A Diretoria Executiva do Instituto Riograndense do Arroz, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 533 de 31 de dezembro de 1948, alterada pela Lei nº 13.697 de 05 de abril de 2011, especialmente o que consta no artigo 8º, tendo em vista os autos do expediente administrativo nº 001450-15.38/16.0, e

Considerando a alteração do sistema de processos administrativos no âmbito estadual;

Considerando a necessidade de definir as responsabilidades pela abertura, inserção e guarda de documentos a partir da implantação do sistema PROA;

Considerando a legislação vigente que regulamenta a matéria, em especial o Decreto nº 52.715/2015;

Considerando que todo documento produzido, quando possível, deverá ser feito pelo sistema PROA;

Resolve:

Art. 1º A partir de 01 de maio de 2016, fica implementado o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, regulamentado pelo Decreto Estadual nº 52.715/2015 - Anexo I. Todos os servidores do IRGA deverão obedecer aos trâmites constantes na presente Resolução;

Parágrafo único. Os documentos deverão ser elaborados diretamente no editor de textos do PROA sempre que possível, a fim de evitar a utilização de papel, impressora e scanner;

I - Dos Adiantamentos

Art. 2º Os adiantamentos de numerário e de diárias terão encaminhamentos diferentes, de acordo com a lotação dos servidores;

a) Núcleo de Assistência Técnica e Extensão (NATEs):

- Os servidores dos NATEs farão a solicitação de adiantamento e encaminharão por correio, devidamente assinado, às Regionais;

- O Coordenador Regional autorizará e encaminhará eletronicamente o pedido à Divisão de Assistência Técnica e Extensão Rural (DATER), em Porto Alegre, que enviará à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) para abertura do processo eletrônico;

b) Regionais:

- As Regionais encaminharão eletronicamente suas solicitações diretamente à DATER para autorização e abertura do processo correspondente;

c) Divisão de Pesquisa - Os servidores farão a solicitação de adiantamento por meio eletrônico à Chefia da Divisão;

- O Chefe da Divisão autorizará eletronicamente e encaminhará o pedido ao Departamento de Obras e Assistência Técnica (DOAT), em Porto Alegre, que enviará à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) para abertura do processo eletrônico;

d) Departamento Comercial - Interior - Os servidores farão a solicitação de adiantamento por meio eletrônico à Chefia da Seção;

- O Chefe da Seção autorizará eletronicamente, digitalizará o pedido e o encaminhará ao Departamento Comercial, em Porto Alegre, que enviará à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) para abertura do processo eletrônico;

e) Sede - Porto Alegre - Os servidores farão a solicitação de adiantamento por meio eletrônico à Chefia imediata ou responsável direto;

- A Chefia imediata autorizará eletronicamente e encaminhará o pedido à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) para abertura do processo eletrônico;

II - Das Prestações de Contas

Art. 3º As prestações de contas dos adiantamentos obedecerão ao mesmo fluxo dos adiantamentos;

III - Dos Demais Expedientes Administrativos

Art. 4º Os demais expedientes administrativos serão abertos mediante solicitação do servidor à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) e terão suas tramitações normais por meio eletrônico;

§ 1º As faturas recebidas (água, luz, telefone, etc) deverão ser encaminhadas para abertura do processo no PROA no mesmo dia do recebimento evitando assim a incidência de multas e juros;

§ 2º Os pedidos de compra de material e pedidos de contratação de serviços oriundos de setores do Departamento Comercial deverão ser digitalizados e encaminhados eletronicamente pelos Chefes de Seção deste Departamento para a Diretoria Comercial a qual enviará o pedido, depois de autorizado, à Seção de Protocolo para abertura de Processo eletrônico.

IV - Da Abertura de Novos Expedientes

Art. 5º A abertura de processos eletrônicos inicialmente ficará EXCLUSIVAMENTE a cargo da Seção de Protocolo;

V - Da Guarda dos Documentos

Art. 6º A responsabilidade pela guarda dos documentos originais ficará a cargo do servidor responsável pela inserção do documento no processo eletrônico, com EXCEÇÃO dos processos de adiantamentos, prestação de contas e notas fiscais da Divisão de Materiais e Serviços, que deverão observar o seguinte:

§ 1º As Coordenadorias Regionais, a Divisão de Pesquisa e a Divisão Comercial, ficarão responsáveis pela guarda de todos os documentos originais que compõe as prestações de contas de seus servidores vinculados;

§ 2º Em Porto Alegre, a guarda dos documentos relativos às prestações de contas dos servidores lotados na Sede, será de responsabilidade da Seção de Arquivo;

§ 3º A Divisão de Materiais e Serviços deverá ficar responsável pela guarda das notas fiscais em pastas específicas, durante o ano fiscal. Após o encerramento do exercício deverão ser encaminhadas à Seção de Arquivo;

§ 4º Os documentos originais em suporte papel deverão ser encaminhados à Seção de Arquivo devidamente ordenados, após o encerramento do exercício ou em menor tempo conforme o volume documental.

§ 5º Observar a Lei Federal nº 8.159/1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

VI - Da Migração dos Sistemas

Art. 7º Os expedientes administrativos atuais (SPI) permanecerão ativos até o seu encerramento ou poderão migrar para o novo sistema de acordo com a necessidade e conveniência.

Art. 8º A migração será feita através de expediente encaminhado pelo servidor ou setor responsável, através de uma folha com a indicação do número do processo (SPI), dirigida à Seção de Protocolo (protocolo@irga.rs.gov.br) enquanto o processo anterior ficará com o setor responsável até sua liquidação e/ou arquivamento;

Art. 9º O descumprimento do disposto na presente sujeitará o responsável às penalidades previstas, de acordo com a Lei nº 10.098/1994, Estatuto do Servidor Público.

Art. 10. Esta Resolução entrará em vigor a partir de 01 de maio de 2016, revogadas as disposições em contrário.

SALA DAS SESSÕES DO INSTITUTO RIO GRANDENSE DO ARROZ, aos nove dias do mês de maio do ano de dois mil e dezesseis.

GUINTER FRANTZ,

Presidente.

RENATO CAIAFFO DA ROCHA,

Diretor Administrativo.

MAURICIO MIGUEL FISCHER,

Diretor Técnico.

TIAGO SARMENTO BARATA,

Diretor Comercial.