O Comitê de Tecnologia e Informação - CTINF, do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, em reunião ordinária realizada no dia 15 de agosto de 2002, no uso da competência que lhe foi conferida pelo inciso II do art. 12 do Decreto nº 3.838, de 6 de junho de 2001, resolve:

Art. 1º Aprovar a Norma para Utilização do Correio Eletrônico na Previdência Social.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

JOHANESS ECK

Presidente do CTINF

JUDITH IZABEL IZÊ VAZ

Diretora-Presidente do INSS

EDUARDO TAVARES ALMEIDA

Presidente da DATAPREV

CARLOS EDUARDO SARAIVA GUEDES

Assessor Especial do Ministro/MPAS

ROBERTO LUIZ LOPES

Diretor de Orçamento, Finanças e Logística do INSS

BENEDITO ADALBERTO BRUNCA

Diretor de Benefícios do INSS

MÁRCIO TANCREDI

Diretor de Administração e Finanças da DATAPREV

HELDER ADENIAS DE SOUZA

Procurador-Geral do INSS

PAULO ANTONIO BALTAZAR RAMOS

Diretor de Negócios da DATAPREV

VALDIR MOYSÉS SIMÃO

Diretor de Arrecadação do INSS

JULIO CESAR DE ARAUJO NOGUEIRA

Diretor da DATAPREV

SERGIO AUGUSTO CORRÊA DE FARIAS

Diretor de Recursos Humanos do INSS

CARLOS ALBERTO PEREIRA VAZ DA SILVA

Diretor da DATAPREV

Art. 1º A utilização do correio eletrônico deve se restringir aos assuntos pertinentes às atividades da Previdência Social.

Art. 2º É vedada tentativa de acesso não autorizado às caixas postais de terceiros.

Art. 3º O acesso ao correio eletrônico se dá pelo conjunto conta do usuário, caixa postal e senha, que é pessoal e intransferível.

Art. 4º O remetente deve se identificar de forma clara e evidente em todas as suas comunicações eletrônicas, não sendo permitidas alterações ou manipulações da origem das postagens eletrônicas.

I - a mensagem deve ser escrita de forma estruturada com assunto descrito sucintamente;

II - pode ser utilizada mensagem informal, desde que precisa e objetiva;

III - as mensagens podem conter arquivos anexos de até 2 Mb.

Art. 5º Aplica-se ao correio eletrônico as normas de classificação de informações vigentes na Previdência Social.

Art. 6º É vedado o envio de mensagens contendo:

I - material obsceno, ilegal, ofensivo ou não ético;

II - propaganda;

III - listas de endereços eletrônicos dos usuários do Sistema de Correio Eletrônico da Previdência Social para fora da Instituição;

IV - vírus ou qualquer outro tipo de programa danoso;

V - material protegido por leis de propriedade intelectual;

VI - entretenimentos e correntes;

VII - material preconceituoso ou discriminatório;

VIII - material de natureza político-partidária ou sindical, que promova a eleição de candidatos para cargos públicos eletivos, clubes, associações e sindicatos.

Art. 7º Não será permitida a transmissão e/ou recebimento por meio de correio eletrônico, de arquivos contendo:

I - músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse da Previdência Social;

II - códigos que possam ser considerados nocivos ao ambiente de correio eletrônico.

Art. 8º É vedada qualquer participação em Listas de Discussão, que abordem assuntos alheios ao Governo Federal.

Art. 9º É vedado o envio de mensagens para mais de 30 destinatários internos e/ou externos, exceto por intermédio da administração do correio eletrônico ou pelas Assessorias de Comunicação Social.

Art. 10. A administração do correio eletrônico compete à Dataprev, e as solicitações e/ou notificações deverão ser encaminhadas para:

a) admindf - admindf@df.previdenciasocial.gov.br - usuário do Distrito Federal;

b) adminbr - adminbr@rj.previdenciasocial.gov.br - usuário das demais unidades da Federação.

Art. 11. A administração do correio eletrônico deve estabelecer e manter um processo sistemático para gravação e retenção de arquivos de log de mensagens de correio eletrônico por um prazo máximo de 12 meses e conteúdo de caixas postais por um período de 45 dias.

Parágrafo único. A eliminação dos arquivos de log de mensagens e caixas postais deverá ser adiada em caso de auditoria, ou qualquer outro tipo de notificação.

Art. 12. A administração do correio eletrônico poderá, no caso de mudança de endereço eletrônico, quando solicitado pela chefia imediata ou superior, possibilitar o redirecionamento de mensagens a ele destinadas, desde que pertencente ao Diretório da Rede Governo, por um prazo máximo de 30 dias.

Art. 13. Compete ao usuário:

I - gerenciar compromissos, contatos, tarefas, arquivos e atividades;

II - utilizar o correio eletrônico corporativo para os objetivos e funções próprios e inerentes às suas atribuições no âmbito Institucional;

III - eliminar periodicamente as mensagens contidas nas caixas postais;

IV - não permitir acesso de terceiros ao correio eletrônico através de sua senha;

V - atualizar seus dados cadastrais utilizando os meios disponíveis;

VI - notificar a administração do correio eletrônico e a sua chefia imediata ou superior, quando do recebimento de mensagens que contrariam o disposto nesta norma.

Art. 14. Compete à administração do correio eletrônico:

I - garantir a disponibilidade do serviço de correio eletrônico;

II - resguardar a recuperação de mensagens em caso de danos no ambiente;

III - criar caixas postais públicas, delegando privilégios para o proprietário destas, de inclusão e exclusão de usuários com permissões de uso escolhidas por ele;

IV - criar pastas públicas para armazenar e disponibilizar documentos em discussão por um grupo determinado, delegando privilégios para o proprietário destas, de inclusão e exclusão de usuários com permissões de uso escolhidas por ele;

V - desenvolver ações que garantam a operacionalização desta Norma.

Art. 15. Caracterizado o descumprimento da Norma, caberá à administração do correio eletrônico informar à chefia imediata ou superior do usuário, para adoção das medidas cabíveis.

Art. 16. As solicitações de novas caixas postais deverão ser encaminhadas à administração do correio eletrônico, pela chefia imediata ou superior com os respectivos dados cadastrais, utilizando os meios disponíveis.

Parágrafo único. Os empregados, terceirizados e estagiários poderão, a critério da chefia imediata ou superior e no interesse da Instituição, ter acesso ao Serviço de Correio Eletrônico, observando o disposto nesta norma.

Art. 17. Cabe ao Serviço de Recursos Humanos informar à administração do correio eletrônico, as ocorrências decorrentes de afastamentos superiores a três meses, bem como definitivos, de servidores e/ou empregados.

Art. 18. Cabe à chefia imediata ou superior comunicar a administração do correio eletrônico acerca do desligamento de empregados, terceirizados e estagiários sob sua responsabilidade.

Art. 19. A caixa postal sem movimentação por um período igual ou superior a três meses, será bloqueada automaticamente pela administração do correio eletrônico.

Art. 20. Havendo suspeitas de que mensagens veiculadas pelo correio eletrônico possam ocasionar quebra de segurança, hostilidades decorrentes de ação de hackers, vírus ou violação de quaisquer das vedações constantes desta Norma, a administração do correio eletrônico adotará imediatamente medidas para a sua apuração.

Art. 21. O usuário é responsável pela segurança de sua senha e por mensagens enviadas em seu nome.

Art. 22. Mensagens com assuntos confidenciais não deverão ser impressas nas impressoras compartilhadas corporativas usadas por vários usuários.

Art. 23. Visando reduzir o número de encaminhamento de mensagens, o usuário deverá evitar, sempre que possível, o uso do recurso "Responder a todos", verificando se existem listas nos destinatários, nos campos "Para" e "C/C", reduzindo com isso a profusão desnecessária de mensagens no correio eletrônico.