O Defensor Público-Geral Federal em exercício, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º, incisos I e XIII, da Lei Complementar nº 80, de 12 de janeiro de 1994 ,

Considerando a necessidade de racionalizar e otimizar a comunicação administrativa da Defensoria Pública da União em seus diversos níveis;

Considerando a necessidade de estabelecer normas e padrões para a emissão das comunicações formais da Defensoria pública da União;

Considerando a necessidade de disciplinar a competência de gestores e servidores para a emissão de atos oficiais administrativos;

Resolve:

Art. 1º Denominam-se atos oficiais administrativos da Defensoria Pública da União os meios de comunicação formal utilizados no âmbito dos diversos órgãos da Instituição.

Parágrafo único. É considerada meio de comunicação formal a correspondência de tramitação interna e externa e a de caráter normativo e de apoio administrativo emitidas pela Instituição.

Art. 2º Os atos oficiais administrativos passíveis de emissão no âmbito da Defensoria Pública da União classificam-se e definem-se nas seguintes categorias:

I - Atos internos:

a) Despacho: decisão ou encaminhamento proferido por autoridade administrativa acerca de assunto submetido à sua apreciação.

Emitente: qualquer gestor, servidor e membro da Defensoria Pública da União, observados os limites de competência e a hierarquia.

b) Comunicado: ato destinado a transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais da Defensoria Pública da União.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal, Corregedor-Geral, Defensor Público-Chefe, Chefe de Gabinete do Defensor Público-Geral Federal, Diretor-Geral da ESDPU, Coordenador-Geral de Articulação Institucional e Coordenador.

c) Informação: ato por meio do qual gestores, servidores e membros da Defensoria Pública da União manifestam-se sobre determinado assunto, demandado em processo administrativo, com o objetivo de fundamentar questões levantadas, elucidar fatos não suficientemente esclarecidos e fornecer dados que auxiliem a autoridade competente na tomada de decisão e na solução de problemas.

Emitente: gestores, servidores e membros da Defensoria Pública da União que tenham conhecimento do assunto objeto da informação.

d) Memorando: ato utilizado para a comunicação escrita ágil e simplificada entre unidades administrativas da Defensoria Pública da União. Serve à exposição de projetos, ideias e diretrizes, à formulação de questionamentos, respostas a demandas e à troca de informações de diversa natureza.

Emitente: qualquer gestor, servidor e membro da Defensoria Pública da União, observados o limite de sua competência e a hierarquia.

e) Correio eletrônico (e-mail): ato utilizado para a comunicação escrita ágil e simplificada por meio da rede de computadores da DPU (Intranet) e da rede mundial computadores (Internet).

Emitente: gestores, servidores e membros da Defensoria Pública da União que tenham permissão para movimentação eletrônica de documentos.

II - Atos externos:

a) Atestado: ato mediante o qual a Administração comprova fato ou situação de direito de que tenha conhecimento em favor de alguém.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Defensor Público-Chefe, Chefe de Gabinete do Defensor Público-Geral Federal, Diretor-Geral da ESDPU e Coordenador-Geral de Articulação Institucional.

b) Certidão: declaração feita por solicitação, com base em registro ou documento original em poder da instituição, com a finalidade de comprovar a existência de ato ou assentamento do interesse de alguém.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal, Corregedor-Geral, Defensor Público-Chefe, Chefe de Gabinete do Defensor Público-Geral Federal, Diretor-Geral da ESDPU, Defensores Públicos Federais, Coordenador-Geral de Articulação Institucional e Coordenador.

c) Declaração: ato por meio do qual a Administração afirma a existência ou inexistência de direito ou de fato em favor ou em relação a alguém.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal, Defensor Público-Chefe, Chefe de Gabinete do Defensor Público-Geral Federal, Diretor-Geral da ESDPU, Defensores Públicos Federais, Coordenador-Geral de Articulação Institucional e Coordenador.

d) Ofício: documento que formaliza a comunicação oficial expedida pela Defensoria Pública da União a outros órgãos ou a autoridades públicas externas, bem como a particulares e outras instituições.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal, Corregedor-Geral, Defensor Público-Chefe, Chefe de Gabinete do Defensor Público-Geral Federal, Diretor-Geral da ESDPU, Defensores Públicos Federais, Coordenador-Geral de Articulação Institucional e Coordenador.

III - Atos de gestão:

a) Instrução normativa: documento de organização e ordenamento administrativo interno destinado a estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos, padronizar serviços e materiais, bem como regulamentar matéria específica anteriormente disciplinada, com a finalidade de orientar os dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal e Coordenador-Geral de Articulação Institucional.

b) Portaria: ato destinado a instruir sobre assuntos de natureza administrativa, especialmente aqueles relativos a pessoal, e aqueles destinados a orientar sobre a aplicação de textos legais e o disciplinamento de matérias de ordem institucional não reguladas em lei.

Emitente: Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal, Corregedor-Geral e Coordenador-Geral de Articulação Institucional.

c) Projeto básico: documento que estabelece as especificações e os elementos necessários e suficientes para caracterizar obra ou serviço a serem adquiridos, notadamente por meio de licitação. Deve fornecer ainda informações que assegurem a viabilidade técnica e ambiental do empreendimento e possibilitem a avaliação dos custos e a definição dos métodos e dos prazos de execução.

Emitente: gestores e servidores da Defensoria Pública da União, observados o limite de competência e a hierarquia.

IV - Atos de apoio:

a) Agenda de compromissos: instrumento administrativo destinado ao registro cronológico diário dos compromissos e encontros de ministros, secretários, assessores e demais funcionários de elevado escalão da Defensoria Pública da União.

Emitente: gestores da Defensoria Pública da União.

b) Ata: registro sucinto das decisões e acontecimentos havidos em sessões, reuniões, encontros e outros eventos que, na esfera de interesse da Defensoria Pública da União necessitem de consignação por escrito.

Emitente: unidades administrativas, conselhos, colegiados, comissões e grupos de servidores que se reúnam com fins organizacionais definidos.

V - Ato de natureza individual:

a) Requerimento: instrumento por meio do qual o requerente se dirige à autoridade administrativa para solicitar direito ou concessão de pedido, geralmente sob o amparo de lei ou norma reguladora.

Emitente: servidor interessado.

Art. 3º Para elaboração das comunicações discriminadas nesta Portaria devem ser obedecidos os padrões de emissão, numeração, controle, a estrutura formal e a organização de conteúdos especificados no Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos da Defensoria Pública da União, editado pela área de comunicação corporativa da Coordenação-Geral de Articulação Institucional da Defensoria Pública-Geral da União.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

AFONSO CARLOS ROBERTO DO PRADO