O SECRETÁRIO DE ESTADO DE RECEITA E CONTROLE, no uso de suas atribuições e

CONSIDERANDO a possibilidade tecnológica de uso, controle e arquivamento de documentos eletrônicos na Secretaria de Estado de Receita e Controle, com a conseqüente agilização do fluxo de informações e do processo decisório da Secretaria e a redução do espaço necessário ao arquivamento de documentos físicos,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Secretaria de Estado de Receita e Controle (SERC), o uso:

I - de sistema informatizado para a criação, o controle do fluxo e o arquivamento, em banco de dados, de comunicações eletrônicas;

II - das seguintes comunicações eletrônicas:

a) Comunicação Interna;

b) Ofício.

Art. 2º As unidades da SERC que possuírem condições técnicas para a utilização do sistema e das comunicações eletrônicas estarão obrigadas a adotá-los, em substituição ao sistema de comunicações físicas, a partir da eficácia desta Resolução.

§ 1º A Coordenadoria de Sistemas Fazendários (CSF) da SERC deve divulgar e manter atualizada, no site da Secretaria, a relação das unidades que possuem e das que vierem a possuir as condições técnicas de que trata o caput deste artigo.

§ 2º A comunicação eletrônica da espécie Comunicação Interna deve ser utilizada em todos os níveis organizacionais da SERC e a da espécie Ofício somente deve ser utilizada para a comunicação com órgãos ou entidades não integrantes da estrutura da Secretaria.

§ 3º Quando qualquer dos destinatários da Comunicação Interna não possuir condição técnica, ainda que momentânea, para a recepção eletrônica, poderá, em relação a ele, ser a referida Comunicação emitida em meio físico, porém com a utilização do sistema informatizado, até a etapa em que isso seja possível.

§ 4º Quando for inevitável o uso do sistema físico para confecção e encaminhamento de comunicações, a unidade responsável utilizará numeração própria, sob o seu controle, no formato "nnn/aaaa-M", em que a seqüência "nnn" representa o número da comunicação, a seqüência "aaaa" representa o ano e "M" identifica o modo manual, como no modelo abaixo, para a Comunicação Interna nº 39, de 2003:

§ 5º O Ofício deve ser confeccionado mediante a utilização do sistema informatizado, observado o parágrafo anterior, e impresso para a assinatura do remetente e posterior encaminhamento físico.

§ 6º A utilização plena do sistema informatizado em relação ao Ofício poderá ser implementada, a critério da SERC, desde que órgãos externos a ela venham a se integrar ao referido sistema, de forma a possibilitar o fluxo eletrônico integral daquela comunicação.

§ 7º Sempre que for necessário, o encaminhamento de processo ou de outro material relativo a qualquer comunicação eletrônica deverá ser feito mediante utilização de guia física de remessa, situação em que tanto a comunicação eletrônica quanto a guia de remessa deverão fazer referência à numeração e à data uma da outra.

Art. 3º O sistema de que trata o artigo anterior deve ser gerido pela CSF e por ela disponibilizado na rede interna da Secretaria e na Internet.

Art. 4º Compete à Superintendência de Gestão da Informação (SGI) da SERC disponibilizar a infra-estrutura necessária ao funcionamento do sistema e disciplinar a respeito da segurança do sistema e das comunicações.

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir de 9 de junho de 2003.

Campo Grande, 28 de maio de 2003.

JOSÉ RICARDO PEREIRA CABRAL

Secretário de Estado de Receita e Controle