O Secretário Municipal de Fazenda, no uso das atribuições que lhes são conferidas pela legislação em vigor e o que consta no processo nº 04/001172/2012, e ainda,

Considerando que é dever do Poder Público promover a Gestão dos Documentos bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 2º da Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002;

Considerando as disposições contidas no artigo 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, sobre o Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ e no artigo 24 do Decreto nº 22.615, de 30 de janeiro de 2003, que determinou a instituição de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos; e

Considerando, ainda, a proposta apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e aprovada pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro - Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos.

Resolve:

Seção I

Dos Arquivos da Secretaria Municipal de Fazenda

Art. 1º Entende-se por arquivo, o conjunto de informações registradas, não importando o suporte, a fase, o gênero ou a natureza da informação, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pelos órgãos ativos desta Secretaria, quando do efetivo exercício de suas funções.

Art. 2º Os órgãos ativos que compõem a estrutura organizacional desta Secretaria são as unidades de criação e guarda de documentos, identificados como Arquivo Corrente.

Parágrafo único. O Centro Arquivístico, órgão setorial do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos desta Secretaria, atuará com competências de Arquivo Intermediário, sob a supervisão técnica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ, tendo como gerência administrativa o órgão, dentro da SMF, que a Divisão estiver subordinada.

Seção II

Dos Documentos de Arquivo

Art. 3º São documentos de arquivo todos os registros de informações em suporte textual, especial e eletrônico, inclusive o magnético ou óptico, produzidos ou recebidos e acumulados nos órgãos referidos no artigo 1º desta Portaria.

Art. 4º Os documentos identificados em razão de seus valores, primário ou secundário, terão guarda temporária ou permanente, observados os seguintes critérios:

I - Documentos de guarda temporária: são aqueles que, findo o prazo de guarda por prescrição ou precaução, são eliminados sem prejuízo para a Administração que o gerou ou à comprovação de qualquer direito; e

II - Documentos de guarda permanente: são aqueles que, findo o prazo previsto no inciso I deste artigo, devem ser preservados em razão de seus conteúdos informacionais que são comprobatórios de ações e direitos e, também, reservados à pesquisa, à história e à memória institucional.

Art. 5º São considerados documentos de guarda permanente, os registros informacionais sob a forma de qualquer suporte físico (textual, especial ou eletrônico) indicados na Tabela de Temporalidade. Estes, após o prazo de guarda nos Arquivos Correntes, deverão ser preservados nos Arquivos Intermediários até a data do recolhimento ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.

Parágrafo único. Os documentos de caráter permanente não poderão ser eliminados mesmo que sejam reproduzidos, quer pelo processo de microfilmagem ou por outra forma.

Seção III

Da Tabela de Temporalidade

Art. 6º Publica por esta Resolução o estudo sobre os documentos do Imposto de Transmissão de Bens Móveis - ITBI (Ver Anexo), Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISS(Ver Anexo) e Superintendência de Patrimônio - SPA, em Tabela de Temporalidade, instrumento sob a forma de quadro esquemático, conforme legenda no anexo I, definindo o ciclo vital dos documentos após análise, avaliação, identificação dos valores e definição dos prazos de retenção no Arquivo Corrente e no Intermediário, bem como a destinação final de guarda permanente ou eliminação.

Art. 7º Os assuntos da Tabela de Temporalidade, anexo II, estão listados em ordem alfabética do Código de Assunto de Protocolo - CAP, onde os profissionais da informação encontram orientações sobre os prazos e procedimentos a serem obedecidos quanto à guarda ou à eliminação dos documentos, seja em função de legislação própria ou de julgamento de valor emitido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovada pelo Órgão Central do Sistema Municipal de Gestão de Arquivos - SIMARQ.

Parágrafo único. O prazo de guarda contido em cada assunto na Tabela de temporalidade, para posterior eliminação ou recolhimento do original, não importando o suporte, deve ser contado sem o cômputo do ano em que o documento foi elaborado e a partir da data do primeiro despacho de ARQUIVE-SE.

Seção IV

Disposições Finais

Art. 8º Os processos cancelados por inconsistência na solicitação ou pela existência de outro administrativo e não havendo a necessidade de juntada, deverão ser tramitados por despacho que solicita análise do fato, com o devido relato e a justificativa, para a Divisão de Documentações Corporativas, Órgão Setorial do SIMARQ, desta Secretaria, onde terão eliminação imediata, após a guarda de 1 (um) ano.

Parágrafo único. Deve ser comunicado através de correio eletrônico, pelo Protocolo, o cadastramento e/ou registro indevidos no Sistema Único de Controle de protocolo - SICOP, informando a inexistência da produção física - documento original, ao órgão setorial do SIMARQ desta Secretaria, para a regularização no referido sistema.

Art. 9º A avaliação dos assuntos referentes às atividades meio desta pasta, ou seja, aqueles não constantes da TTD do anexo II, devem ser analisadas em conformidade com as Tabelas de Temporalidade da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.

Art. 10. As Correspondências Oficiais serão tratadas, analisadas e avaliadas seguindo as orientações da Divisão de Documentações Corporativas, que repassa às normas aprovadas pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, em conformidade com o inciso II do artigo 8º do Decreto nº 24.008, de 5 de março de 2004, dispondo sobre o Sistema Municipal de Gestão de arquivos - SIMARQ.

Art. 11. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação MARCO AURELIO SANTOS CARDOSO

ANEXO I