O Secretário de Estado da Comunicação, no uso de suas atribuições legais e em observância ao disposto no § 4º do art. 2º da Lei Federal no 12.232, de 29 de abril de 2010,

Resolve:

Art. 1º Fica aprovado o anexo Manual de Procedimento de Seleção Interna das Agências contratadas para prestação de serviços de publicidade.

Art. 2º As disposições deste Manual deverão ser observadas por todos os integrantes da administração direta e indireta do Estado de Alagoas que demandem a prestação de serviços de publicidade relativos aos contratos firmados por esta Secretaria de Estado da Comunicação (SECOM) com agências de publicidade.

Art. 3º O Manual ficará disponível para consulta dos interessados no site http://www.agenciaalagoas. al.gov.br/e poderá ser distribuído por outros meios julgados convenientes.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ENIO LINS DE OLIVEIRA

SECRETÁRIO DE ESTADO DA COMUNICAÇÃO

ANEXO MANUAL - DE PROCEDIMENTO DE SELEÇÃO INTERNA DAS AGÊNCIAS

DA SELEÇÃO INTERNA

1. A seleção interna das agências contratadas para a prestação de serviços de publicidade será feita em função dos recursos estimados para sua realização, de acordo com a metodologia adotada neste procedimento e em sintonia com os princípios da economicidade, da eficiência e da razoabilidade.

DOS NÍVEIS DE SELEÇÃO

2. Para os fins deste procedimento, considera-se:

I - Seleção Nível 1: o procedimento de escolha de agência para a execução de ação publicitária com investimento estimado em até R$ 500.000,00;

II - Seleção Nível 2: o procedimento de escolha de agência para a execução de ação publicitária com investimento estimado de R$ 500.000,01 a R$ 1.000.000,00; e

III - Seleção Nível 3: o procedimento de seleção de agência para a execução de ação publicitária com investimento estimado superior a R$ 1.000.000,00.

DA SELEÇÃO NÍVEL 1

3. A Seleção Nível 1 será feita pela Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM, mediante a aplicação de um dos critérios abaixo:

I - escolha da agência que já executou ação publicitária similar, no âmbito do contrato (familiaridade da agência com o tema);

II - escolha da agência que estiver em melhores condições para desenvolver a ação;

III - reaproveitamento de linha criativa desenvolvida pela agência; ou

IV - escolha da agência melhor avaliada.

3.1. A Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM consignará nos autos o critério em que se apoiou para sua decisão, para posterior deliberação do Secretário de Estado da Comunicação, quanto ao desenvolvimento da ação.

3.2. O Secretário de Estado da Comunicação poderá determinar que a ação publicitária seja executada de forma integrada por mais de uma agência, para aperfeiçoar a ação, ou de forma compartilhada, para viabilizar sua execução.

DA SELEÇÃO NÍVEL 2

4. A Seleção Nível 2 será feita mediante aplicação dos procedimentos previstos nos subitens 4.1 a 4.7.

4.1. A Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM solicitará às agências que apresentem, na data indicada, a proposta para a necessidade de comunicação expressa na demanda da SECOM ou de integrante da administração direta ou indireta do Estado de Alagoas, que conterá as informações essenciais para subsidiar o processo de concepção criativa, em igualdade de condições.

4.2. As propostas apresentadas serão analisadas pela Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM, que indicará a(s) proposta(s) considerada(s) adequada(s) para atendimento da necessidade de comunicação, para posterior decisão do Secretário de Estado da Comunicação, quanto ao desenvolvimento da ação.

4.3. O Secretário de Estado da Comunicação poderá determinar que a ação publicitária seja executada de forma integrada por mais de uma agência, para aperfeiçoar a ação, ou de forma compartilhada, para viabilizar sua execução

4.4. Caso nenhuma das propostas seja considerada adequada, a Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM determinará às agências que apresentem nova proposta.

4.5. As agências tomarão conhecimento do resultado da Seleção Nível 2 por comunicado formal do Secretário de Estado da Comunicação.

4.6. O Secretário de Estado da Comunicação poderá dispensar o procedimento de Seleção Nivel 2 nos casos de:

I - ação publicitária que decorra de proposta de uma das agências;

II - ação publicitária com linha criativa proposta por iniciativa de órgão ou entidade integrante do Poder Executivo Estadual ou de terceiros, mediante doação dos direitos de autor sobre a criação;

III - reaproveitamento de linha criativa aprovada anteriormente em procedimento de Seleção Nível 2;

IV - situações peculiares que requeiram urgência na realização da ação de comunicação, a exemplo das que possam causar prejuízo à segurança ou à saúde de pessoas; ou

V - escolha da agência melhor avaliada.

4.7. O Secretário de Estado da Comunicação deverá, em despacho, indicar o(s) motivo(s) da dispensa e ou a justificativa de escolha da agência.

DA SELEÇÃO NÍVEL 3

5. A Seleção Nível 3 será feita mediante aplicação dos procedimentos previstos nos subitens 5.1 a 5.6.

5.1. Será elaborado briefing de comunicação, assinado pela Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM, que constituirá o instrumento de convocação e conterá todos os subsídios para que as agências possam elaborar sua proposta de solução para as necessidades de comunicação, em igualdade de condições de participação.

5.1.1. Será fornecida, mediante recibo, cópia do briefing de comunicação às agências, em reunião previamente convocada para repassar as informações necessárias à concepção e formulação das propostas, com definição da dinâmica de sua apresentação, tais como: participantes, quantidade de propostas por agência, forma, tempo e ordem de apresentação, bem como documentos e ou dados complementares para subsidiar a análise e avaliação das propostas.

5.2. A SECOM designará data para que as agências apresentem suas propostas de solução criativa e ou de mídia, as quais serão juntadas aos autos no formato A4.

5.3. A análise técnica das propostas das agências será feita por Comissão de Avaliação, a ser indicada pelo Secretário de Estado da Comunicação em cada Seleção Nível 3, podendo contar com a participação de representantes do órgão ou entidade demandante, quando for o caso.

5.3.1. A Comissão de Avaliação analisará as propostas com base nos critérios e respectivos atributos abaixo descritos, conforme as especificidades de cada briefing de comunicação:

I - Planejamento de Publicidade: entendimento do briefing de comunicação, proposição estratégica e defesa técnica;

II - Solução Criativa: adequação ao briefing de comunicação, originalidade, exequibilidade e defesa técnica; e

III - Estratégia de Mídia e Não Mídia: adequação ao briefing de comunicação, níveis de alcance, otimização de recursos e defesa técnica.

5.3.2. A Comissão de Avaliação poderá sugerir que as propostas apresentadas pelas agências sejam integradas, para aperfeiçoar a ação de publicidade, ou compartilhadas, para viabilizar sua execução.

5.3.3. A análise da Comissão de Avaliação será formalizada por meio do formulário Avaliação Técnica, que será assinado por seus integrantes e encaminhado ao Secretário de Estado da Comunicação, com a indicação da(s) proposta(s) que atende(m) à(s) necessidade(s) de comunicação, para subsidiar sua decisão quanto à escolha da proposta mais adequada e, quando for o caso, à forma de participação das agências na execução da produção e ou da mídia.

5.3.4. Caso nenhuma das propostas seja considerada adequada, o Secretário de Estado da Comunicação determinará às agências que apresentem nova proposta.

5.3.5. As agências tomarão conhecimento do resultado da Seleção Nível 3 por comunicado formal do Secretário de Estado da Comunicação.

5.3.6. Poderão participar da apresentação das propostas técnicos da SECOM e de outros órgãos ou entidades do Poder Executivo Estadual.

5.3.7. Os trabalhos de apresentação serão coordenados pelo Secretário de Estado da Comunicação ou por servidor designado para esse fim.

5.3.8. Os membros da Comissão de Avaliação poderão, a qualquer momento, solicitar informações ou esclarecimentos aos representantes das agências.

5.3.9. A Comissão de Avaliação analisará as propostas com base na exposição oral e nos elementos mencionados no subitem 5.3.1.

5.3.10. Se houver divergência entre a exposição oral e o documento representativo da exposição, este será considerado pela Comissão em sua análise.

5.4. O Secretário de Estado da Comunicação poderá dispensar o procedimento de Seleção Nível 3 nos casos de:

I - ação publicitária que decorra de proposta de uma das agências;

II - ação publicitária com linha criativa proposta por iniciativa de órgão ou entidade integrante do Poder Executivo Estadual ou de terceiros, mediante doação dos direitos de autor sobre a criação;

III - reaproveitamento de linha criativa aprovada anteriormente em procedimento de Seleção Nível 3;

IV - situações peculiares que requeiram urgência na realização da ação de comunicação, a exemplo das que possam causar prejuízo à segurança ou à saúde de pessoas;

V - escolha da agência melhor avaliada.

5.5. O Secretário de Estado da Comunicação deverá, em despacho, indicar o(s) motivo(s) da dispensa e ou a justificativa de escolha da agência.

5.6. Serão juntados aos autos todos os documentos previstos neste procedimento de seleção.

DA AVALIAÇÃO DAS AGÊNCIAS

6. As agências contratadas serão avaliadas pela SECOM e, quando for o caso, pelo integrante da administração direta ou indireta do Estado de Alagoas que demandou a prestação de serviços de publicidade.

6.1. A avaliação das agências será feita por uma comissão permanente da SECOM, composta por três servidores da SECOM indicados pelo Secretário de Estado da Comunicação, e, quando for o caso, por uma comissão do órgão ou entidade demandante, composta por três servidores de seu respectivo quadro indicados pelo gestor do órgão ou entidade demandante.

6.1.1. O processo de avaliação consistirá na pontuação de 0 a 10, por cada integrante das comissões, aos seguintes requisitos:

I - correspondência ao tema proposto (briefing);

II - criatividade;

III - atendimento ao prazo;

IV - coerência;

V - adequação ao target;

VI - respeito à ética;

VII - economicidade da ação;

VIII - respeito ao manual de assinatura da marca do Governo de Alagoas.

6.1.2. O resultado de cada comissão será apurado pela média aritmética das pontuações conferidas por cada integrante, consolidando-se uma única pontuação representativa do conjunto de requisitos.

6.1.3. O resultado final da avaliação consistirá na média aritmética do resultado das comissões, quando for o caso.

6.2. As agências tomarão conhecimento do resultado da avaliação por comunicado formal da Diretora Técnica de Marketing e Propaganda da SECOM.

6.3. Considera-se melhor avaliada a agência que, na data de início do procedimento de seleção interna, obtiver a maior pontuação resultante da média aritmética dos resultados de todas as avaliações a que se submeteu.

7. Os casos omissos e as eventuais dúvidas quanto à aplicação deste Manual serão resolvidos pelo Secretário de Estado da Comunicação.