinatura eletrônica: dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos neste Decreto;

VI - autenticação: ato de verificar a autenticidade de um documento comparando-o com o registrado no sistema SIGED;

VII - autuação: cadastro inicial de processo ou documento no SIGED;

VIII - certificado digital: identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica, equivalente a um documento de identificação virtual;

IX - classificação arquivística: código utilizado para identificação dos documentos criados no âmbito do SIGED, conforme o Plano de Classificação inserido no sistema;

X - desapensação: separação ou retirada de um processo que estava apensado a outro processo, retornando às origens;

XI - desentranhamento: retirada de processos ou documentos de um outro processo, ou de um documento de um outro documento;

XII - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para arquivo digital;

XIII - distribuição: movimentação de processos ou documentos para servidores dentro do mesmo setor;

XIV - documento eletrônico (e-doc): conjunto de arquivos eletrônicos e de informações registradas sobre os documentos;

XV - documentos de arquivo: aqueles produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XVI - e-PAD: processo administrativo de despesa eletrônico dentro do ambiente do SIGED;

XVII - e-PUD: processo único de despesa eletrônico dentro do ambiente do SIGED;

XVIII - expedição: movimentação de processos ou documentos entre setores de diferentes unidades gestoras;

XIX - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos;

XX - nível de acesso: classificação utilizada no cadastro de cada processo ou documento no SIGED em relação ao acesso do seu conteúdo, de acordo com a(s) legislação(ões) específica(s);

XXI - número único de protocolo (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo ou documento, produzido, recebido ou autuado no âmbito do SIGED, contendo as seguintes informações: ano de criação, órgão ou entidade, departamento de elaboração, código identificador e número sequencial;

XXII - permissão de consulta: classificação utilizada no cadastro de processo ou documento no SIGED em relação à possibilidade de visualização das informações, sendo subordinada ao nível de acesso;

XXIII - processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos ou atos processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico;

XXIV - protocolização: ato de protocolizar documentos via SIGED Web;

XXV - responsável setorial/seccional pelo sistema SIGED: servidor(e s) responsável(eis) da área de tecnologia da informação do órgão ou entidade do Poder Executivo Municipal designado(s) para atendimento das demandas relacionadas ao SIGED no âmbito da sua respectiva unidade gestora;

XXVI - retirada: é a exclusão de um processo ou documento antes de ser tramitado;

XXVII - SIGED Web: ambiente virtual por meio do qual o usuário externo pode protocolizar, assinar e gerir processos ou documentos;

XXVIII - sobrestamento: suspensão temporária de processos ou documentos;

XXIX - tramitação: movimentação de processos ou documentos entre setores da mesma unidade gestora;

XXX - usuário auditor: servidor público não pertencente ao Poder Executivo Municipal que, no exercício da sua função de auditoria, esteja atuando em processos ou documentos, por prazo determinado, que tenha acesso autorizado ao SIGED;

XXXI - usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo nos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor;

XXXII - usuário externo: qualquer cidadão, órgão público ou pessoa jurídica que tenha acesso autorizado ao SIGED Web;

XXXIII - usuário interno: pessoa que exerça atividade no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal, que tenha acesso autorizado ao SIGED; e

XXXIV - vinculação de protocolo: funcionalidade que permite vincular um processo ou documento a outro processo ou documento, com a finalidade restrita à consulta.

CAPITULO III - DO PERFIL DE ACESSO

Art. 4º Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos ou documentos, bem como gerar e assinar documentos no SIGED, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

§ 1º Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal deverão divulgar, por meio de Portaria, o nome do responsável setorial ou seccional pelo sistema SIGED.

§ 2º Os órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal deverão revisar periodicamente a listagem dos respectivos usuários internos, por meio do setor de recursos humanos, informando ao responsável setorial/seccional, sempre que houver alterações, tais como:aposentadoria, exoneração, demissão, óbito e outras formas de desligamento, efetivando a desativação do servidor no SIGED.

CAPÍTULO IV - DAS PERMISSÕES DE CONSULTA E DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 5º Os processos ou documentos gerados no SIGED devem obedecer às seguintes permissões de consulta:

I - para todos os usuários internos: quando a informação pode ser acessada por todos os usuários internos;

II - apenas aos departamentos envolvidos: quando a informação pode ser acessada apenas pelos departamentos por onde o processo ou documento tramitou;

III - apenas à unidade gestora atual: quando a informação pode ser acessada apenas por usuários cujo perfil de acesso seja o mesmo da unidade gestora onde o processo ou documento se encontra;

IV - apenas ao departamento atual: quando a informação pode ser acessada por usuários cujo perfil de acesso seja o mesmo do departamento onde o processo ou documento se encontra; e

V - apenas ao usuário atual: quando a informação pode ser acessada apenas pelo usuário detentor do processo ou documento.

§ 1º Os detentores do processo ou documento, preferencialmente do departamento gestor, deverão, de ofício, definir ou redefinir a permissão de consulta sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso atual.

§ 2º Os níveis de acesso dos processos ou documentos no SIGED devem seguir as normas que regulamentam a matéria.

CAPÍTULO V - DO PROCESSO E DOCUMENTO ELETRÔNICOS

Seção I - Dos registros dos processos e documentos

Art. 6º Os registros de processos ou documentos produzidos ou inseridos no âmbito do SIGED constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico ou a um documento eletrônico e serão de responsabilidade exclusiva do usuário que os produziu ou inseriu.

§ 1º Os processos ou documentos produzidos eletronicamente no SIGED serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Somente será admitida a inserção no SIGED de arquivos em formato Portable Document Format (PDF).

§ 3º A autenticidade de documentos gerados ou inseridos pode ser verificada por meio do QR CODE ou via endereço eletrônico e código verificador indicados no rodapé.

Seção II - Da autuação processual

Art. 7º Os processos ou documentos deverão observar minimamente aos seguintes requisitos:

I - identificação do requerente;

II - formalização de maneira cronológica e sequencial dos documentos;

III - descrição detalhada da justificativa; e

IV - máximo de 5.000 (cinco mil) páginas por volume.

Parágrafo único. Os processos ou documentos produzidos ou inseridos no SIGED receberão numeração automática sequencial, número único de protocolo - NUP em conformidade com a numeração do órgão de origem e requisitos mínimos exigidos neste Decreto, recomeçando a numeração a cada exercício.

Seção III - Da digitalização e inserção para o SIGED

Art. 8º Os documentos originais apresentados em meio físico serão convertidos em eletrônico por meio de digitalização, por usuário interno do Poder Executivo Municipal ou usuário externo.

§ 1º A realização do processo de digitalização de documentos e processos em suporte físico deverá ser efetivada em formato PDF.

§ 2º Só deverão ser digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo.

Art. 9º Os documentos produzidos em meio eletrônico, em qualquer etapa do processo, terão garantia de autoria, autenticidade, integridade.

CAPÍTULO VI - DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 10. Os documentos eletrônicos produzidos no sistema SIGED terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura simples: cadastrada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha;

II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo; e

c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável.

III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital no padrão da ICP-Brasil.

§ 1º As assinaturas eletrônicas simples, avançada e qualificada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º O detentor de token com certificado digital adquirido pelo Poder Executivo Municipal será responsável por sua utilização, guarda e conservação, respondendo pelos custos de reposição no caso de perda, extravio ou mau uso da mídia de armazenamento.

Art. 11. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares e na responsabilidade do usuário pelo seu conteúdo.

CAPÍTULO VII - DA GOVERNANÇA, CORREÇÃO, EVOLUÇÃO E ATENDIMENTO RELATIVOS AO SISTEMA

Art. 12. As dúvidas e solicitações de melhorias relativas ao SIGED devem ser direcionadas ao responsável setorial/seccional pelo sistema em cada unidade gestora.

Art. 13. Compete à SUBTI/SEMEF:

I - garantir a disponibilidade do sistema, bem como a segurança dos conteúdos geridos, articulando recursos, processos e fornecedores que garantam a sua disponibilidade;

II - promover o gerenciamento e a manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa do SIGED;

III - proceder ao armazenamento adequado dos documentos eletrônicos; e

IV - prover controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos eletrônicos.

Art. 14. Aos cidadãos será possível emitir e receber, com presunção de autenticidade, informações e documentos no sistema SIGED, desde que realizem cadastro via sítio eletrônico disponibilizado no portal do endereço eletrônico do Manaus Atende.

Parágrafo único. Os cidadãos deverão ter seu cadastro validado pela Secretaria Municipal de Finanças e Tecnologia da Informação - SEMEF.

CAPÍTULO VIII - DAS VEDAÇÕES

Art. 15. Não serão permitidos:

I - exclusão de documentos ou arquivos digitais dos autos após a tramitação, exceto via desentranhamento, mediante motivação;

II - utilização de assinaturas digitalizadas ou escaneadas sobrepostas em documentos;

III - editoração dos arquivos em PDF, obtidos mediante download do SIGED;

IV - sobreposição de QR code;

V - qualquer tipo de adulteração, fraude e falsificação em documentos, que modifique a sua originalidade;

VI - combinação de assinatura física com qualquer forma de assinatura eletrônica em um mesmo documento;

VII - sobreposição de qualquer imagem em documentos públicos ou privados, independente de alteração ou não do conteúdo;

VIII - desentranhar documentos ou processos sem registro;

IX - sobreposição de páginas nos documentos do processo;

X - digitalização de documentos que não estejam nítidos ou que o resultado tenha pouco qualidade de nitidez.

§ 1º O servidor que falsificar, no todo ou em parte, documento público ou particular, ou alterar documento público ou particular verdadeiro, ficará submetido às sanções penais, administrativas e cíveis cabíveis, resguardado o devido processo legal.

§ 2º Na ocorrência do fato citado no § 1º deste artigo, o Poder Executivo Municipal deverá tomar todas as providências para a devida apuração, garantido o direito à ampla defesa e contraditório ao servidor.

CAPÍTULO IX - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 16. Os documentos produzidos no SIGED no âmbito do Poder Executivo Municipal terão os prazos de guarda contados a partir do ano da produção e os documentos recebidos de outros entes a partir do ano de recepção

Art. 17. A gestão documental no âmbito do Poder Executivo Municipal reger-se-á pelas disposições contidas neste Decreto e, no que couber pela legislação arquivística a ela aplicável, sendo dever dos usuários do sistema o cuidado com os documentos arquivísticos sob sua guarda, assim como da Administração, o municiamento dos setores e arquivos com os recursos necessários à guarda apropriada dos documentos.

Art. 18. Observado o disposto na legislação arquivística brasileira proposta pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, os documentos originais, independentemente do meio onde forem gerados, após serem arquivados eletronicamente na forma deste Decreto, somente poderão ser eliminados ou transferidos para outro suporte ou local, após cumprida sua temporalidade.

Art. 19. O requerente poderá, por intermédio do portal Manaus Atende, acompanhar a tramitação do seu processo através do SIGED Web.

Art. 20. A violação das normas descritas neste Decreto será apurada pelo Poder Executivo Municipal, ficando o responsável sujeito às sanções administrativas cabíveis, sem prejuízo de eventuais ações penais ou cíveis, resguardado o devido processo legal.

Art. 21. Ficam convalidados os atos processuais praticados por meio eletrônico no âmbito do SIGED até a data da publicação deste Decreto.

Art. 22. Os manuais de procedimentos para os usuários interno e externo serão disponibilizados no sistema SIGED de forma gradual.

Art. 23. Fica revogado o Decreto nº 5.497 , de 08 de fevereiro de 2023.

Art. 24. Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.

Manaus, 10 de março de 2023.

DAVID ANTÔNIO ABISAI PEREIRA DE ALMEIDA

Prefeito de Manaus

RAFAEL LINS BERTAZZO

Secretário Municipal Chefe da Casa Civil

CLECIO DA CUNHA FREIRE

Secretário Municipal de Finanças e Tecnologia da Informação