Portaria SPOA/MDIC nº 64 de 01/11/2003

Norma Federal - Publicado no DO em 04 dez 2003

Dispõe sobre os prazos e procedimentos a serem observados pelas Unidades Gestoras da Administração Direta e Indireta do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior - MDIC, para o encerramento do exercício financeiro de 2003.

O Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, no uso da competência que lhe foi subdelegada pela Portaria/SE nº 01, de 5 de julho de 2002, publicada no Diário Oficial da União de 8 de julho de 2002, resolve:

Art. 1º Dispor sobre os prazos e procedimentos a serem observados pelas Unidades Gestoras da Administração Direta e Indireta do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior - MDIC, para o encerramento do exercício financeiro de 2003.

Art. 2º Divulgar os prazos, procedimentos e aprovar o Calendário das Atividades de Encerramento do Exercício Financeiro de 2003 (ANEXOS I e II), a serem observados pelas Unidades da Administração Direta e Indireta do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, no que couber.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MANOEL DE SOUZA LIMA NETO

ANEXO I
CALENDÁRIO DAS ATIVIDADES DE ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO FINANCEIRO DE 2003

PRAZOS (ATÉ) ATIVIDADES E/OU PROCEDIMENTOS 
12/DEZ/2003 Registrar o empenho de dotações orçamentárias, em estrita observância às disposições do art. 1º do Decreto nº 4.591, de 10 de fevereiro de 2003, e suas alterações, bem como o Decreto nº 4.900, de 26.11.2003. Nota 1 - Trata-se de empenhos originais (novos), não sendo aplicável este prazo para os reforços de empenhos, que poderão ser emitidos até 26.12.2003;Nota 2 - O prazo de 19.12.03 não se aplica as despesas de caráter continuado, e às decorrentes de abertura de créditos extraordinários conforme § 2º do Decreto nº 4.900, de 26.11.2003.
19/DEZ/2003 Ajustar os saldos de empenhos que serão inscritos em Restos a Pagar não processados, até o limite de 50% do valor inscrito no exercício anterior, conforme determina a LDO - Lei nº 10.524, de 25.07.2002, art. 100. Nota - observar o § 1º do Decreto nº 4.900, de 26.11.2003.
19/DEZ/2003 Comunicar as Unidades Setoriais de Contabilidade, por meio da Transação>INCMSG, os empenhos passíveis de inscrição em Restos a Pagar não Processados, cujos valores deverão corresponder ao saldo credor da conta 29241.01.01- EMPENHOS A LIQUIDAR, de fora a evitar a inscrição de valores indevidos em RP. 
19/DEZ/2003 Devolver, para a respectiva concedente, os saldos de convênios não utilizados (financeiros, bem como o crédito não empenhado), evitando-se que este valor venha compor o Superávit Financeiro do Exercício. Trata-se de convênios entre UG SIAFI. 
19/DEZ/2003 Devolver os saldos não empenhados de Limite Contra Entrega, para a Unidade Setorial Financeira, UG 280102, Gestão 00001, mediante Nota de Lançamento - NL, utilizando os eventos de devolução de Repasse ou Sub-Repasse conjugados com o evento 56.0.625, evitando-se assim que o valor não utilizado seja agregado ao Limite para Pagamento de RP referente aos demais empenhos. A Unidade Setorial Financeira, de posse dos saldos de Limite Contra Entrega - Limite da STN, deverá devolvê-los à COFIN/STN, utilizando evento de devolução de Cota, conjugado com o evento 56.0.628.
22/DEZ/2003 Depurar eventuais códigos de depósitos inconsistentes, mediante transação "CONCODDEP", preenchendo a UG/Gestão e teclando PF5 na primeira tela, bem como proceder à exclusão daqueles códigos não utilizados, a fim de evitar a transposição de códigos desnecessários para o SIAFI 2004. 
26/DEZ/2003 Emitir Ordens Bancárias à conta do limite de pagamento de 2003, haja vista que, as Ordens Bancárias emitidas no último dia útil do ano poderão impactar o limite de pagamento do exercício subseqüente. 
26/DEZ/2003 Registrar os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial, inclusive reforço de empenho - Lei nº 10.524, art. 39, § 2º. 
26/DEZ/2003 Proceder à liquidação (apropriação) de todos os empenhos correspondentes às despesas efetivamente realizadas, ou seja, aquelas em que o credor já entregou o material, prestou o serviço ou executou a obra. 
26/DEZ/2003 Realizar os registros dos valores a liberar, de Convênio ou instrumentos similares, para as UG Convenentes, de forma a garantir a liberação dos recursos no exercício seguinte. 
30/DEZ/2003 Analisar as contas referidas no quadro II da Macrofunção 02.03.18 do Manual SIAFI e realizar os ajustes necessários. 
31/DEZ/2003 Efetuar o registro, no SIAFI2003, dos depósitos em trânsito, cujos ingressos no SIAFI dar-se-ão em 2004, bem como atualizar os códigos de depósitos correspondentes, no SIAFI2004, observando os procedimentos constantes dos itens 2.11.1, 2.11.2 e 2.11.3 do quadro II da Macrofunção 02.03.18 do Manual SIAFI. 
31/DEZ/2003 Efetuar o registro dos Termos de Convênios, Contratos de Repasse e de Parceria, celebrados no exercício atual, e ainda não cadastrados no SIAFI, utilizando as transações "ATUPRECONV" e "CONVERCONV", de modo a consignar no grupo de compensação os registros contábeis correspondentes ao exercício financeiro do empenho a ser emitido. 
31/DEZ/2003 As UGS que "não" utilizam a Conformidade de Suporte Documental deverão encaminhar para sua unidade Setorial de Contabilidade, após registro, os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial, bem como os Relatórios Mensais de Almoxarifado e de Movimentação de Bens Moveis, Imóveis e Intangíveis. 
31/DEZ/2003 As UGS deverão através de COMUNICA, informar as Unidades Setoriais de contabilidade os códigos dos órgãos ou gestões a serem incluídos/excluídos do processo automático da inscrição em Restos a Pagar Não Processados. 

ANEXO II

OUTRAS RECOMENDAÇÕES A SEREM OBSERVADAS: 
1. Proceder a atualização de dados do Rol de Responsáveis, nos termos do art. 13 da IN/TCU nº 12/96 e dos arts. 12 a 7 da IN/SFC nº 2, de 20 de dezembro de 2000. 
2. Não realizar, por falta de amparo legal, despesas com festividades natalinas e de ano novo, custeadas com recursos públicos, relacionadas com: a) aquisição, confecção e expedição de cartões de boas festas;b) promoção de almoços ou jantares de confraternização; eaquisição e distribuição de cestas de natal, brindes e outros correlatos com a finalidade de congraçamento de festejos natalinos e de ano novo. Decisão/TCU 188/96 - 290/97.
3. As despesas relativas a ajuda de custo, passagem e transporte de bagagem dependerão de empenho prévio, vedada a concessão para pagamento em exercício posterior, conforme determina o art. 8º do Decreto nº 4.004, de 8 de novembro de 2001. 
4. No caso de despesas continuadas, tais como água, luz e telefone, referentes ao mês de dezembro, que não puderem ser conhecidas até 26.12.2003, recomendamos solicitar à companhia, com a devida antecedência, a emissão das faturas do mês de dezembro em valores estimativos, com base na última medição (consumo do mês anterior), a fim de possibilitar a apropriação da despesa até o dia 26 de dezembro de 2003. As correções dos desvios para mais ou para menos deverão ser efetuadas na fatura do mês de janeiro de 2004. 
5. Os servidores detentores de Suprimento de Fundos deverão fornecer para o Ordenador de Despesas indicação precisa das aplicações realizadas até 31 de dezembro de 2003 e dos saldos em seu poder no último dia útil do exercício, para fins de registro contábil dos valores aplicados e adequação da responsabilidade pelos saldos remanescentes, devendo a Prestação de Contas correspondente aos valores aplicados até 31.12.2003 ser apresentada e registrada no SIAFI até 15 de janeiro de 2003, conforme dispõe o art. 46 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986 e item 2.1.8 da Macrofunção 02.11.21 do Manual SIAFI. 
6. Os inventários de materiais de estoque em almoxarifado e/ou depósito de bens móveis em uso, imóveis e de bens intangíveis (linhas telefônicas e outros), deverão ser elaborados pôr comissões constituídas para tal fim. Não podendo participar da referida comissão servidores que sejam responsáveis diretos pela guarda ou movimentação dos bens ou materiais objeto do inventário. Os valores finais dos inventários deverão ser conciliados com as correspondentes contas no SIAFI, em 31.12.2003,conforme exemplos a seguir: a) os valores do Inventário de Materiais de Consumo em Estoque deverão corresponder ao saldo da conta contábil 11318.01.00 - Material de Consumo, em nível de conta-corrente;b) o resultado do Inventário de Bens Móveis deverá ser equivalente aos saldos apresentados nas contas 14212.XX.00, cujo detalhamento deverá ser adequado ao bem inventariado; ec) os valores do Inventário de Bens Imóveis de propriedade da União, Fundações ou Autarquias, em uso no serviço público e registrados no Cadastro de Patrimônio da União - SPIU, deverão corresponder ao saldo da conta 14211.10.YY, cujo detalhamento deverá ser correlato com as características do imóvel.
7. Até o fechamento do exercício de 2003, deverão ser observadas todas as alterações na legislação pertinente, bem como aquelas emanadas da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, Órgão Central do Sistema de Contabilidade Federal, as quais são divulgadas, normalmente via mensagem do SIAFI e inseridas na Macrofunção 02.03.18 do Manual SIAFI.