Ementa

ICMS – Obrigações Acessórias - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) – Guarda e Conservação – Artigo 202 do RICMS/SP.

I. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação em papel da NF-e e deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e.

II. Como regra geral, devem ser guardados e conservados os arquivos digitais que contém os registros das NF-e (documento fiscal|) obedecendo aos critérios previstos no artigo 202 do RICMS/SP (inciso “I” do artigo 33 da Portaria CAT 162/2008).

III. No entanto, nas situações em que o DANFE recebe informações adicionais relevantes para comprovar a ocorrência de fatos que possam resultar em efeitos fiscais, ou ainda, fundamentar lançamentos contábeis com repercussão fiscal, trata-se de documento fiscal na concepção do artigo 202 do RICMS/SP, devendo obedecer as suas disposições em relação à guarda.

IV. Para efeitos do artigo 202 do RICMS/SP, o elenco de documentos fiscais depende da natureza das operações, produtos, clientes, entre outros fatores característicos de cada contribuinte e, de forma geral, são encontrados no Capítulo I (dos documentos fiscais) do Título IV (das obrigações acessórias) do RICMS/SP. No entanto, deve ser considerado que todo documento, mesmo o de uso interno do contribuinte, que registre fato com repercussão fiscal se insere no conceito do artigo 202.

Relato

1. A Consulente, de acordo com o Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (CADESP), exerce como atividade principal a “fabricação de peças e acessórios para o sistema motor de veículos automotores” (CNAE 29.41-7/00), informa que tem dúvidas sobre a correta interpretação da extensão dos vocábulos “documentos fiscais” empregados no artigo 202 do RICMS/SP.

2. Nesse sentido, menciona a pergunta número 8, do item VI - DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), de “Perguntas Frequentes” relativas à Nota Fiscal Eletrônica:

(https://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_VI.asp#8), cuja resposta, no entendimento da Consulente afirma que o DANFE não precisaria ser conservado pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/SP.

3. Isto posto, a Consulente:

3.1. Indaga se o DANFE é considerado “documento fiscal” nos termos do artigo 202 do RICMS/SP, devendo ser conservado por 5 anos?

3.2. Solicita o fornecimento do rol dos documentos fiscais físicos que estão contidos no conceito de “documentos fiscais” do artigo 202 do RICMS/SP.

Interpretação

4. Inicialmente, cabe esclarecer que a análise desta resposta abrangerá os procedimentos de guarda do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para os contribuintes credenciados a emitir NF-e nas condições de operação normal do sistema, ou seja, não será analisada a situação de operação do sistema em contingência.

5. Isto posto, cumpre informar que a legislação do Estado de São Paulo que trata da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a Portaria CAT 162/2008.

5.1. Nesse sentido o § único do artigo 1º da referida portaria CAT, dispõe que a NF-e é “o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao imposto”.

5.2 Por sua vez, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que permite a visualização, no papel, das informações da NF-e, cujas características gerais estão dispostas nos artigos de 14 a 16 da Portaria CAT 162/2008, apresentando a finalidade de “acompanhar a mercadoria no seu transporte”.

6. Dentro das condições expostas, a NF-e, cuja natureza e existência são apenas digitais, documenta as operações, prestações e demais eventos fiscais que envolvem o ICMS, enquanto que o DANFE, que é uma representação em papel da NF-e, deverá espelhar o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.

7. Por sua vez, o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 contém a norma que dispõe sobre a guarda e a conservação das NF-e, cujo texto é reproduzido a seguir:

“Artigo 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I - conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;

(...)”

8. Dessa forma, a guarda e armazenamento referem-se ao arquivo que contém a NF-e no formato digital, cujo prazo de retenção deve ser observado pelo emitente e pelo destinatário da NF-e, estipulado no artigo 202 do RICMS/SP.

9. No entanto, reproduzimos, abaixo, o artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008:

“Artigo 33-A - Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega.”

10. Observa-se que esse artigo 33-A introduz uma regra especial para a mercadoria retornada por ter sido recusada pelo destinatário, em que o DANFE serve de suporte para indicação da ocorrência, dessa forma extrapolando a finalidade para a qual o DANFE foi concebido (representação da NF-e), nesta situação, ao receber a anotação do motivo da recusa, o DANFE assume expressamente a condição de documento fiscal, conforme a concepção do artigo 202 do RICMS/SP.

11. Da situação descrita no item anterior, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/SP.

12. Por fim, com relação à questão do subitem 3.2, verifica-se que os documentos fiscais são emitidos para o registro de determinado fato com repercussão fiscal atribuído ao contribuinte, e possuem a finalidade de demonstrar ou comprovar a ocorrência desse fato, bem como as condições em que ele se desenvolveu. Levando em conta que os documentos fiscais registram a ocorrência de operações, cujo elenco depende do ramo de negócio, da estrutura da empresa, dos seus clientes, entre outros fatores, não é possível elaborar uma lista de todos os documentos fiscais que devem ser conservados.

13. Nessa medida, esclarecemos que, os documentos fiscais, de forma geral, são listados no Capítulo I (dos documentos fiscais) do Título IV (das obrigações acessórias) do RICMS/SP, destacando-se que o artigo 124 do regulamento traz um rol não taxativo dos documentos fiscais, incluindo, em seu inciso XXIII, o próprio DANFE. No entanto, deve ser ressalvado que:

(i) vários documentos (por exemplo: NF-e, CT-e, etc.) passaram a ter existência digital, assim, normalmente, o seu espelho físico (por exemplo: DANFE, DACTE etc.) não se enquadra no critério do artigo 202 do RICMS/SP. Porém, deve ser observado que se estes espelhos físicos receberem alguma anotação relevante que os transforme em registro de ocorrência de fato com repercussão fiscal passarão a ser considerados documentos fiscais no critério do artigo 202 do RICMS/SP (conforme esclarecido nos itens 9 a 11 da presente consulta); e

(ii) também deve ser observado que outros documentos, além dos expressamente indicados no RICMS/SP, podem constituir documento fiscal, uma vez que o próprio artigo 202 do RICMS/SP relaciona “as faturas, as duplicatas, as guias, e os recibos” como documentos que devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos. Nessa esteira, lembramos que documentos internos da empresa que foram utilizados para registros contábeis, movimentações de estoques, entre outros registros com efeitos fiscais, também constituem documentos fiscais no critério do aludido artigo 202 do RICMS/SP.

14. Com essas informações, consideramos respondida a presente consulta.

A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.