Assunto: Adoção do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: ATIVIDADE-MEIO, instituída pela Resolução nº 14, do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, de 24 de outubro de 2001.

Fundamentação Legal: Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos- CONARQ, de 24 de outubro de 2001 e

Resolução nº 192, de 21 de dezembro de 1993.

A Diretoria Colegiada do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, na Reunião Extraordinária nº 5, realizada em 18 de fevereiro de 2003, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II, art. 7º do Decreto nº 4.419, de 11 de outubro de 2002, e o art. 7º da Portaria/MPAS nº 3.464, de 27 de setembro de 2001 e

Considerando que o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, determina que a eliminação de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, sendo a do INSS o Arquivo Nacional, Órgão vinculado à Casa Civil da Presidência da República;

Considerando que a Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos, constitui instrumento arquivístico de gestão de documentos públicos, Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública;

Considerando que a Resolução/INSS nº 192, de 21 de dezembro de 1993, dispõe sobre a política arquivística no INSS; cria o Comitê Executivo de Deliberação do Sistema de Documentação e Informação do INSS-CEDIN, de modo a padronizar a atividade em todos os segmentos deste Instituto; determina que quaisquer descartes de documentos sejam precedidos de uma avaliação, com a finalidade de identificar o valor e o ciclo de vida, nas suas diversas fases;

Considerando a necessidade de disciplinar e uniformizar procedimentos e rotinas na organização do acervo documental na área-meio do INSS;

Considerando a necessidade de organizar a documentação, visando à recuperação de informações fundamentais no processo de decisão e melhoria da qualidade na prestação de serviços;

Considerando a necessidade de definir prazos de guarda e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, eliminação e transferência e/ou recolhimento da documentação, produzidas e recebidas no exercício de suas atividades;

Considerando a crescente produção de documentos e, com a finalidade de evitar arquivamento e inutilização indiscriminados, gerando prejuízos à Instituição e à sociedade;

Considerando que a avaliação e a destinação final de documentos permitem a otimização de espaço físico e a redução de custos operacionais;

Considerando o Programa Nacional de Desburocratização e a instituição do Comitê Executivo Setorial de Desburocratização no Ministério da Previdência Social e

Considerando que a adoção do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo é o modelo a ser utilizado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR, resolve:

Art. 1º Adotar os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos na versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio, aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, Órgão vinculado à Secretaria Executiva da Casa Civil da Presidência da República, constante da Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, publicada no Diário Oficial da União de 08 de fevereiro de 2002, para fins de vigência nas áreas meio do INSS.

Art. 2º Compete ao CEDIN a Gestão Documental Institucional, representando o INSS junto ao CONARQ e em todo e qualquer evento relacionado ao Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.

Art. 3º Para fins Resolução, foram adotados os seguintes conceitos:

Arquivos - conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Gestão de Documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Avaliação de Documentos - processo de análise de arquivos, que visa estabelecer sua destinação, de acordo com os valores que lhe forem atribuídos.

Destinação - em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.

Art. 4º Estabelecer que toda inutilização de documento seja processada por meio de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a ser constituída por Portaria expedida pela Gerência-Executiva, conforme estabelecido no Manual de Procedimentos Arquivísticos do INSS.

Parágrafo único. A Comissão deverá ser composta por servidores das diferentes áreas do Instituto, com a participação de representantes das áreas meio e fim.

Art. 5º As unidades mantenedoras do acervo documental, de que trata o art. 1º, deverão organizar toda a documentação produzida e recebida sob a sua responsabilidade, obedecidos os devidos controles para a recuperação e preservação de informações, bem como observados os métodos técnicos adequados, conforme o Manual de Procedimentos Arquivísticos do INSS.

Parágrafo único. deverá ser providenciado, anualmente, levantamento da documentação que não deve permanecer em arquivo setorial ou transferida para o Centro de Documentação Previdenciária do INSS ou, ainda, submetê-la à Comissão de Avaliação, quando se tratar de documentos com prazo de guarda vencido.

Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

VALDIR MOYSÉS SIMÃO

Diretor-Presidente

Substituto

ROBERTO LUIZ LOPES

Diretor de Orçamento, Finanças e Logística

BENEDITO ADALBERTO BRUNCA

Diretor de Benefícios

FERNANDO SIQUEIRA RODRIGUES

Diretor de Recursos Humanos

Substituto

HÉLDER ADENIAS DE SOUZA

Procurador-Geral da Procuradoria Federal

Especializada/INSS