IPVA – Obrigações acessórias – Tabelião de Notas – Prazo para guarda de documentos.

I. O tabelionato que realizar o ato de transferência de veículo neste Estado deverá conservar o documento relativo ao ato praticado, para fins de fiscalização desta Secretaria da Fazenda e do Planejamento, até que ocorra a prescrição do crédito tributário decorrente da operação a que se refira.

Relato

1. O Consulente, tabelião de notas do Estado de São Paulo, apresenta consulta apontando o Decreto Estadual nº 60.489/2014, que estabelece a forma de prestação de informações pelos notários sobre as transações com veículos automotores terrestres e a Portaria CAT-90/2014, a qual disciplina o envio de informações sobre transferência de propriedade de veículos, por tabelião de notas ou registrador no exercício das atribuições notariais de reconhecimento de firma.

2. Expõe que a comunicação da realização de atos de reconhecimento de firma em transações que envolvam a transferência de propriedade de veículos, sem ônus para as partes do negócio, é realizada através do portal da Secretaria da Fazenda, sendo posteriormente arquivados os comprovantes desses envios.

3. Acrescenta que esse arquivamento é previsto nas Normas dos Serviços Extrajudiciais da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo e questiona, para fins de futura fiscalização sobre tais atos, qual seria o prazo mínimo exigido pela Secretaria da Fazenda e do Planejamento de São Paulo para que tais comprovantes de envio permaneçam arquivados.

Interpretação

4. Inicialmente, cabe ressaltar que, o Código Tributário Nacional – CTN, no seu Título IV (Administração Tributária), Capítulo I (Fiscalização) prevê aos tabeliães, escrivães e demais serventuários de ofício a obrigação de prestar à autoridade administrativa todas as informações de que disponham com relação aos bens, negócios ou atividades de terceiros (artigo 197 do CTN).

5. E, conforme apontado pelo Consulente, os tabeliães localizados no Estado de São Paulo são obrigados a fornecer ao fisco informações sobre a realização de atos de reconhecimento de firma em transações que envolvam a transferência de propriedade de veículos, sem ônus para as partes do negócio, conforme previsto no inciso VI do artigo 37 da Lei nº 13.296/2008.

6. Tanto o Decreto Estadual nº 60.489/2014, quanto a Portaria CAT-90/2014, e a Lei nº 13.296/2008, não estipularam o prazo mínimo para a guarda e conservação desses documentos. Nesse passo, tendo em vista a ausência de regra específica de prazo para guarda de documentos fiscais, faz-se a aplicação da regra geral, transcrita no CTN.

7. Com efeito, o caput do artigo 195 desse Código, determina que “para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los”.

8. Por sua vez, o parágrafo único desse mesmo artigo determina que: “os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.” (g.n.).

9. Ou seja, de acordo com o CTN, os documentos que fundamentam lançamento do imposto devem ser guardados até que ocorra a prescrição do crédito tributário deles decorrentes, devendo ser entregues a fiscalização quando solicitados.

10. Assim, e na medida em que por disposição legal (artigo 197 do CTN e artigo 37, inciso VI, Lei nº 13.296/2008) os tabeliões são obrigados a prestar informações ao fisco em relação aos bens, negócios ou atividades de terceiro, a obrigação de guarda de documento do referido artigo 195 e parágrafo único, com o prazo ali referenciado, lhes é estendida.

11. Diante do exposto, conclui-se então que o tabelionato que realizar o ato de transferência de veículo neste Estado deverá conservar o documento relativo ao ato praticado, para fins de fiscalização de IPVA por esta Secretaria da Fazenda e do Planejamento, até que ocorra a prescrição do crédito tributário de IPVA decorrente da operação a que se refira (ou seja, até que o crédito tributário de IPVA com sujeição passiva do novo proprietário do veículo prescreva).

12. Por fim, tendo em vista que o questionamento da Consulente decorre da legislação tributária de IPVA, a presente resposta foi dada tomando por base a legislação de regência desse tributo.

12.1. No entanto, tendo em vista que o negócio jurídico em questão trata de transações com veículos, no caso de doações, cabe brevemente alertar que, sendo hipótese de incidência de ITCMD, deve-se observar a legislação pertinente referente a esse imposto, destacando-se aqui eventual solidariedade “do tabelião, escrivão e demais serventuários de ofício, em relação aos atos tributáveis praticados por eles ou perante eles, em razão de seu ofício”, conforme artigo 8º, inciso I, da Lei nº 10.705/2000.

13. Com isso, consideramos dirimida a dúvida apresentada pelo Consulente.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.