O SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO do Ministério da Ciência e Tecnologia, no uso da competência que lhe foi delegada pelo art. 1º, inciso VIII, da Portaria MCT nº 166, de 16 de abril de 2003, e considerando a necessidade de dar cumprimento ao disposto no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003,

Resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA/MCT:

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ROBERTO VANDERLEI DE ANDRADE

Art. 1º A Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência e Tecnologia - SubSIGA/MCT, constituída pela Portaria nº 831, de 8 de dezembro de 2005, do Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério da Ciência e Tecnologia, tem por finalidade:

I - garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelas unidades e entidades que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo, no âmbito do MCT;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; e

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal, no âmbito do MCT.

Art. 2º Integram a SubSIGA/MCT:

I - Órgão Central: o Serviço de Arquivo Central do Ministério da Ciência e Tecnologia - SAQ/MCT; e

II - Órgãos Seccionais: as unidades de pesquisa e entidades vinculadas ao Ministério da Ciência e Tecnologia - MCT.

Art. 3º Compete ao Órgão Central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos seccionais da SubSIGA/MCT, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos seccionais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos seccionais da SubSIGA;

IV - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo; e

V - acolher sugestões e demandas dos órgãos seccionais e após análise, dar os encaminhamentos pertinentes.

Art. 4º Compete aos órgãos seccionais:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação, visando à padronização dos procedimento técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso às informações neles contidas.

III - elaborar o código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação;

IV - aplicar o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, de que trata o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; e

VI - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 5º Compõem a SubSIGA/MCT:

I - Presidente;

II - Vice-presidente;

III - Membros Efetivos;

IV - Membros Colaboradores; e

V - Técnicos.

§ 1º O Presidente da Subcomissão será o representante titular da Subsecretaria de Planejamento Orçamento e Administração do Ministério da Ciência e Tecnologia - SPOA/ MCT.

§ 2º O Vice-presidente da Subcomissão será o representante suplente da Subsecretaria de Planejamento Orçamento e Administração do Ministério da Ciência e Tecnologia - SPOA/ MCT.

§ 3º Os Membros Efetivos serão os representantes titulares e suplentes de cada órgão seccional.

§ 4º Os Membros Colaboradores serão indicados pelos titulares, por solicitação do Presidente da SubSIGA/MCT.

§ 5º Os Técnicos serão os servidores e funcionários com graduação de nível superior em Arquivologia, que atuam nas áreas de protocolo e arquivo no Ministério da Ciência e Tecnologia - MCT.

§ 6º Para o cumprimento de suas finalidades e responsabilidades, a Subcomissão poderá criar grupos de trabalho, em caráter transitório ou permanente, ou convocar servidores da área de gestão de documentos no âmbito do MCT, para fins de estudos ou execução de atividades específicas de interesse da Comissão.

Art. 6º Os membros que compõem a Subcomissão, poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 7º deste Regimento.

Art. 7º A ausência injustificada de qualquer membro da SubSIGA/MCT, por três reuniões sucessivas, no período de doze meses, ensejará na sua substituição.

Art. 8º A participação na SubSIGA/MCT não ensejará qualquer remuneração.

Art. 9º Ao Presidente da SubSIGA/MCT incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Subcomissão e, especificamente:

I - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da SubSIGA/MCT;

II - consolidar a pauta das reuniões;

III - representar a SubSIGA/MCT junto a Comissão de Coordenação do SIGA;

IV - presidir as reuniões do grupo;

V - delegar atribuições aos demais membros;

VI - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da SubSIGA/MCT, autoridades ou colaboradores, para participar das reuniões, sem direito à participação nas deliberações;

VII - fazer cumprir este Regimento;

VIII - decidir sobre questões omissas deste Regimento;

IX - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da Sub-SIGA/MCT e demais interessados;

X - organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária;

XI - dar encaminhamento às deliberações da SubSIGA/MCT;

XII - organizar e manter atualizados os arquivos da Sub-SIGA/MCT; e

XIII - elaborar e divulgar, anualmente, relatório das atividades e das ações originadas de decisões da SubSIGA/MCT.

Art. 10. Ao Vice-presidente caberá substituir o Presidente, no caso de impedimento.

Parágrafo único. O Vice-presidente da SubSIGA/MCT, além de outras atribuições que lhe forem conferidas, auxiliará o Presidente, sempre que por ele for convocado.

Art. 11. Aos Membros Efetivos da SubSIGA/MCT incumbe:

I - participar das reuniões do grupo, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

II - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Sub-SIGA/ MCT;

III - participar das atividades da SubSIGA/MCT, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

IV - deliberar sobre a aprovação, alterações e pela observação desta Norma de Regulamentação;

V - deliberar sobre as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões; e

VI - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MCT.

Art. 12. Aos Membros Colaboradores incumbe auxiliar a SubSIGA/MCT nos assuntos referentes a sua área de atuação e também:

I - quando convidado, participar das reuniões do grupo, discutir assuntos relacionados a sua área de atuação, sem direito à participação nas deliberações;

II - acompanhar o cumprimento das deliberações da Sub-SIGA/MCT em sua área de atuação; e

III - participar das atividades da SubSIGA/MCT quando estas ocorrerem na sua área de atuação, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados.

Art. 13. Aos Técnicos da SubSIGA/MCT incumbe:

I - acompanhar a política arquivística;

II - orientar e acompanhar o processo documental e informativo;

III - propor e atender, quando necessário, visitas técnicas, capacitação/treinamentos e a atualização dos instrumentos de gestão documental;

IV - orientar quanto à avaliação e seleção de documentos;

V - participar das reuniões do grupo, discutir e orientar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

VI - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Sub-SIGA/ MCT;

VII - participar das atividades da SubSIGA/MCT, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

VIII - analisar sobre a aprovação, alterações e pela observação desta Norma de Regulamentação;

IX - analisar as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões e informar a Subcomissão; e

X - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MCT.

Art. 14. A SubSIGA/MCT se reunirá:

I - ordinariamente, a cada seis meses, por convocação do Presidente, com antecedência mínima de dois meses; e

II - extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por solicitação de qualquer um dos membros da SubSIGA/MCT, com antecedência mínima de um mês.

§ 1º Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 3º Ao Presidente caberá resolver os desdobramentos necessários para quando não for alcançado o consenso, inclusive a decisão pelo voto.

§ 4º A SubSIGA/MCT deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião.

§ 5º As deliberações da SubSIGA/MCT serão expedidas através de atos formais que serão encaminhados aos titulares dos órgãos integrantes da estrutura da SubSIGA/MCT para as providências cabíveis.

§ 6º As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da SubSIGA/MCT na última reunião de cada ano.

Art. 15. As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença de no mínimo 50% (cinqüenta por cento) mais um dos membros, incluindo o Presidente da Subcomissão.

Art. 16. As reuniões extraordinárias da SubSIGA/MCT serão convocadas pelo Presidente da Subcomissão, por iniciativa própria ou por solicitação de quaisquer um dos membros efetivos.

§ 1º O membro proponente deverá apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos.

§ 2º O Presidente deverá, dentro do prazo estipulado no inciso II do art. 14, encaminhar a proposta de reunião extraordinária e os itens da pauta aos demais membros para conhecimento.

§ 3º Os membros deverão confirmar presença nas reuniões, podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta.

Art. 17. Este Regimento só poderá ser alterado em reunião ordinária da SubSIGA/MCT, sendo que a proposta de alteração deve, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião.