A Diretora-Geral da Secretaria do Tribunal Superior Eleitoral, no uso de suas atribuições, e

Considerando a oportunidade de disseminar boas práticas de gestão da qualidade na Justiça Eleitoral voltadas à promoção do uso eficiente dos recursos públicos e ao atendimento às necessidades do cidadão,

Resolve:

Art. 1º Instituir o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, destinado a promover e avaliar Sistemas de Gestão da Qualidade implantados em Tribunais da Justiça Eleitoral, de acordo com os requisitos estabelecidos para o Programa.

Parágrafo único. A aderência ao Programa dar-se-á de forma facultativa por parte dos Tribunais e será estabelecida a partir de certificação concedida em consonância com as regras estabelecidas nesta portaria.

Art. 2º Fica instituído o Comitê do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, responsável por organizar o Programa, estabelecer os requisitos citados no art. 1º e emitir parecer final sobre a concessão das certificações.

Parágrafo único. O Comitê será composto por servidores da unidade de gestão estratégica do TSE indicados em ato específico.

Art. 3º Os requisitos poderão ser alterados a critério do Comitê do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral.

Parágrafo único. O Comitê do Programa não poderá promover alterações nos requisitos em intervalos inferiores a 6 (seis) meses.

Art. 4º A concessão, manutenção, suspensão e o cancelamento de certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade deverão observar as diretrizes previstas nesta Portaria e deverão estar em conformidade com os requisitos estabelecidos.

Art. 5º As solicitações de certificação encaminhadas ao Tribunal Superior Eleitoral deverão ser feitas formalizadas, observando-se:

I - o escopo da certificação pretendida;

II - o nome e contato do responsável pelo processo de certificação;

III - a quantidade de pessoas envolvidas no escopo;

IV - as unidades organizacionais envolvidas no escopo.

Art. 6º Após o recebimento da solicitação de certificação, o Comitê do Programa comunicará, em até 15 dias, o cronograma de auditoria ao órgão solicitante.

§ 1º Aceita a proposta, o Comitê do Programa providenciará todos os trâmites necessários para a realização das auditorias e eventual emissão de certificado.

§ 2º Correrão por conta do Tribunal solicitante da certificação os custos com diárias e passagens dos auditores.

Art. 7º Poderá atuar como auditor do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral qualquer servidor da Justiça Eleitoral considerado habilitado para esse fim, a partir de critérios estabelecidos pelo Comitê do Programa.

Art. 8º Caberá ao Tribunal solicitante promover a realização das auditorias, oferecendo:

I - a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade;

II - o acesso a todas as áreas e pessoas a serem auditadas;

III - os registros que evidenciem as atividades previstas para o escopo a ser certificado.

Parágrafo único. A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade deverá ser enviada ao TSE com uma antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos da data de realização da auditoria.

Art. 9º A avaliação da conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade compreenderá as seguintes etapas:

I - pré-auditoria;

II - auditoria inicial (certificação);

III - auditorias de manutenção.

Art. 10. A pré-auditoria visa avaliar o Sistema de Gestão da Qualidade, bem assim a sua condição para as próximas etapas.

§ 1º O plano de pré-auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§ 2º Ao final dessa etapa, serão apontadas, no relatório de auditoria as observações, não conformidades e a descrição geral do Sistema.

§ 3º Caso seja apontado no relatório de auditoria que o Sistema implantado não está apto a receber a auditoria inicial na data estipulada, o Comitê do Programa, mediante concordância do Tribunal solicitante, agendará nova data da auditoria inicial.

§ 4º A critério do Tribunal solicitante, a pré-auditoria poderá ser realizada apenas a partir da documentação enviada ao Auditor.

Art. 11. A auditoria inicial, a qual ocorrerá nas dependências do Tribunal solicitante e em suas unidades de trabalho definidas no escopo da certificação, tem por objetivo verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade foi estabelecido, documentado, implementado e mantido.

§ 1º Nessa etapa, a equipe auditora deverá ter acesso às dependências, documentação, pessoal e registros pertinentes.

§ 2º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§ 3º Ao final dessa etapa, serão apontadas no relatório de auditoria as observações, a descrição geral do Sistema, as possíveis não conformidades e a recomendação para certificação do Sistema.

§ 4º Se o Sistema não estiver em conformidade com os requisitos do Programa, o auditor não recomendará a certificação e solicitará uma auditoria de acompanhamento, no prazo máximo de 90 (noventa) dias, para evidenciar a melhoria do Sistema de gestão da qualidade, para então recomendar a certificação.

Art. 12. A recomendação para certificação estará sujeita à condição do Sistema de Gestão da Qualidade verificada durante a auditoria inicial.

§ 1º Não sendo constatadas não conformidades, o auditor encaminhará o relatório da auditoria ao Comitê da Qualidade, para análise e emissão de parecer.

§ 2º Havendo incidência de não conformidade, o processo somente será encaminhado ao Comitê da Qualidade, para análise e emissão de parecer, após aprovação pelo auditor do tratamento a ser dado às não conformidades detectadas.

Art. 13. O Tribunal solicitante deverá tratar as não conformidades identificadas em auditoria, demonstrando ao Comitê do Programa as ações corretivas executadas.

§ 1º As ações corretivas deverão ser implementadas no prazo máximo de 90 (noventa) dias.

§ 2º Realizada a auditoria inicial e apresentadas evidências adequadas para o tratamento de possíveis não conformidades, a organização tem seu processo analisado pelo Comitê do Programa, o qual emitirá parecer conclusivo sobre a certificação ou não certificação do escopo.

Art. 14. Havendo deferimento do processo de certificação pelo Comitê do Programa, o Certificado será emitido e terá validade de 36 (trinta e seis) meses a partir da data da recomendação da certificação por parte do auditor quando da auditoria inicial.

Art. 15. Indeferido o processo pela Comissão de Certificação, mediante a devida justificativa, será agendada auditoria de acompanhamento conforme procedimento constate do § 4º do art. 11 desta Portaria.

Art. 16. Durante o período de validade do certificado, serão realizadas auditorias tendo por objetivo verificar a manutenção da conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade.

§ 1º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§ 2º Ao final dessa etapa, serão apontadas no relatório de auditoria as observações, a descrição geral do Sistema, as não conformidades e a informação se o Sistema de Gestão da Qualidade está mantido conforme os requisitos do programa.

§ 3º Se o Sistema não estiver sendo mantido em conformidade com os requisitos do Programa, o auditor solicitará uma auditoria de acompanhamento, a ser realizada no prazo máximo de 90 (noventa) dias, para evidenciar a melhoria do Sistema de gestão da qualidade.

Art. 17. As auditorias de manutenção deverão ocorrer no prazo máximo de 12 (doze) meses a contar da data da última auditoria realizada no escopo.

§ 1º Não se submetendo à auditoria de manutenção no prazo máximo previsto, o Comitê do Programa poderá cancelar o certificado do Tribunal solicitante, exceto em caso de justificativa devidamente fundamentada.

§ 2º Caso o escopo certificado esteja impossibilitado de receber auditorias em períodos próximos às eleições, o Tribunal solicitante deverá diligenciar pela antecipação de tais auditorias.

Art. 18. Todas as auditorias previstas nesta Portaria serão conduzidas de acordo com as recomendações da norma NBR ISO 19011 e terão as seguintes etapas:

I - reunião de abertura;

II - condução da auditoria (verificação de registros, entrevistas, observações, leitura de documentos, verificação de serviços em execução);

III - elaboração de relatórios; e

IV - reunião de encerramento.

Parágrafo único. Os relatórios poderão ser elaborados e entregues posteriormente à data da auditoria.

Art. 19. Findo o prazo de validade mencionado no art. 14, o Tribunal certificado poderá solicitar a renovação de sua certificação.

§ 1º O interesse na renovação da certificação deverá ser comunicado ao Comitê do Programa até 6 (seis) meses antes da data de término da validade do certificado vigente.

§ 2º Para renovação da certificação, deverá ser agendada uma auditoria nos moldes daquela citada no inciso II do art. 9º em data anterior ao término de validade do certificado vigente.

§ 3º A recomendação para renovação da certificação obedecerá ao estabelecido no art. 12 e às demais exigências pertinentes deste regulamento.

Art. 20. O Tribunal certificado deverá comunicar imediatamente o Comitê do Programa sempre que houver alterações de sua estrutura organizacional, encerramento de suas atividades e outras ocorrências que influenciem o escopo certificado.

Parágrafo único. Após avaliar a extensão das modificações introduzidas pela organização, o Comitê do Programa verificará a necessidade de realização de uma auditoria de manutenção suplementar no Sistema de Gestão da Qualidade.

Art. 21. Na hipótese de revisão dos requisitos do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, o Comitê do Programa estipulará prazo adequado para que os Tribunais certificados se adequem às novas condições.

Art. 22. Na hipótese de alterações nas regras do processo de manutenção da certificação, o Comitê do Programa notificará por escrito o Tribunal certificado, determinando as providências a serem adotadas e o prazo para adequação às alterações.

Parágrafo único. O Tribunal terá o prazo de 30 (trinta) dias após a notificação para se manifestar.

Art. 23. O Tribunal terá seu certificado cancelado caso não cumpra as regras estabelecidas nesta Portaria e quando na hipótese da não manutenção da conformidade com os requisitos estabelecidos para o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral.

Brasília, 23 de novembro de 2011.

Patrícia Maria Landi da Silva Bastos