Portaria MCid nº 590 de 03/12/2008
Norma Federal - Publicado no DO em 05 dez 2008
Aprova o Calendário e Procedimentos para encerramento das atividades do exercício financeiro de 2008.
O MINISTRO DE ESTADO DAS CIDADES, no uso da competência que lhe é conferida pelo art. 87 da Constituição Federal,
Resolve:
Art. 1º Aprovar o Calendário e Procedimentos para encerramento das atividades do exercício financeiro de 2008.
Art. 2º Determinar às unidades gestoras da administração direta e da administração indireta, do Ministério das Cidades, que adotem medidas com vistas ao fiel cumprimento do conteúdo constante dos quadros anexos, de acordo com a legislação aplicável.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
MARCIO FORTES DE ALMEIDA
ANEXOCALENDÁRIO E PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES DO EXERCÍCIO FINANCEIRO DE 2008.
QUADRO I
| I - AOS SETORES E SERVIDORES RESPONSÁVEIS POR AQUISIÇÃO E COMPRAS, ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS, SUPRIDOS. | |
| PROCEDIMENTOS | PRAZOS |
| 1. DAS AQUISIÇÕES, PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E PROCESSOS EM ANDAMENTO. | |
| 1.1 Encaminhar solicitação aos Ordenadores de Despesas para novas aquisições. | 20.12.2008 |
| 1.2 Enviar ao Setor Financeiro responsável pelo pagamento das despesas da unidade, as Notas de Empenho e processos emitidos no exercício de 2008, cujas despesas, na forma da Lei nº 4.320/1964 e do Decreto nº 93.872/1996, não satisfaçam as condições para inscrição em Restos a Pagar processados ou não processados, para cancelamento, evitando a inscrição indevida em Restos a Pagar. | 31.12.2008 |
| As despesas empenhadas no exercício de 2008, cuja prestação em bens e serviços não tenha ocorrido até o dia 31 de dezembro de 2008, serão inscritas em Restos a Pagar (não processados), mediante processamento automático pelo SIAFI. 1.3 Registrar os documentos comprobatórios dos atos e fatos das Gestões Orçamentária, Financeira e Patrimonial, obedecendo o disposto no § 2º do art. 28 da Lei nº 11.514 - LDO, de 13 de agosto de 2007. | 31.12.2008 |
| 1.4 Encaminhar ao Setor Financeiro da Unidade até às 12:00, do dia 31 de dezembro de 2008, os processos administrativos relativos aos empenhos emitidos em 2008, decorrentes de serviços e fornecimentos concluídos e atestados, para registro da liquidação e conseqüente inscrição em Restos a Pagar processados. | 31.12.2008 |
| 2. DAS DIÁRIAS | |
| 2.1 A concessão de diárias deve respeitar o limite anual para despesas com passagens, diárias e despesas com locomoção, fixado por decreto para o Poder Executivo Federal. | |
| 2.2 As viagens deverão ser programadas de tal forma que os processos de pagamento das diárias sejam encaminhados ao setor responsável pelo pagamento das despesas da unidade até a data limite de 26 de dezembro de 2008, observando-se que o período de concessão não deverá ultrapassar o dia 31 de dezembro de 2008. | 26.12.2008 |
| 2.3 Não serão inscritos em Restos a Pagar os empenhos relativos à concessão de diárias. Deslocamentos ocorridos até 31.12.2008, correrão à conta do orçamento de 2008 e os que incluem dias do exercício 2009 a conta do orçamento do exercício de 2009. | |
| 3. DO SUPRIMENTO DE FUNDOS | |
| 3.1 Os detentores de recursos a serem aplicados por meio de Suprimento de Fundos deverão adotar os seguintes procedimentos: | |
| a) devolver a UG Concedente, por meio de GRU, os valores não aplicados; | 26.12.2008 |
| b) informar ao Setor Financeiro o valor do saldo não aplicado; | 29.12.2008 |
| c) prestar contas das despesas realizadas e registro no SIAFI. | 13.01.2009 |
| 4. DAS REQUISIÇÕES AO ALMOXARIFADO | |
| 4.1 As requisições de material ao Almoxarifado deverá ser encaminhadas com prazo estipulado, após o mesmo estará fechado para inventário. | 15.12.2008 |
QUADRO II
| II - UNIDADES GESTORAS DO MINISTÉRIO DAS CIDADES | |
| PROCEDIMENTOS | PRAZOS |
| 1.DA EMISSÃO DE EMPENHOS E RESTOS A PAGAR | |
| 1.1 Emitir Nota de Empenho (original, reforço e anulação). | 31.12.2008 |
| Para ocorrer a inscrição em Restos a Pagar não processados, referente a Despesa de Pessoal, deverá ser emitida a respectiva Nota de Empenho. | |
| 1.2 Os empenhos limitar-se-ão às despesas cujos contratos, convênios ou congêneres possam ser formalizados até a data de 31.12.2008. | |
| 1.3 Anular as Notas de Empenho emitidas no exercício de 2008, cujas despesas, na forma da Lei nº 4.320/1964 e do Decreto nº 93.872/1996, não satisfaçam as condições para inscrição em Restos a Pagar processados ou não processados, evitando a inscrição indevida em Restos a Pagar. A análise dos empenhos que poderão ou não ser | |
| inscritos em RP não processados deverá ser feita observando o disposto na macrofunção 02.03.17. | |
| 1.4 Proceder à liquidação dos empenhos relativos aos processos administrativos decorrentes de serviços e fornecimentos concluídos e atestados até o dia 31 de dezembro de 2008. | |
| 1.5 Cancelar os saldos de Restos a Pagar processados inscritos há mais de cinco anos | |
| É vedada a inscrição de RP (Não Processados) sem que haja a suficiente disponibilidade de caixa assegurada para este fim. | |
| Na utilização da disponibilidade de caixa são considerados os recursos e despesas compromissados a pagar até o final do exercício, ressalvadas nos termos do art. 42 da Lei Complementar nº 101 (LRF), de 04.05.2000, quando for o caso. | |
| 1.6 Compatibilizar os empenhos que serão inscritos em Restos a Pagar Não Processados com os recursos financeiros disponível. | 31.12.2008 |
| 2. DOS CONVÊNIOS E CONTRATOS FIRMADOS | |
| 2.1 Devolver, para a respectiva concedente, os saldos financeiro e orçamentário não utilizados referentes a convênios ou instrumentos similares. | 31.12.2008 |
| 2.2 Os valores já empenhados não passíveis de inscrição em Restos a Pagar deverão ser anulados e os créditos devolvidos para a concedente. | |
| 2.3 Realizar os registros dos valores a liberar/a receber, de Convênio ou instrumento similar, de forma a garantir | |
| a liberação dos recursos no exercício seguinte. Os registros ocorrerão nas contas 212160100 - Recursos a Liberar por Transferência - 112160100 - Recursos a Receber por Transferência. | |
| 2.4 Para os casos em que o Concedente e o Convenente pertencem ao Orçamento Fiscal e da Seguridade Social, o Convenente deverá informar ao Concedente, em tempo hábil, o valor total que será inscrito em Restos a Pagar. | |
| 2.5 Efetuar o registro das transferências voluntárias celebrados no exercício atual e ainda não registrados no grupo de compensação de forma a evidenciar os atos potenciais, a saber: | |
| a) Convênio e Contrato de Repasse utilizando o Portal SICONV. | |
| b) Termo de Parceria, Acordo de Cooperação e Termo de Compromisso, no SIAFI, utilizando as transações | |
| ATUPRETRAN e CONVERTRAN ou por meio do SIASG. | |
| 3. DAS DIÁRIAS | |
| Observar instruções item 2 Quadro I | 26.12.2008 |
| 4. DOS SUPRIMENTOS DE FUNDOS | |
| 4.1 A concessão, aplicação e prestação de contas de suprimentos de fundos, no mês de dezembro de 2008, obedecerão ao seguinte cronograma: | |
| a) concessão até o dia 15.12.2008; | 15.12.2008 |
| b) prazo para aplicação até o dia 26.12.2008; | 26.12.2008 |
| 4.2 Prazo para devolução dos saldos existentes, por meio de GRU até o dia 26.12.2008. | 26.12.2008 |
| a) prazo para informar o saldo não aplicado ao setor financeiro; | 29.12.2008 |
| b) prazo para apresentação da prestação de contas e registro no SIAFI. | 13/1/2009 |
| 4.3 As concessões de suprimento de fundos efetuadas anteriormente a publicação desta Portaria também obedecerão aos prazos estipulados na mesma. | |
| 5. DOS INVENTÁRIOS FÍSICO-FINANCEIROS DOS BENS MÓVEIS E IMÓVEIS | |
| 5.1 A CGLOG adotará medidas visando à apresentação dos inventários físico-financeiros que comprovarão os saldos do Balanço do MCidades do exercício de 2008, conforme segue: | |
| a) Nomear comissões para efetuar a contagem físico-financeira dos estoques do almoxarifado e depósito do MCidades, bem como dos bens móveis e imóveis, inclusive do Departamento Nacional de Trânsito e do Fundo Nacional de Segurança e Educação de Trânsito - FUNSET, devendo o relatório deste ser em separado. | |
| b) Encaminhar a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração, até o dia 02 de janeiro de 2009, os inventários do almoxarifado e depósito do MCidades, bem como dos bens móveis e imóveis, refletindo a posição apurada em 31 de dezembro de 2008. | 2/1/2009 |
| c) Apresentar os inventários acompanhados dos seguintes documentos: Portaria de designação da Comissão, Termo de Responsabilidade e Relatório de Critérios Adotados. | |
| 6. DOS RELATÓRIOS DE MOVIMENTAÇÃO DO ALMOXARIFADO - RMA E DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS - RMB. | |
| 6.1 Deverão ser apresentados, pela Divisão de Almoxarifado e pela Divisão de Patrimônio à Setorial Contábil e ao Responsável pela Conformidade de Registro de Gestão, original e cópia, no prazo de 02.01.2009 e 04.01.2009, respectivamente. | 02.01.2009 04.01.2009 |
| 6.2 O Denatran deverá apresentar os referidos relatórios das Unidades Gestoras 200012-DENATRAN e 200320-FUNSET, em separado. | |
| 7. DO ROL DE RESPONSÁVEL | 31.12.2008 |
| 26.12.2008 | |
| 7.1 As Unidades deverão proceder à atualização dos dados constantes do Rol de Responsável, por meio da transação>ATUAGENTE, observando o art. 10 e 11 da Instrução Normativa nº 57, de 27 de agosto de 2008, do Tribunal de Contas da União - TCU. | |
| 7.2 A Unidade Gestora 560011 - Coordenação-Geral de Recursos Humanos deverá disponibilizar na Internet o boletim de dezembro de 2008 até o dia 26.12.2008, para que as Unidades Gestoras possam atualizar o rol de responsáveis. | |
| 8. DA EMISSÃO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DA UNIÃO - GRU | |
| 8.1 A emissão de GRU deverá ocorrer até o dia 26 de dezembro de 2008, para que não haja pendência nos registros contábeis, em função do prazo para compensação bancária. O arquivo de GRU será rodado em 07 de janeiro de 2009 (processo automático), devendo as Unidades verificar todos os dias até o dia 06 de janeiro de 2009 por meio da transação>CONPROCBT se existe pendência, em caso positivo regularizar, solicitando a Setorial Contábil que libere o Sistema para a UG regularizar no prazo máximo de 06.01.2009. | 26.12.2008 |
| 9. DAS CONTAS TRANSITÓRIAS | |
| 9.1 As contas abaixo relacionadas não deverão conter saldo, no encerramento do exercício: | 31.12.2008 |
| 11268.00.00-Saques por Cartão de Crédito a Classificar; | |
| 21211.02.00-Fornecedores de Exercícios Anteriores, em relação ao ano 2003; | |
| 21211.03.02-Convênios a Pagar de Exercícios Anteriores, em relação ao ano 2003; | |
| 21212.02.00-Pessoal a Pagar de Exercícios Anteriores; | |
| 21219.60.02-Suprimento de Fundos - GRU; | |
| 21261.00.00- GRU - Valores em trânsito por estorno despesa exercício | |
| 21263.00. 00-Ordens Bancárias Canceladas; | |
| 21264.00.00-GRU a Classificar; | |
| 21266.00.00-Depósitos na Conta Única a Classificar; | |
| 21268.01.2000 - Saque Cartão de Pág. Gov. Federal | |
| 21268.02.2000 - Fatura Cartão de Pág.Governo Federal | |
| 21269.00.00-Ordens Bancárias Canceladas Cartão de Crédito; | |
| 41800.00.00-Receitas Correntes a Classificar e | |
| 42800.00.00-Receitas de Capital a Classificar. | |
| Orientação de regularização observar Macrofunção 02.03.18 item 17 Quadro II (Manual Siafi Web) | |
| 11216.04.2000 - Lim.Saque - Fonte e Vinculação - 0190000000 -987 e 988. |
10. DA TRANSPOSIÇÃO DE SALDOS E BAIXA SALDOS (PROCESSAMENTO AUTOMÁTICO)
| 10.1 A transposição de saldos e baixa de saldos ocorrerá em 31 de dezembro de 2008, caso seja necessário o pagamento de fornecedores, cujo empenho esteja inscrito em Restos a Pagar não processado, a Unidade deverá registrar por meio de Nota de Lançamento, o empenho no Sistema Siafi 2008, utilizando o evento 54.0.000 para empenho não ref. a convênio e evento 54.0.992 para empenho ref. a convênio. | 31.12.2008 |
| 10.2 - A Setorial Financeira de UG/ÓRGÃO e ÓRGÃO SUPERIOR, deverá observar a Macrofunção 02.03.18, Quadro III itens 1 a 3 e Quadro V. (Manual Siafi Web). | 06.01.2009 |
| 10.3 - A inscrição de Restos a Pagar | |
| 11. DAS CONTAS A PAGAR E A RECEBER-CPR | 31.12.2008 |
| 11.1 Os valores prescritos que constam no CPR deverão ser baixados, utilizando a opção "P" -Baixa por Prescrição, na transação>Confluxo - Consulta Fluxo de Caixa. | |
| 12. DA CONSISTÊNCIA DOS SALDOS CONTÁBEIS | 31.12.2008 |
| 12.1 As Unidades Gestoras deverão analisar e corrigir as contas contábeis que apresentarem saldos invertidos, ainda que em nível de conta corrente. | |
| 13. DOS DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS | |
| 13.1 A Secretaria Executiva apresentará ao Órgão de Controle Interno do Poder Executivo, nos prazos que vierem a ser estabelecidos, relatórios de gestão e declarações dispostas na Decisão Normativa do - TCU, relativo ao exercício de 2008. | |
| 14. DÍVIDA INTERNA E EXTERNA | |
| 14.1 Compatibilizar os saldos contábeis referentes às operações de crédito internas por meio dos eventos 58.0.094 e 58.0.095 e externas por meio do evento 58.0.87, com base no Cadastro de Obrigações. | 31.12.2008 |
| 15. FECHAMENTO DE UNIDADE GESTORA E LIBERAÇÃO DO SISTEMA | 31.12.2008 |
| 15.1 - O prazo para registro das operações no SIAFI2008 é de 31.12.2008, exceto para registro da apropriação das reservas. | |
| 15.2 - As Unidades Gestoras devem envidar esforços de tal forma que os demonstrativos não apresentem inconsistências que possam resultar em uma conformidade com restrição. | |
| 15.3 - Havendo necessidade de ajustes de valores, desde que não implique em ato de gestão, a Unidade poderá solicitar por meio de COMUNICA SIAFI, transação>INCMSG, à Setorial Contábil do Ministério, a liberação do Sistema, devendo informar o tipo de documento a ser emitido, obedecendo o prazo máximo estabelecido pela CCONT. |
QUADRO III
| III - UNIDADES SETORIAIS DE CONTABILIDADE | |
| PROCEDIMENTOS | PRAZOS |
| 1. Analisar os códigos das Gestões a serem excluídas/incluídas no processo automático de inscrição em Restos a Pagar. Caso a tabela de gestão não estiver na situação desejada, comunicar à CCONT/STN, por meio da Transação>INCMSG -INCLUI MENSAGEM | 31.12.2008 |
| 2. Incluir os dados dos balancetes das entidades não integrantes SIAFI, conforme o disposto na macrofunção 02.03.11 do Manual SIAFI Web. | 06.01.2009 |
| 3 Registrar as apropriações das reservas ou compensação de prejuízos, dos Órgãos regidos pela Lei nº 6.404/1976, através de NL mediante utilização dos eventos 52.0.286/53.0.386 ou 52.0.284. | |
| 3.1 Caso a entidade não disponha dos dados fechados até a data limite, deverá ser fornecido balancete preliminar à Setorial Contábil de Órgão Superior. Essa situação deve ser informada imediatamente a CCONT/STN para que seja incluída em Nota Explicativa aos balanços e na Tomadas de Conta Anual do Ministério. | 09.01.2009 |
| 4. Fechamento de Setorial Contábil | 06.01.2009 |
| 5. Registrar a Conformidade Contábil após análise dos lançamentos referentes ao mês de dezembro, conforme a situação: | |
| 5.1 Conformidade Contábil de UG em 14.01.2009. | 14.01.2009 |
| 5.2 Conformidade Contábil de Órgão em 15.01.2009. | 15.01.2009 |
| 5.3 Conformidade Contábil de Órgão Superior em 16.01.2009. | 16.01.2009 |
| 5.4 As Unidades Gestoras devem envidar esforços de tal forma que os demonstrativos não apresentem inconsistências que possam resultar em uma conformidade com restrição. | |
| 5.5 As datas limites para o registro de Conformidade Contábil poderão ser consultados por meio da transação | |
| >CONESTSIST - Consulta Estado do Sistema | |
QUADRO IV
| OUTRAS INFORMAÇÕES/RECOMENDAÇÕES/ORIENTAÇÕES SOBRE A APLICAÇÃO DAS NORMAS PERTINENTES À EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA, PATRIMONIAL E CONTÁBIL PARA ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO FINANCEIRO DE 2008. |
| 1) As Unidades Gestoras das Administrações Direta e Indireta deverão ajustar suas ações para a fiel observância dos prazos e procedimentos constantes dos Quadros I, II e III desta norma e atentar para o Quadro II e III - dos Procedimentos contido na Macrofunção 02.03.18 - Encerramento do Exercício, do Manual SIAFI Web da Secretaria do Tesouro Nacional/MF, bem como o contido nas demais normas legais vigentes. |
| 2) As Unidades Gestoras da Administração Direta do Ministério deverão anular todos os empenhos não passíveis de inscrição em Restos a Pagar, conforme estabelece a Macrofunção 02.03.17 Restos a Pagar, do Manual SIAFI, dentro dos prazos estabelecidos, a fim de evitar, por ocasião do encerramento do exercício de 2008, o acúmulo de documentos na data limite. |
| 3) No caso de despesas continuadas, tais como água, luz e telefone, referentes ao mês de dezembro de 2008, que não puderem ser conhecidas até o final daquele mês, as inscrições em Restos a Pagar deverão ser efetuadas com base na última medição e a correção dos desvios para mais ou para menos serão efetuadas na fatura do mês de janeiro de 2009. |
| 4) Os inventários de materiais em estoque no almoxarifado e/ou depósito, de bens móveis em uso, imóveis e de bens intangíveis deverão ser elaborados por comissões constituídas para tal fim. Não poderão participar das referidas comissões servidores que sejam responsáveis diretos pela guarda ou movimentação dos bens ou materiais objetos do inventário, cujos resultados deverão ser conciliados com as correspondentes contas no SIAFI. |
| 5) RESUMO DO CALENDÁRIO |
| DATA PROCESSO |
| 15.12.2008 - ENCAMINHAMENTO DAS REQUISIÇÕES DE MAT.AO ALMOXARIFADO |
| 15.12.2008 - CONCESSÃO DE SUPRIMENTOS DE FUNDOS |
| 20.12.2008 - SOLICITAÇÃO ORDENADORES DE DESP. PARA NOVAS AQUISIÇÕES |
| 26.12.2008 - CONCESSÕES DE DIÁRIAS |
| 26.12.2008 - DEVOLUÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS A UG CONCEDENTE |
| 26.12.2008 - PRAZO PARA APLICAÇÃO DO SUPRIMENTOS DE FUNDOS |
| 26.12.2008 - PRAZO PARA DEV.DOS SALDOS EXISTENTES DOS SUPRIMENTOS |
| 26.12.2008 - DISPONIBILIZAR NA INTERNET O BOLETIM DE DEZEMBRO 2008 |
| 26.12.2008 - EMISSÃO DE GRU |
| 26.12.2008 - INFORMAR AO SETOR FIN. SALDO NÃO APLICADO SUPRIMENTO |
| 31.12.2008 - FECHAMENTO DE UG |
| 31.12.2008 - TRANSPOSIÇÃO DE SALDOS |
| 31.12.2008 - BAIXA DE SALDOS |
| 06.01.2008 - INSCRIÇÃO DE RESTOS A PAGAR |
| 06.01.2008 - FECHAMENTO - SETORIAL CONTÁBIL |
| 07.01.2008 - PROCESSAMENTO DA FITA 50 |
| 07.01.2009 - CONFERÊNCIA DOS PROC. BAIXA DE SALDOS INSC. RP |
| 08.01.2009 - INSCRIÇÃO DE REC. DIFERIDOS E A RECEBER/A LIBERAR |
| 09.01.2009 - CONFERÊNCIA DO PROCESSO DO DIFERIDO |
| 09.01.2009 - INTEGRAÇÃO DE BALANCETE |
| 10.01.2009 - APURAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCICIO |
| 12.01.2009 - APROPRIAÇÃO DAS RESERVAS |
| 14.01.2009 - CONFORMIDADE CONTÁBIL DE UG |
| 15.01.2009 - CONFORMIDADE CONTÁBIL DE ÓRGÃO |
| 16.01.2009 - CONFORMIDADE CONTÁBIL DE ÓRGÃO SUPERIOR |
| 30.01.2009 - BAIXA DE RECURSOS DIFERIDOS (SIAFI2009) |
| 30.01.2009 - MIGRAÇÃO DO CADASTRO DE EMPENHO |
| 20.03.2009 - DIVULGAÇÃO DA CONCILIAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS |