O SUBSECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL DA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, no uso de suas atribuições resolve:

Art. 1º Esta Portaria sistematiza os procedimentos de controle de recebimento e distribuição de materiais, objeto de prestação de serviços ou fornecimento de bens, a serem observados pelos servidores da Subsecretaria de Comunicação Institucional da Secretaria-Geral da Presidência da República.

Art. 2º O recebimento e a distribuição de materiais e serviços publicitários, no âmbito dos contratos mantidos por esta Subsecretaria com agências de publicidade, deverão ser formalizados por meio de comprovante de entrega ou de distribuição de bens, respectivamente.

Parágrafo único. Os comprovantes de entrega e de distribuição deverão conter a especificação e quantidade do material.

Art. 3º Quando o material objeto do contrato for entregue nesta Subsecretaria, será recebido por servidor da Coordenação-Geral de Logística e Informática, mediante a apresentação da nota fiscal fatura ou de simples remessa, ou outro documento equivalente que comprove a entrega, com assinatura do protocolo de recebimento e declaração de conferência do material recebido.

§ 1º Nos casos em que o material seja entregue fora das dependências desta Subsecretaria, o responsável pelo recebimento deverá encaminhar para a Coordenação-Geral de Logística e Informática a nota fiscal ou documento equivalente comprobatório do recebimento.

§ 2º Para controle e obtenção dos documentos de recebimento, a Coordenação-Geral de Logística e Informática será regularmente informada pela Secretaria de Comunicação Integrada sobre os materiais publicitários a serem entregues, especificando aqueles que forem encaminhados diretamente aos órgãos solicitantes.

Art. 4º No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade do documento de entrega, bem como se há correspondência entre o material entregue e o que foi contratado.

§ 1º A divergência entre o material contratado e o entregue não impede seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de plano, que a diferença não traz prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem qualquer ônus.

§ 2º No caso do § 1º, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do comprovante de entrega a desconformidade do material.

Art. 5º Os comprovantes de entrega de materiais recebidos pela Coordenação-Geral de Logística e Informática serão enviados, por meio de memorando, para Coordenação-Geral de Processos de Pagamento, para serem juntados ao processo correspondente.

Art. 6º A Coordenação-Geral de Processos de Pagamento, verificando a existência e a conformidade do comprovante de entrega no processo, encaminha os documentos para ser atestado pelo gestor do contrato.

Parágrafo único. O gestor do contrato somente concederá atestado para pagamento depois de verificada a existência do comprovante de entrega dos bens.

Art. 7º A Coordenação-Geral de Logística e Informática deverá manter registro formal para controle da distribuição e estoque de todos os materiais recebidos, do qual devem constar referência aos documentos de recebimento e de distribuição, descrição do material e quantidade.

Art. 8º A distribuição de material publicitário deverá ser comprovada por documento que especifique o material enviado, a quantidade distribuída e a identificação do destinatário.

§ 1º A distribuição aos órgãos públicos federais em Brasília será feita mediante recibo de entrega com discriminação do material, quantidade e identificação do servidor que receber o material.

§ 2º A distribuição por via postal será comprovada pelos recibos emitidos pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, com peso e custo de postagem.

§ 3º A entrega direta ao interessado será comprovada por declaração assinada, com discriminação do material, quantidade, destinação e identificação do declarante.

§ 4º A distribuição de material em eventos e atividades de governo será comprovada por declaração assinada por servidor da Coordenação-Geral de Relações Públicas e Eventos, ou do órgão solicitante, com discriminação do material, quantidade e destinação.

§ 5º A distribuição de material através de colocação em salas de recepção e locais de acesso ao público será comprovada por anotação sistemática de baixa no registro de controle de estoque feita pelo Coordenador-Geral de Logística e Informática.

Art. 9º A Coordenação-Geral de Logística e Informática manterá toda a documentação comprobatória de distribuição organizada mensalmente em arquivo próprio.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ TADEU RIGO