ICMS – Documentos Fiscais – Destruição de documentos em papel – Substituição por documentos eletrônicos certificados digitalmente – Possibilidade condicionada à previsão expressa na legislação tributária paulista – As hipóteses de dispensa da apresentação ao fisco de documentos em papel, previstas em nossa legislação, estão relacionadas à utilização de determinados documentos eletrônicos previstos no artigo 212-O do RICMS/2000.

1. A Consulente, que de acordo com sua CNAE tem como atividade a "fabricação de açúcar em bruto", formula consulta nos seguintes termos:

"1) Bases legais: Lei 5.433 de 08 de maio de 1968, art. 1º, §§ 2° e 3º ; Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996, art. 11 e 12, § único; MP n° 2200-2 de 24 de agosto de 2001, art. 11 e art. 202 do RICMS;

2) A empresa atua no ramo de usina de açúcar, responsável por alto grau de compras de matéria-prima e materiais secundários, o que gera expressiva quantidade de documentos fiscais (notas fiscais e CTRCs) ocupando considerável espaço em nosso centro de documentação (CEDOC). Assim sendo, deseja a empresa efetuar a digitalização (microfilmagem) de todos os documentos fiscais citados e eliminar os originais;

3) A legislação citada prevê a possibilidade da eliminação dos documentos fiscais originais digitalizados (microfilmados), a critério de e com autorização de autoridade competente;

4) Com base no exposto, solicitamos esclarecimentos sobre a possibilidade de, ‘igualar expressamente o documento eletrônico autenticado digitalmente, de natureza tributária, em substituição ao documento de papel, com as mesmas prerrogativas de autenticidade dos documentos vislumbrados fisicamente, podendo destruir os papéis e valer-se unicamente dos documentos eletrônicos digitalizados como provas inquestionáveis’".

2. Reputa-se que a dúvida seja relativa à interpretação do artigo 67, § 5o, da Lei 6.374/1989, que dispõe sobre a necessidade de guarda e conservação de documentos fiscais.

"Artigo 67 - As pessoas sujeitas à inscrição no cadastro de contribuintes, conforme as operações ou prestações que realizem, ainda que não tributadas ou isentas do imposto, devem, relativamente a cada um de seus estabelecimentos, emitir documentos fiscais, manter escrituração fiscal destinada ao registro das operações ou prestações efetuadas e atender às demais exigências decorrentes de qualquer outro sistema adotado pela Administração Tributária.

(...)

§ 5º - Os documentos, os impressos de documentos, os livros das escritas fiscal e comercial, os programas e os arquivos magnéticos são de exibição obrigatória ao fisco, devendo ser conservados durante o prazo estabelecido na legislação tributária."

3. Analisando o disposto na Medida Provisória 2200-2/2001, percebemos haver esta tratado de maneira particular a utilização dos documentos eletrônicos para fins tributários.

4. Entretanto, no artigo 11 da referida Medida Provisória encontra-se ressalvado que a utilização dos documentos eletrônicos certificados digitalmente depende, para fins tributários, da observância do disposto no artigo 100 do Código Tributário Nacional (Lei 5.172, de 25 de outubro de 1966).

"Art. 11 - A utilização de documento eletrônico para fins tributários atenderá, ainda, ao disposto no art. 100 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 - Código Tributário Nacional."

5. O artigo 100 do CTN, por sua vez, estabelece que:

"Art. 100 - São normas complementares das leis, dos tratados e das convenções internacionais e dos decretos:

I - os atos normativos expedidos pelas autoridades administrativas;

II - as decisões dos órgãos singulares ou coletivos de jurisdição administrativa, a que a lei atribua eficácia normativa;

III - as práticas reiteradamente observadas pelas autoridades administrativas;

IV - os convênios que entre si celebrem a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios."

6. Portanto, interpretando-se o disposto no artigo 11 da MP 2200-2/2001, que remete ao artigo 100 do CTN, temos que a utilização de documentos eletrônicos para fins tributários, em substituição aos documentos de papel depende de existência de previsão expressa da legislação tributária paulista..

7. Registre-se que os documentos fiscais eletrônicos estão previstos no artigo 212-O do RICMS/2000. As hipóteses de dispensa de apresentação ao fisco de documentos em papel, previstas na legislação tributária paulista, estão relacionadas à utilização de determinados documentos eletrônicos e podem ser encontradas em dispositivos que tratam de sua emissão. Nos demais casos, não é permitido a destruição dos documentos em papel, ainda que substituídos por documentos eletrônicos autenticados digitalmente.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.