O Conselho Diretor do Departamento Estadual de Trânsito de Rondônia – DETRAN/RO, no uso das atribuições conferidas pela Lei Complementar nº 1.209, de 18 de Dezembro de 2023; 

Considerando os Artigos 3º e 21 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece que a Legislação Estadual definirá os critérios de organização, gestão, vinculação acesso aos documentos dos arquivos e regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; 

Considerando os termos da Lei Estadual nº 4.425, de 10 de dezembro de 2018, que dispõe sobre as diretrizes da Política de Arquivos Públicos do Poder Executivo do Estado de Rondônia, Cria o Sistema Estadual de Arquivos - SEARQ e dá outras providências;

Considerando o Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 que instituiu a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências; 

Considerando que o artigo 325 da Lei Federal nº 9.503 de 23 de setembro de 1977, Código de Trânsito Brasileiro, definiu o tempo de guarda de documentos relativos à habilitação de condutores, registro e licenciamento de veículos;

Considerando o Art. 216, § 2º da Constituição Federal de 1988, que estabelece que cabe à Administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta os quando delas necessitarem;

Considerando o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso as informações;

Considerando que é dever garantir ao cidadão o acesso aos arquivos e às informações nelas contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; 

Considerando que a eliminação de documentos permite a disponibilização de espaço físico e a redução de custos operacionais; 

Considerando que os sistemas e Registro Nacional de Veículos Automotores – RENAVAN e Registro Nacional de Condutores Habilitados – RENACH são informatizados em níveis nacional e estaduais, propiciando agilidade nas consultas necessárias;

Resolve:

Art. 1º Aprovar o Manual de Gestão de Documentos e seus anexos (Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades finalísticas e relativos às atividades meio), seus prazos de guarda e destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo Departamento Estadual de Trânsito de Rondônia, e está disponível para visualização no Boletim Interno nº 02 do DETRAN/RO no link:https://www.detran.ro.gov.br//Uploads/Downloads/Docs/2025/1/boletim-interno-n-2-reg20250114122728.pdf.

Art. 2º Aprovar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD, para que possa ser utilizada de forma esclarecedora a Tabela de Temporalidade de Documentos, sendo sua regulamentação prevista no Manual de Gestão de Documentos.

Art. 3º Estabelecer que a eliminação dos documentos das atividades finalísticas do Departamento Estadual de Trânsito de Rondônia - DETRAN/RO, obedecerá aos critérios estabelecidos no Artigo 325 da Lei 9.503 de 23 de setembro de 1997 (Código de Trânsito Brasileiro), ao disposto na Resolução nº 07 de 20 de maio de 1997 do Conselho Nacional de Arquivos e as demais normas correlatas vigentes, devendo constar no Termo de Eliminação de Documentos;

Art. 4º Os documentos relativos à habilitação de condutores, ao registro e ao licenciamento de veículos e aos autos de infração de trânsito, terão prazo de guarda mínima de 05 (cinco) anos, de acordo com a Artigo 325 da Lei 9.503 de 23 de setembro de 1997 (Código de Trânsito Brasileiro). 

Parágrafo único. Os documentos previstos no caput poderão ser gerados e tramitados eletrônicamente, bem como arquivados e armazenados em meio digital, desde que assegurada a autenticidade, a fidedignidade, a confiabilidade e a segurança das informações, e serão válidos para todos os efeitos legais, sendo dispensada, nesse caso, a sua guarda física.

Art. 5º Caberá à COPAD, proceder às adaptações/atualizações da Tabela de Temporalidade de Documentos, orientar sua aplicação, dirimir dúvidas, orientar o processo de seleção e avaliação da massa documental.

Art. 6º Poderão ser instituídos nas Diretorias, Coordenadorias, Circunscrições Regionais de Trânsito e Postos Avançados, Grupos de Trabalho e Apoio à COPAD, compostos por no mínimo três servidores indicados por cada chefe, com o objetivo de efetuarem a triagem e avaliação dos documentos a serem eliminados e posterior encaminhamento à COPAD, para apreciação e destinação final.

Art. 7º Os casos não previstos nesta Resolução, serão decididos e registrados em Ata pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD do Departamento Estadual de Trânsito de Rondônia.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Portaria nº 3.265, de 19 de outubro

de 2016, publicada no DIOF/RO, Ed. nº 200 de 25/10/2016