O Procurador-Geral da Fazenda Nacional, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos IX, XIII e XVIII do art. 49 do Regimento Interno da PGFN, aprovado pela Portaria nº 138, de 1º de julho de 1997, e tendo em vista a necessidade de regulamentar a segurança e o controle de acesso lógico aos sistemas informatizados da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, considerando a necessidade de:

a) atender o princípio constitucional da eficiência na prestação dos serviços públicos compreendidos na esfera de competência da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional - PGFN, inclusive pela transparência dos procedimentos envolvidos;

b) estabelecer meios de acompanhamento e de aferição dos resultados da atuação institucional, bem assim de controle e responsabilização no âmbito da PGFN;

c) garantir a continuidade da prestação dos serviços públicos sob responsabilidade do órgão e a uniformidade dos procedimentos em seu âmbito;

d) atender satisfatoriamente os usuários do serviços públicos prestados pela PGFN;

e) padronizar os procedimentos relativos à Defesa da Fazenda Nacional, bem assim regulamentar os procedimentos internos relativos à tramitação de processos judiciais e administrativos e de documentos em geral e a inserção de informações nos sistemas informatizados da PGFN;

f) manter a uniformidade de tratamento temático nas manifestações, em juízo, na representação da Fazenda Nacional, tanto no âmbito das execuções fiscais como nas outras causas de natureza fiscal, em conexão com as teses adotadas pela Procuradoria-Geral, nas manifestações perante o Supremo Tribunal Federal e o Superior Tribunal de Justiça e nos pareceres exarados pelas Coordenações Gerais da Procuradoria-Geral;

g) estabelecer rotinas para o desenvolvimento dos serviços administrativos no âmbito das unidades centrais e descentralizadas da PGFN, resolve:

Art. 1º Aprovar o Manual de Procedimentos Internos da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional no âmbito da Defesa da Fazenda Nacional, constante do anexo desta Portaria.

Art. 2º Determinar às Unidades da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional que expeçam as ordens de serviço mencionadas nos itens 7, 7.1, 14 e 15 do Manual de Procedimentos Internos da Defesa da Fazenda Nacional, no prazo de 30 dias contados da publicação dessa Portaria, encaminhando-as à Coordenação-Geral de Planejamento e Normas para aprovação dos textos no prazo de 60 dias contados de seu recebimento.

Art. 3º As Unidades da PGFN deverão organizar suas rotinas conforme as disposições dessa Portaria, no prazo de 90 dias a partir de sua publicação.

Parágrafo único. Findo o prazo de adaptação previsto no caput, as Unidades da PGFN deverão enviar relatório para a Coordenação-Geral de Planejamento e Normas, expondo as rotinas alteradas e as dificuldades encontradas nesse trabalho, bem assim propostas de modificação ou de inclusão de rotinas.

Art. 4º O Manual de Procedimentos da Defesa da Fazenda Nacional será revisto após 9 (nove) meses, contados da publicação dessa Portaria, por Grupo de Trabalho composto dos seguintes servidores:

Parágrafo único. O Grupo de Trabalho será coordenado pelos Coordenadores-Gerais de Planejamento e Normas e da Representação Judicial da Fazenda Nacional.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

ALMIR MARTINS BASTOS

CAPÍTULO I
ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS AOS PROCURADORES

1. Caberá ao Coordenador-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional, aos Procuradores-Regionais, Chefes e Seccionais da Fazenda Nacional e, onde houver, Procuradores Especializados (Judicial, Fiscal, Jurídico e Patrimonial), designar formalmente Procurador da Fazenda Nacional para atuar nos processos judiciais e administrativos respectivos.

2. Deverá ser mantido nas Unidades o registro histórico da designação de atribuição, de forma que se possa apurar qual Procurador da Fazenda Nacional foi designado para atuar em cada processo judicial ou administrativo.

3. Ocorrendo afastamento imprevisto de Procurador da Fazenda Nacional, as Chefias indicadas no item 1 deverão, imediatamente, verificar as pendências e designar por escrito outro Procurador da Fazenda Nacional para atuar nos feitos que estavam a cargo do Procurador afastado.

CAPÍTULO II
RECEBIMENTO E TRAMITAÇÃO DO MANDADO DE CITAÇÃO OU INTIMAÇÃO

4. Recebido o mandado de citação ou intimação pelo Procurador com atribuição para tanto, será procedido a sua remessa ao Procurador responsável pelo trabalho ou para a área de cadastramento da Defesa que, imediatamente, procederá ao registro no Sistema de Acompanhamento Judicial (SAJ) e entrega ao Procurador responsável.

4.1 Em se tratando de matéria ou tese nova, o Procurador responsável comunicará à Chefia da unidade, para que seja dada ciência imediata à Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional.

5. Na remessa mencionada no item anterior, deverá constar, quando for o caso, indicativo de acompanhamento especial, bem como de execução nos termos do art. 730 do CPC e de atos oriundos dos Juizados Especiais Federais.

5.1 Estarão sujeitos a acompanhamento especial os processos considerados relevantes por ato do Procurador Geral da Fazenda Nacional, em razão dos altos valores envolvidos, da relevância da matéria ou da potencialidade de criação de precedente desfavorável à Fazenda Nacional.

5.1.1 O Procurador responsável por determinado feito, entendendo tratar-se de processo relevante ainda não identificado, deverá, após tomadas as providências urgentes relativas a prazos peremptórios, despachar ao superior imediato.

5.1.2 Uma vez identificado pelo superior imediato ser caso de acompanhamento especial, comunicar-se-á à Chefia da Unidade e esta determinará as seguintes providências:

a) a identificação visual e registro no SAJ;

b) a anotação no relatório periódico a ser encaminhado aos respectivos Procuradores-Chefes e Regionais da Fazenda Nacional;

c) a devolução ao Procurador responsável ou a Grupo/Procurador especializado, se for o caso;

d) havendo necessidade de recurso imediato.

5.1.3 Serão encaminhadas, com a urgência necessária, à Procuradoria da Fazenda Nacional no Estado ou à Procuradoria-Regional da Fazenda Nacional, pela Chefia da Unidade ou por Procurador com delegação específica para tanto, cópias das principais peças dos processos de acompanhamento especial.

5.1.3.1 Aplica-se, no que couber, o estabelecido neste item, às Procuradorias Regionais da Fazenda Nacional em relação a Coordenação-Geral da Representação Judicial da Procuradoria da Fazenda Nacional.

6. Recebido o mandado, o Procurador designado adotará, se for o caso, as providências necessárias à vinda dos autos, observado o disposto no Capítulo V.

6.1 Cumpre ao Procurador responsável pelo processo, no ato do recebimento do mandado de citação com fulcro no art. 730, identificar a possível necessidade de manifestação que não da área de cálculos, solicitando diretamente as providências cabíveis, com fixação de prazo improrrogável para seu atendimento.

6.2 A remessa dos autos à área de cálculos será sempre controlada, preferencialmente por recibo, inclusive no sistema informatizado, cumprindo ao Procurador responsável pelo processo fixar de plano prazo para manifestação.

6.3 O Procurador responsável pelo processo comunicará às autoridades competentes o inteiro teor das determinações a estas destinadas, sempre anexando aos respectivos expedientes as cópias necessárias à perfeita compreensão e fiel cumprimento do determinado.

6.3.1 Salvo em casos urgentes, os expedientes serão veiculados por meio físico, e, ainda quando utilizado correio eletrônico, fac-símile, telegrama ou outro meio compatível com a urgência do caso, deverá o Procurador responsável zelar para que seja arquivado em local próprio comprovante da transmissão e, se possível, do recebimento das informações pela autoridade competente para dar cumprimento à decisão judicial.

7. Caberá às Unidades que sejam protocolizadoras, através de ordem de serviço, fixar o momento da formação do processo administrativo, com a indicação na capa do interessado, número da ação judicial e vara federal, observadas as normas que disciplinam a matéria no âmbito da Administração Pública Federal e da PGFN, inclusive quanto à obrigatoriedade de imediato registro no sistema nacional.

7.1 Não sendo a Unidade protocolizadora, a ordem de serviço retromencionada estabelecerá o momento da remessa dos documentos ao Protocolo Geral do Ministério da Fazenda, para formação do processo e cadastro nacional, mediante controle, observada a legislação de regência.

7.2 No caso de processo considerado relevante, bem como de processo de competência do Juizado Especial, sua capa será diferenciada através de modelo a ser definido pelo Órgão Central, a fim de assegurar prioridade em todas as etapas do seu processamento.

8. Competirá, também, a cada Unidade, providenciar o imediato registro das ações em que for parte a Fazenda Nacional na base de dados do Sistema de Acompanhamento Judicial.

8.1 Verificada, no ato do cadastramento, a inexistência de código na tabela de matéria, será imediatamente comunicada a Chefia da Unidade para que, ato contínuo, providencie junto à Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional a inclusão da referida matéria.

8.2 Constatada a existência de litispendência ou coisa julgada na base nacional do Sistema de Acompanhamento Judicial, o servidor encarregado do registro comunicará imediatamente tal circunstância ao Procurador responsável.

9. Ocorrendo a intimação regular por outros meios (correio eletrônico, fac-símile, em audiência, em cartório, por carta, por carga etc.), aplicar-se-á, no que couber, o disposto neste Capítulo, e também o seguinte:

a) as intimações por meio eletrônico deverão ser realizadas em caixas institucionais de mensagens, com padrão especificado pelo Órgão Central da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, devendo a mensagem ser impressa;

b) os fac-símiles deverão ser fotocopiados;

c) quando não constar do documento a data de recepção, esta deverá ser certificada por quem o recebeu;

d) incumbe ao Procurador responsável a obtenção, junto ao Juízo, do Termo de Audiência ou, se for o caso, da decisão proferida cuja ciência se dê em audiência ou na Secretaria do Juízo, e seu encaminhamento para registro no Sistema de Acompanhamento Judicial.

CAPÍTULO III
ACOMPANHAMENTO DOS MANDADOS DE SEGURANÇA

10. Em relação aos mandados de segurança, será observado, no que couber, o previsto nos Capítulos anteriores.

11. No ato do recebimento do expediente oriundo da autoridade coatora, será ele despachado para o Procurador responsável pelo trabalho ou encaminhado para a área de cadastramento da Defesa da Fazenda Nacional, que o remeterá ao Procurador responsável.

11.1 Na hipótese em que a autoridade coatora for servidor da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, cópia da intimação da liminar e documentos instrutórios serão remetidos à Divisão Especializada de Defesa, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, sem prejuízo da observância do prazo para o oferecimento das respectivas informações pelo Procurador responsável.

12. No recebimento de processos administrativos judiciais formados por Unidade da Secretaria da Receita Federal, estes, após cadastrados no Sistema de Acompanhamento Judicial, deverão ser encaminhados ao Procurador responsável que, após a devida análise e providências cabíveis, os devolverá ao órgão de origem, mediante despacho.

12.1 Dentre as providências referidas, deverá ser verificada a correta instrução do processo administrativo, como a juntada de eventuais manifestações da Unidade da Procuradoria da Fazenda Nacional (apelação, contra-razões, etc.), elaboradas a partir da remessa dos autos judiciais, e outros atos processuais necessários a compreensão do caso.

12.2 Em havendo registro no SAJ, serão atualizadas as informações, incluindo-se o numero do processo administrativo anteriormente cadastrado e anotando-se a existência de outro processo administrativo referente a essa mesma ação.

12.3 Restituído o processo ao órgão de origem, qualquer informação relevante posterior será remetida àquele órgão, por cópia.

CAPÍTULO IV
ARQUIVAMENTO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

13. Serão arquivados nas Unidades da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, até a extinção do processo judicial respectivo, todos os processos administrativos formados por iniciativa da PGFN.

13.1 Com a ciência da baixa do feito respectivo, o processo administrativo será encaminhado ao arquivo geral do Ministério da Fazenda para a sua guarda, pelo prazo fixado na legislação específica, cuidando para que seja resguardado o prazo para eventual ajuizamento de ação rescisória, circunstância e prazo a serem expressamente indicados no despacho.

14. O arquivamento dos processos administrativos terá sua localização física informada no Sistema de Acompanhamento Judicial, competindo a cada Unidade, por ordem de serviço, estabelecer procedimento que garanta a operacionalização de buscas em casos emergenciais, observadas as regras de padronização editadas pelo Órgão Central.

CAPÍTULO V
CONTROLE DE PROCESSOS JUDICIAIS NA PROCURADORIA DA FAZENDA NACIONAL E REMESSA DE PETIÇÕES À JUSTIÇA

15. Caberá, a cada unidade, através de ordem de serviço, estabelecer mecanismos de controle de tramitação de autos judiciais e petições, observados os seguintes princípios e as regras de padronização fixadas pelo Órgão Central:

a) registros de entrada, movimentação e saída dos autos judiciais na unidade;

b) nos mencionados registros constará sempre o nome do responsável pelo processo;

c) não haverá remessa de autos à Justiça sem expressa manifestação do Procurador responsável;

d) registros de saída das petições;

e) conferência da protocolização tempestiva das manifestações (petições/cotas) pelo Procurador responsável;

f) temporalidade da manutenção dos registros mencionados na letra "a" compatível com seus objetivos;

g) fixação de prazo máximo para a juntada das petições protocolizadas aos autos do processo administrativo judicial;

h) numeração dos documentos que acompanham as petições, especialmente nos casos de interposição de Agravo de Instrumento;

i) no caso de petições acompanhadas de peças necessárias, conforme a legislação, a exigência de recibo não só da petição como também das referidas peças, nos termos do art. 160 do Código de Processo Civil.

CAPÍTULO VI
ADMINISTRAÇÃO DOS EXPEDIENTES/ORIENTAÇÕES DA COORDENAÇÃO-GERAL DA REPRESENTAÇÃO JUDICIAL DA PROCURADORIA DA FAZENDA NACIONAL

16. Os expedientes da Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional que se destinem a orientar ou fornecer subsídios para a atuação dos Procuradores da Fazenda Nacional serão enviados por correio eletrônico às Procuradorias-Regionais e Seccionais e às Procuradorias da Fazenda Nacional nos Estados, cumprindo às chefias das mesmas zelar pelo imediato reenvio aos órgãos e seccionais que possam ter interesse direto ou indireto pelos assuntos versados nas mensagens.

16.1 Cada chefia local zelará para que todos os Procuradores da Fazenda Nacional interessados tenham acesso imediato aos expedientes da Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional, preferencialmente utilizando correio eletrônico.

17. Os expedientes referidos no item acima terão no campo "assunto" indicações suficientes e precisas, que permitam sua identificação e viabilizem o cadastro de que trata o item abaixo.

18. A Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional manterá página na intranet da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional destinada especialmente ao cadastro das mensagens/expedientes de que trata o item 16.

18.1 Os expedientes serão catalogados por tipo, número, data e assunto, e poderão ser localizados através da utilização das ferramentas de busca disponíveis na própria página.

18.2 A critério da Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional, poderão ser inseridos expedientes/mensagens de outras origens.

19. A cada 120 (cento e vinte) dias, a Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional elaborará consolidação das principais mensagens/expedientes da Coordenação, que será divulgada segundo os mesmos meios e critérios estabelecidos no item 16.

CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES GERAIS

20. As Chefias das unidades manterão exemplar atualizado deste manual, bem como dos atos nele mencionados (atos do Procurador-Geral da Fazenda Nacional, ordens de serviço das chefias das Unidades etc.) à disposição de todos os Procuradores e servidores na secretaria do gabinete.

21. As propostas de eventuais inclusões, alterações ou retificações do presente Manual deverão ser enviadas à Coordenação-Geral de Planejamento e Normas da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, que providenciará, em estreita articulação com a Coordenação-Geral da Representação Judicial da Fazenda Nacional, parecer conclusivo.

ALMIR MARTINS BASTOS