O Defensor Público-Geral Federal, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas pelo 8º, incisos XIII e XV, da Lei Complementar nº 80, de 12 de janeiro de 1994;

Considerando o grande acervo de processos de assistência jurídica findos e arquivados em todas as Unidades de atuação da Defensoria Pública da União;

Considerando a necessidade de se definir o tempo de guarda e conservação desses processos;

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, conforme o disposto no art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que determina que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Resolve:

Art. 1º Instituir no âmbito da Defensoria Pública da União com base na Lei nº 8.159/1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073/2002, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPADOC.

Art. 2º A CPADOC, instituída com a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos da Defensoria Pública da União, tem a seguinte composição:

I - presidente, indicado pela Defensor Público-Geral Federal; e

II - membros:

a) um Defensor Público Federal;

b) um servidor responsável pela guarda da documentação no arquivo central;

c) um servidor com formação em arquivologia; e

d) um presidente de Subcomissões Permanente de Avaliação de Documentos da Defensoria Pública da União nos Estados, como representante por região.

§ 1º Cada membro terá um suplente.

§ 2º A CPADOC poderá ad hoc convocar membros auxiliares, para o desempenho de suas funções.

Art. 3º À CPADOC compete:

I - elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos relativos às atividades-fim dos órgãos da Defensoria Pública da União;

II - orientar e supervisionar a forma de adoção e de aplicação da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio;

III - submeter à aprovação do Arquivo Nacional a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim da DPU;

IV - propor plano de eliminação de documentos, a ser aprovado pelo Arquivo Nacional, nos termos da Resolução nº 07/1997 do Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ, obedecendo aos prazos de guarda e de destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da DPU;

V - providenciar a divulgação no Diário Oficial da União da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim;

VI - constituir Subcomissões de Avaliação de Documentos na Defensoria Pública-Geral da União - DPGU, e nas Unidades de atuação da Defensoria Pública da União nos Estados, no Distrito Federal e nos Territórios, com representantes indicados pelas respectivas chefias;

VII - constituir grupos de trabalho para subsidiar a atuação da CPADOC e das subcomissões quando necessário;

VIII - orientar e assistir as subcomissões e os grupos de trabalho;

IX - avaliar o resultado das atividades das subcomissões e dos grupos de trabalho, após a análise das respectivas chefias.

Art. 4º A composição e a competência das Subcomissões de Avaliação de Documentos constituídas com base no inciso VII do art. 3º desta Portaria devem guardar simetria com aquelas estabelecidas para a CPADOC.

§ 1º As subcomissões serão compostas por:

I - presidente, designado pela chefia local; e

II - membros:

a) um servidor com formação em direito,

b) um servidor responsável pela guarda da documentação no arquivo local e

c) um servidor com conhecimentos e experiência específicos das atividades desempenhadas no órgão.

§ 2º Cada membro terá um suplente.

Art. 5º Às Subcomissões de Avaliação de Documentos caberá:

I - coordenar e realizar o processo de análise e seleção com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final dos documentos;

II - encaminhar à CPADOC, para avaliação e aprovação, o relatório das atividades desenvolvidas e

III - submeter à CPADOC o plano de eliminação, prazo de guarda e de destinação final dos documentos.

Art. 6º As subcomissões já constituídas e em andamento devem ser convalidadas pela CPADOC, por meio de ato próprio, desde que se adaptem ao previsto no art. 4º desta Portaria.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ RÔMULO PLÁCIDO SALES