O Secretário da Fazenda do Estado do Piauí, no uso de suas atribuições legais,

Considerando a Lei Estadual nº 6 . 928, de 27 de dezembro de 2016, que dispõe sobre a implantação no Estado do Piauí do Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado do Piauí - SIAFE-PI;

Considerando o Decreto nº 17.031/2017, de 06 de março de 2017, que regulamenta a Lei nº 6.928/2016;

Considerando a necessidade de aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento aos usuários dos serviços públicos ;

Considerando a necessidade de redução de custos operacionais e de se estabelecer padrões de atendimento nas Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual da Secretaria da Fazenda do Estado do Piauí/SEFAZ-PI;

Resolve:

Art. 1º Esta Portaria fixa normas gerais sobre a utilização da Central de Serviços (SysAid), no âmbito da Superintendência do Tesouro Estadual da Secretaria da Fazenda do Estado do Piauí/SEFAZ-PI, como ferramenta de gerenciamento de serviços e central de atendimento/ajuda aos usuários do Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado do Piauí (SIAFE-PI).

CAPÍTULO I

DO ÂMBITO DA APLICAÇÃO

Art. 2º A utilização da Central de Serviços (SysAid) como ferramenta de gestão tem a finalidade de:

I - facilitar o acesso à informação;

II - racionalizar métodos e procedimentos de atendimento;

III - melhorar a interação com os usuários dos serviços prestados pelas Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual/SEFAZ-PI;

IV - acompanhar e avaliar a qualidade e a produtividade dos recursos humanos envolvidos nos processos das Unidades;

V - manter o histórico, uniformizar, agilizar e otimizar os meios e os processos de atendimento aos usuários do Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado do Piauí (SIAFE-PI).

CAPÍTULO II

DA CENTRAL DE SERVIÇOS

Art. 3º A Central de Serviços (SysAid) é o sistema de gerenciamento de serviços que propiciará o atendimento/ajuda de forma interativa, por intermédio da Internet, no sítio da Secretaria da Fazenda do Estado Piauí, no endereço ou outro que o venha substituir.

§ 1º Somente serão cadastrados na Central de Serviços (SysAid) os usuários do Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado do Piauí (SIAFE-PI).

§ 2º O acesso ao sistema será efetivado pelo próprio usuário, mediante a utilização do login e senha definidos no cadastro.

Art. 4º A solicitação de serviços deverá ser apresentada, obrigatoriamente, por meio eletrônico, na Central de Serviços (SysAid).

§ 1º Fica assegurado, de forma alternativa, o atendimento na modalidade presencial, por meio de agendamento prévio na Central de Serviços (SysAid).

§ 2º Cabe às unidades de atendimento programar a grade de agendamento, de acordo com a capacidade e o horário de atendimento ao público.

Art. 5º Para a solicitação de atendimento e outros serviços, deverá ser informado de forma clara e concisa a demanda pretendida e adicionado na Central de Serviços (SysAid) os anexos necessários para a solução do pedido.

Parágrafo único. Não serão aceitos, como anexos, documentos ilegíveis, não identificáveis e/ou danificados.

CAPÍTULO III

DA CARTA DE SERVIÇOS AO USUÁRIO

Art. 6º As Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual/SEFAZ-PI que prestam serviços e atendimento aos usuários por meio da Central de Serviços (SysAid) deverão elaborar e divulgar Carta de Serviços ao Usuário, no âmbito de sua esfera de competência.

§ 1º Na Carta de Serviços ao Usuário, deverão constar informações claras e precisas sobre cada um dos serviços prestados, especialmente as relativas:

I - ao serviço oferecido;

II - aos requisitos e aos documentos necessários para acessar o serviço;

III - às etapas para processamento do serviço;

IV - ao prazo esperado para prestação do serviço;

V - à forma de prestação do serviço;

VI - à forma de comunicação com o solicitante do serviço; e

VII - aos locais e às formas de acessar o serviço.

§ 2º Os serviços constantes na Carta de Serviço ao Usuário serão categorizados ao menos em três níveis de detalhamento.

Art. 7º As Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual/SEFAZ-PI terão o prazo de cento e oitenta dias, contado da data de publicação desta Portaria, para disponibilizar as Cartas de Serviços ao Usuário e os respectivos meios para o seu acesso .

Parágrafo ú nico . D urante o período disposto no caput , a prestação de serviços por intermédio da Central de Serviços (SysAid) poderá ser realizado utilizando-se categorização genérica em todos os níveis de detalhamento.

CAPÍTULO IV

DOS TRABALHOS REALIZADOS FORA DAS DEPENDÊNCIAS DA SEFAZ-PI

Art. 8º Os trabalhos, cuja execução for gerenciada por meio da Central de Serviços (SysAid), podem ser realizados fora das dependências da SEFAZ-PI pelos servidores efetivos do Quadro de Pessoal, observados os termos desta Portaria.

§ 1º Enquadram-se como trabalhos passíveis de serem realizados fora das dependências da SEFAZ-P I, preferencialmente, aqueles cujo desenvolvimento, em determinado período, demande maior esforço individual e menor interação com outros servidores, tais como, atendimento e orientações on-line ao usuário, desenvolvimento de sistemas, análise de base de dados, desenvolvimento de instruções, pareceres, relatórios, roteiros, propostas de normas e de manuais, desenvolvimento de projetos, dentre outros.

§ 2º As autorizações para realização de trabalhos fora das dependências da SEFAZ-PI ocorrerá, por até um ano, devendo ser realizadas avaliações trimestrais dos resultados auferidos, ficando a continuidade da permissão vinculada ao incremento da produtividade e parecer favorável do Diretor da Unidade.

§ 3º A realização de trabalhos fora das dependências da SEFAZ-PI é uma faculdade à disposição de cada unidade, a ser adotada, a critério do respectivo titular, em função da oportunidade e da conveniência do serviço, não se constituindo direito do servidor.

Art. 9º A autorização para realizar trabalhos fora das dependências da SEFAZ-PI deve observar os seguintes requisitos:

I - ser efetuada pelo Diretor da Unidade mediante registro no formulário de planejamento e acompanhamento a que se refere o inciso IV deste artigo, prescindindo da publicação de ato formal ou de prévia anuência em processo autuado para esse fim;

II - somente o quantitativo de até 30% dos servidores efetivamente lotados na Diretoria poderá usufruir do benef í cio, simultaneamente, ficando sob a responsabilidade do diretor da unidade a elaboração da escala de revezamento dos interessados;

III - cada unidade deve manter a capacidade plena de funcionamento em seus setores responsáveis pelo atendimento ao público, externo e interno;

IV - os trabalhos a serem realizados fora da Sefaz devem ser previamente acordados entre o diretor da unidade e o servidor, mediante registros no formulário de planejamento e acompanhamento a ser adotado no âmbito de cada unidade, conforme Anexo I desta Portaria.

Art. 10. O disposto nesta Portaria aplica-se somente ao servidor que:

I - esteja em efetivo exercício há, no mínimo, 01 (um) ano;

II - atender às convocações da SEFAZ-PI, para comparecimento às suas dependências;

III - apresentar regularmente trabalhos de qualidade, dentro dos prazos negociados, conforme avaliação feita pela gerência imediata e pelo titular da unidade;

§ 1º No descumprimento do prazo pelo servidor deve ser formalmente anotado em seu formulário de planejamento e acompanhamento de trabalhos, devendo o fato, salvo por motivo devidamente justificado, ser considerado para fins de avaliação de desempenho.

§ 2º O servidor deve ter ciência formal do descumprimento do prazo disposto neste artigo.

Art. 11. O prazo previsto para realização de trabalhos fora da SEFAZ-PI deve ser inferior ao que ordinariamente seria, caso o desenvolvimento ocorresse em suas dependências.

Parágrafo único. Na realização de trabalhos fora da SEFAZ-PI, especificamente com relação ao prazo de execução e tempo de ausência fora das suas dependências, deve o servidor beneficiário alternar, em até 20 dias corridos, no máximo, uma parte presencial, com o devido registro eletrônico de sua frequência, ou seja, para cada período de um mês deve-se cumprir no mínimo 10 dias de período presencial.

Art. 12. O titular da unidade é responsável pelos resultados obtidos em face das metas fixadas.

§ 1º Compete à gerência imediata acompanhar o trabalho realizado pelo servidor fora das dependências da SEFAZ-Pl e dar ciência ao titular da unidade sobre sua evolução, dificuldades encontradas e quaisquer outras situações ocorridas.

§ 2º O acompanhamento do trabalho realizado fora das dependências da SEFAZ-PI deve ensejar registros continuados, pela gerência imediata, no respectivo formulário de planejamento e acompanhamento, com ciência formal do servidor.

§ 3º O servidor autorizado para realizar o trabalho fora das dependências da SEFAZ-PI deve registrar continuamente na Central de Serviços (SysAid) todas as atividades desenvolvidas em cada requisição de serviço registrada.

Art. 13. Compete ao servidor providenciar as estruturas física e tecnológica necessárias à realização de trabalhos da SEFAZ-PI fora de suas dependências, mediante uso de equipamentos ergonômicos e adequados.

Parágrafo único. Para realização de trabalho fora das dependências da SEFAZ-PI, o servidor contará com as informações institucionais e ferramentas de trabalho colaborativo disponíveis, inclusive com a utilização de VPN (Virtual Private Network).

Art. 14. A unidade de lotação deve registrar, no sistema informatizado de controle de frequência, lançamento específico, para o período no qual o servidor realizou trabalhos exclusivamente fora da SEFAZ-PI.

Parágrafo único. Durante o período de realização de trabalhos fora da SEFAZ-PI não serão computadas horas-extras.

Art. 15. Para fins de avaliação da aptidão e da capacidade para o desempenho do cargo, o cumprimento dos prazos acordados e dos critérios de qualidade registrados no formulário de planejamento e acompanhamento de trabalhos, serão considerados como demonstração de:

I - Assiduidade;

II - Disciplina;

III - Produtividade;

IV - Responsabilidade.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. As requisições de serviços para as Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual/SEFAZ-PI deverão observar estritamente os procedimentos estabelecidos nesta Portaria.

§ 1º Os expedientes administrativos como ofícios e memorandos protocolados no âmbito das Unidades da Superintendência do Tesouro Estadual, cujos interessados sejam usuários do SIAFE-PI, deverão ter as soluções encaminhadas por meio da Central de Serviços (SysAid).

§ 2º A solicitação de serviços, com juntada de anexos por meio da Central de Serviços (SysAid), dispensa a protocolização desses documentos no serviço de Protocolo Geral da SEFAZ-Pl.

Art. 17. A Superintendência do Tesouro Estadual - SUTESP procederá à atualização das informações, orientações e procedimentos necessários para o atendimento desta Portaria.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE

CUMPRA-SE

GABINETE DO SECRETÁRIO DA FAZENDA, em Teresina (PI), __de__de__.

Rafael Tajra Fonteles

SECRETÁRIO DA FAZENDA

ANEXO I

ANEXO II