O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL - SUBSTITUTO, no uso das atribuições que lhe confere a Portaria MPAS/nº 27, de 14.01.2003, publicada no DOU de 16.01.2003, resolve:

Art. 1º Instituir Sistemática de Controle Patrimonial com o objetivo de estabelecer procedimentos aplicáveis aos bens adquiridos com recursos dos acordos de cooperação técnica internacional, nos termos do Anexo I desta Portaria.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

HELMUT SCHWARZER

I - DA AQUISIÇÃO E CONTROLE DE MOVIMENTAÇÃO

1.1 Os equipamentos e materiais permanentes adquiridos no âmbito dos projetos de cooperação técnica, por meio dos organismos de cooperação ou por órgãos da Administração, deverão ter sua movimentação controlada pelas Unidades Recipiendárias.

1.2 As Unidades Recipiendárias deverão controlar a movimentação dos bens por meio do Sistema COFRE-Patrimônio, disponibilizado pela Unidade de Coordenação de Projetos - UCP/SE/MPS, dando conhecimento à UCP das ocorrências de maior relevância, até a conclusão do respectivo projeto.

II - DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

2.1 Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao Projeto no local previamente designado no instrumento licitatório, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor.

2.2 O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação de:

a) conferência; e, quando for o caso, de

b) exame qualitativo.

2.3 Os procedimentos para o recebimento e aceitação dos bens deverão estar discriminados no respectivo instrumento licitatório utilizado para sua aquisição.

III - DA DOAÇÃO E CESSÃO

3.1 - Após o pagamento dos equipamentos e materiais permanentes, a UCP/SE providenciará, no caso daqueles adquiridos por meio da cooperação com organismos internacionais, a sua imediata doação para o Ministério da Previdência Social (Modelos 1 e 2 do Anexo II).

3.2 O Ministério da Previdência Social, por sua vez, fará a doação ou cessão dos equipamentos e materiais permanentes para o órgão beneficiário da aquisição (INSS, Secretaria de Receita Previdenciária, Institutos de Previdência, entre outros) - (Modelos 3, 4 e 5 do Anexo II).

3.3 A cessão consiste na movimentação de material, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um órgão para outro, no âmbito da Administração Federal Direta.

3.4 A doação consiste na movimentação de material, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade para outro órgão, fora do âmbito da Administração Federal Direta.

3.5 A doação ou cessão também deverá ser feita nos casos de bens adquiridos pelos órgãos responsáveis no Ministério da Previdência Social ou no INSS.

3.6 Após a doação, a Unidade Recipiendária dos equipamentos e materiais permanentes deverá providenciar a incorporação imediata dos bens ao seu patrimônio, que deverá contemplar a afixação de plaquetas e emissão de termos de responsabilidade.

IV - DO REGISTRO E EMPLAQUETAMENTO DOS BENS

4.1 Após o recebimento, aceitação e pagamento dos bens, a Unidade de Coordenação de Projetos - UCP deverá providenciar os registros no Sistema COFRE-Patrimônio.

4.2 A critério da UCP, a inclusão dos bens no sistema poderá ser descentralizada e efetuada pelas próprias Unidades Recipiendárias.

4.3 O registro visa o controle dos bens no que concerne a sua localização, manutenção, redistribuição, assim como a emissão dos competentes termos de responsabilidade, que deverão conter os elementos necessários à perfeita caracterização dos equipamentos.

4.4 Para efeito de identificação e inventário, os equipamentos e materiais permanentes receberão números seqüenciais de registro patrimonial.

a) O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante a fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada;

b) Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto por meio de etiqueta ou carimbo;

c) Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser utilizado, fazendo-se constar dele a nova localização e seu estado de conservação, com a assinatura do novo consignatário. A alteração deverá também ser registrada no Sistema COFRE-Patrimônio.

d) Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do setor de patrimônio da Unidade Recipiendária.

e) Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma Unidade organizacional para outra por meio do órgão responsável pelo gerenciamento dos bens (normalmente, o setor de patrimônio).

f) O consignatário deverá comunicar à seção responsável pelo gerenciamento do patrimônio qualquer irregularidade de funcionamento ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade.

V - DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS

5.1 Inventário físico é o instrumento de controle que irá permitir o levantamento da situação e das necessidades de manutenção e reparos dos equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou unidade.

5.2 Será realizado o Inventário Anual, destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada órgão ou unidade, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.

5.3 Os inventários físicos serão efetuados por comissão designada pelo Coordenador-Geral da UCP, composta por, no mínimo, 3 (três) pessoas.

5.4 A comissão de inventário solicitará às Unidades Recipiendárias, a partir de 1º de dezembro de cada ano, por meio de documento oficial, a emissão do Relatório de Inventário Anual, emitido pelo Sistema COFRE-Patrimônio, devidamente assinado pelo responsável pelo inventário e pelo dirigente da Unidade Recipiendária.

5.5 O Relatório de Inventário Anual deverá ser enviado à UCP/MPS até o dia 31 de janeiro do ano subseqüente.

5.6 O não envio do inventário anual para a UCP no prazo determinado poderá implicar na abertura de procedimento administrativo para a apuração de responsabilidade da chefia da Unidade Recipiendária dos equipamentos.

VI - DA CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO

6.1 É obrigação de todos a quem tenha sido confiado material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar, utilizando, para isso, a estrutura de logística de seu órgão ou unidade.

6.2 A recuperação de bens somente será considerada viável se a despesa envolvida com o bem móvel orçar no máximo 50% (cinqüenta por cento) do seu valor estimado no mercado, conforme disposto na Instrução Normativa nº 205 da Secretaria de Administração Pública, de 08.04.1988.

VII - DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO

7.1 Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, pela guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

7.2 É dever do servidor comunicar imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

7.3 O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas de irregularidade havida com o mesmo será a comunicação feita pelo responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais que antecipam a ciência, pelo gestor do órgão ou unidade, dos fatos ocorridos.

7.4 Recebida a comunicação, o dirigente do órgão ou unidade equivalente, após a avaliação da ocorrência, poderá:

a) concluir que a perda das características ou avaria do material ocorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário;

b) identificar, desde logo, o(s) responsável(eis) pelo dano causado ao material, sujeitando- o(s) às providências constantes do subitem 7.5;

c) designar comissão especial para apuração da irregularidade, cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando, assim, o julgamento quando à responsabilidade do(s) envolvido(s) no evento:

- a ocorrência e suas circunstâncias;

- estado em que se encontra o material;

- valor do material, de aquisição, arbitrado e valor de avaliação;

- possibilidade de recuperação do material e em uso negativo, se há matéria-prima a aproveitar;

- sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e, - grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s).

7.5 Caracterizada a existência de responsável(eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alíneas b e c do 7.4), ficará(ão) esse(s) responsável(eis) sujeito(s), conforme o caso e além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a:

a) arcar com as despesas de recuperação do material;

b) substituir o material por outro com as mesmas características;

c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor que deverá ser apurado em processo regular através de comissão especial designada pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

7.6 Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto", "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 7.5 (alínea c).

7.7 Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a indenização será feita com base no valor de reposição (considerando-se a conversão ao câmbio vigente na data da indenização).

7.8 Quando não for(em), de pronto, identificado(s) responsável(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitará ao chefe imediato providências para abertura de sindicância, por comissão incumbida de apurar a responsabilidade pelo fato.

7.9 Não deverá ser objeto de sindicância, nos casos de extravio, etc., o material de pequeno valor econômico, conforme disposto na Instrução Normativa nº 205 da Secretaria de Administração Pública, de 08.04.1988.

7.10 Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior.

7.11 Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

7.12 A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

7.13 Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade, caberá ao dirigente do órgão ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

VIII - DA BAIXA

8.1 Na hipótese de avaria ou desaparecimento de bens (item 7.5), o antigo equipamento deverá ter sua baixa efetuada no Sistema COFRE-Patrimônio.

8.2 Nos casos onde houver abertura de sindicância (item 7.8), uma cópia do processo deverá ser encaminhada à Unidade de Coordenação de Projetos - UCP, para controle.

8.3 Nos casos onde houver a substituição do bem (item 7.5 b), o novo equipamento deverá ser registrado nos sistemas de controle da Logística da Unidade Recipiendária e no Sistema COFRE-Patrimônio.

IX - DOS MODELOS

9.1 Os modelos de documentos utilizados para os procedimentos mencionados no item III - Da Cessão e Doação, que compõem o Anexo II desta Sistemática, estarão disponíveis no sítio http://intraprev/portal/mps/se/ucp/Legislacao.html.

X - DOS CASOS OMISSOS

10.1 Os casos omissos da presente sistemática serão resolvidos pelo Coordenador-Geral da Unidade de Coordenação de Projetos - UCP/SE/MPS.