ICMS – Obrigações acessórias – Data de saída das mercadorias posterior à data de emissão da NF-e – Validade do documento fiscal.

I. A legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, permanecendo válida mesmo que a saída efetiva da mercadoria ocorra alguns dias após a sua emissão.

II. O pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido, pelo sistema, fora do prazo regulamentar de 24 horas, desde que ocorra em até 480 horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e (artigo 18 da Portaria CAT-162/2008).

III. A Decisão Normativa CAT 05/2019 dispõe sobre os procedimentos para cancelamento extemporâneo da NF-e.

Relato

1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do Estado de São Paulo – CADESP é o “comércio atacadista de mercadorias em geral, com predominância de insumos agropecuários” (CNAE 46.92-3/00), informa que, às vezes, precisa emitir a Nota Fiscal antes da efetiva circulação da mercadoria.

2. Acrescenta que não encontrou, na legislação paulista, uma base legal relativa ao prazo máximo para circulação da mercadoria após a emissão da Nota Fiscal, somente a obrigação de que a Nota Fiscal seja emitida antes da circulação, conforme artigo 125, I do RICMS/2000. Além disso, a Portaria CAT 162/2008 estabelece prazos de cancelamento de 24 horas (artigo 18, I, “b”) ou até 480 horas (artigo 18, § 2º).

3. Desse modo, questiona qual é o prazo máximo para circulação da mercadoria após a emissão da NF-e e, caso seja ultrapassado o prazo de 24 horas para cancelamento, mas ainda no prazo de 480 horas, se é necessário solicitar autorização do Fisco para cancelar a NF-e.

Interpretação

4. Inicialmente, é importante registrar que, na forma da disciplina estabelecida pelo artigo 10 da Portaria CAT nº 162/2008, considera-se emitida a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e no momento em que for concedida a sua autorização de uso.

5. Adicionalmente, registramos que, por regra, a data de saída das mercadorias deve estar consignada na Nota Fiscal (artigo 127, inciso I, alínea “t”, do RICMS/2000, c/c. artigo 40 da Portaria CAT 162/2008). Entretanto, devemos admitir que, em virtude de diversas questões de ordem operacional, nem sempre o emitente possui essa informação no momento da emissão do documento fiscal eletrônico.

6. Isso posto, e tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da informação relativa à data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico, na hipótese de não o ser, o sistema permite a transmissão e concessão da autorização de uso da NF-e mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido).

7. Assim, poderá ser emitida a Nota Fiscal com data de saída posterior à data de emissão, se esta data for conhecida pela Consulente e, caso contrário, sem o registro dessa informação (campo não preenchido).

8. Nos casos em que não há saída da mercadoria, a circulação da mercadoria não se efetivou e, desse modo, em tese, sequer deveria ter sido emitida Nota Fiscal. Assim, o procedimento correto, em caso de emissão, é o de cancelamento da Nota Fiscal.

8.1. Cumpre salientar que o prazo regulamentar para se efetuar o pedido de cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas, nos termos do no artigo 18, inciso I, alínea “a”, da Portaria CAT 162/2008.

8.2. Todavia, o § 2º do referido artigo 18 da Portaria CAT 162/2008 estabelece que o pedido de cancelamento da NF-e poderá ser recebido, pelo sistema, fora do prazo regulamentar pela Secretaria da Fazenda, desde que ocorra em até 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e.

8.3. Transcorrido o prazo máximo para pedido de cancelamento da NF-e, os contribuintes deverão observar o disposto na Decisão Normativa CAT 05/2019 e seguir os procedimentos para cancelamento extemporâneo do documento fiscal, conforme orientações dispostas no Portal da Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/cancelamentoextemp.aspx (acesso em 07/02/24).

9. Nesses termos, consideram-se dirimidas as dúvidas apresentadas pela Consulente.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.