O DIRETOR-GERAL DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL - DETRAN/RS, no uso das atribuições conferidas pelo artigo 6.° da Lei Estadual n.º 10.847, de 20 de agosto de 1996, combinado com o art. 5.° da Lei Estadual n.º 14.479, de 23 de janeiro de 2014; e

Considerando o disposto na Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando o disposto no art. 325 da Lei Federal n.º 9.503, de 23 de setembro de 1997 - CTB;

Considerando o disposto na Lei Federal n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011;

Considerando o disposto na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n.º 40, de 09 de dezembro de 2014;

Considerando o disposto no Decreto Estadual n.º 52.808, de 18 de dezembro de 2015;

Considerando a Instrução Normativa n.º 01/2016 do Secretário de Estado de Modernização Administrativa e Recursos Humanos;

Considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS n.º 438, de 17 de agosto de 2018, e suas atualizações, em especial o contido no Anexo I da normativa;

Considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS n.º 40, de 01 de fevereiro de 2022, a qual estabelece o Plano de Classificação de Documentos e atualiza a Tabela de Temporalidade de Documentos da Autarquia;

Considerando o disposto no expediente PROA n.º 23/1244-0044605-6,

RESOLVE:

Art. 1º Os Centros de Registro de Veículos Automotores - CRVAS - deverão guardar em suas dependências os documentos de registro de veículos pelo prazo mínimo de cinco (05) anos, desconsiderando-se o ano corrente. Esta norma abarca, analogamente, os documentos resultantes em meio físico (papel), assim como os documentos em meio virtual, gerados pelo Sistema E-Prod, ou outro que vier a substituí-lo no futuro.

Art. 2º Os documentos em meio físico serão arquivados em ordem crescente da numeração de processo gerado pelo Sistema GID, devendo o credenciado observar:

I - o correto acondicionamento dos documentos em caixas padrão arquivo, as quais devem estar em boas condições de limpeza e conservação física, de modo a possibilitar a guarda do conteúdo pelo prazo mínimo estabelecido;

II - a identificação das caixas se dá pela sequência numérica por ano de produção dos documentos, sendo que cada caixa deve conter uma etiqueta na lombada lateral com a informação do número sequencial desta, o número do CRVA, a cidade, o intervalo numérico dos processos e o seu ano de produção, conforme o modelo apresentado no Anexo I desta normativa. A etiqueta em questão deve, necessariamente, ser impressa e utilizado a fonte Ariel com tamanho 20 para a inscrição das informações nela constante.

Art. 3º Fica delegada aos CRVAS a competência para eliminação dos documentos de registro de veículos que excedam ao prazo mínimo estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos do DETRAN/RS, mediante a prévia autorização do Departamento e a aprovação pelo Arquivo Público do Estado - APERS - das Listagens de Eliminação de Documentos, procedimento o qual respeitará os seguintes critérios:

§ 1º Cada CRVA deve constituir uma Comissão Interna de Descarte de Documentos, a ser presidida pelo Titular do CRVA, a qual confeccionará as Listagens de Eliminação dos documentos referidos no caput.

§ 2º À Comissão a qual trata o parágrafo anterior, incidirá a responsabilidade de confeccionar as Listagens de Eliminação de Documentos, conforme o modelo apresentado no Anexo II, contendo obrigatoriamente o número do processo; a placa do respectivo veículo; o tipo de processo realizado, o qual deve corresponder ao serviço executado; a quantidade a ser eliminada, cuja unidade de medida deve ser mensurada em caixas arquivo padrão; e o ano de produção dos documentos.

§ 3º As Listagens de Eliminação deverão ser confeccionadas em meio virtual, a partir da captura de relatório emitido pelo Sistema GID, devendo esse ser filtrado para uma planilha e excluído toda a informação desnecessária que não seja aquela informada no §2º acima, preferencialmente convertido em formato PDF, e encaminhadas exclusivamente ao endereço institucional da Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS através do e-mail: cedoc@detran.rs.gov.br.

§ 4º Juntamente com as Listagens de Eliminação, deverá acompanhar a primeira folha do Anexo II, a qual deverá ser identificada (ou com carimbo de identificação) com o nome do titular e demais membros da Comissão designados para o ato, assinada e posteriormente digitalizada em formato PDF para o envio. Veda-se o uso de assinatura através de certificação digital no documento para essa etapa, em função de eventual incompatibilidade para posterior inclusão desse documento no Sistema PROA.

Art. 4º Aportando as Listagens de Eliminação de Documentos no DETRAN/RS, o responsável pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos - CPAD -, instituída pela Portaria DETRAN/RS n.º 311/09 e alterações, realizará a análise e parecer destas, de acordo com a normatização que rege a matéria.

Parágrafo único. Caso a referida listagem esteja em desconformidade com os requisitos contidos na norma, o Departamento encaminhará orientação técnica ao(s) CRVA(s) para confecção de novo documento que atenda aos critérios legais, facultado à Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS, responsável pela operacionalização do processo, a não aceitação de listagens apresentadas.

Art. 5º Havendo a homologação das Listagens de Eliminação de Documentos pela CPAD do DETRAN/RS, essas juntamente com o parecer favorável de descarte dos documentos serão remetidas para chancela do Órgão Gestor do Sistema Estadual de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS - APERS, via expediente administrativo, preferencialmente por processo eletrônico no Sistema PROA.

Art. 6º Aprovadas as Listagens de Eliminação de Documentos pelo APERS, o Departamento providenciará, através da Coordenadoria de Documentação e Imagem de DETRAN/RS, os trâmites exigidos pela legislação visando dar publicidade aos atos de autorização da eliminação dos documentos por meio de Edital, o qual estabelecerá o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação dos interessados em requerer, junto ao CRVA de origem, a emissão de certidões e de cópias de documentos destinados ao descarte.

Parágrafo único. A requisição dos interessados de que trata o caput deverá ser formalizada, contendo a qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, correndo essa operação a expensas do requerente.

Art. 7º Decorridos os 45 (quarenta e cinco) dias da publicação no Diário Oficial do Estado do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o Departamento comunicará aos CRVAS arrolados no Edital a data para a efetiva eliminação dos documentos, cujo procedimento é de inteira responsabilidade do titular do CRVA, na forma da legislação em vigor.

Art. 8º Os procedimentos compreendidos nos art. 5º ao art. 7º ocorrerão ao longo do ano em 03 (três) ocasiões distintas, preferencialmente quadrimestrais, operacionalizadas pela Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS.

Art. 9º Os procedimentos de eliminação dos documentos e a respectiva destinação do material resultante devem ser presenciados e acompanhados integralmente pelo titular do CRVA ou por um responsável designado para tal finalidade, o qual deve estar vinculado ao CRVA.

§ 1º A eliminação deve ser, obrigatoriamente, por meio de fragmentação que garanta a descaracterização das informações e documentos, cuja destinação do material resultante deva observar as normas de preservação do meio ambiente e sustentabilidade, sendo vedado o descarte através de incineração.

§ 2º Ao final do ato de descarte, a Comissão Interna de Descarte de Documentos deve lavrar o Termo de Eliminação de Documentos em 02 (duas) vias, na forma exigida pela legislação que regulamenta o procedimento, conforme modelo do Anexo III, sendo uma das vias arquivada permanentemente no CRVA para fins probatórios e de fiscalização e a outra encaminhada à Coordenadoria de Documentação e Imagem da Autarquia, através do e-mail informado no §3º do art. 3º supra.

§ 3º Se for de interesse do Departamento, poderá ser designado um servidor para acompanhar o procedimento.

Art.10. Os CRVAS que optarem por não seguir os procedimentos descritos no art. 9º, e necessitarem encaminhar seus arquivos para armazenamento para fim de posterior fragmentação pelo DETRAN/RS, deverão realizar a destinação dos mesmos à sede da Banrisul Armazéns Gerais - BAGERGS, na cidade de Canoas-RS, onde se encontra atualmente a custódia do acervo documental do Departamento, ou eventualmente em outro local indicado pela Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS. Os custos de recepção, organização, custódia e eliminação cobrados pela BAGERGS, ou eventual outro prestador de serviços de guarda de arquivos contratado pela Autarquia, serão repassados ao credenciado optante através de desconto na remuneração mensal, até o efetivo descarte dos documentos, observada a tabela de temporalidade de que trata a Portaria DETRAN/RS n.º 536/2023, ocasião em que cessa o desconto na remuneração estabelecido neste artigo.

Parágrafo único. O CRVA optante pela entrega dos documentos aptos a descarte deverá, no ato da entrega desses, proceder à feitura do Termo de Arrecadação de Documentos em 02 (duas) vias, conforme o modelo indicado no Anexo IV, sendo que após a análise e conferência dos arquivos entregues, a ser realizada pela Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS, uma das vias será devolvida ao credenciado devendo esse documento permanecer arquivado para fins de comprovação e eventual fiscalização pelo Departamento.

Art. 11. Quando em processo de encerramento das atividades de um CRVA, o titular em processo de descredenciamento responsabilizar-se-á pela entrega dos arquivos de processos já findos em local indicado pela Coordenadoria de Documentação e Imagem do DETRAN/RS, para guarda e posterior eliminação no prazo legal, devendo ser comprovada a entrega ainda antes do descredenciamento.

§ 1º Os processos ainda em aberto serão recolhidos pela Divisão de Registro de Veículos do DETRAN/RS e encaminhados a outro CRVA, conforme normativas vigentes;

§ 2º Para fins da entrega dos arquivos, os mesmos devem obedecer ao disposto no art. 2º supra, sob pena de não aceitação da entrega desses;

§ 3º Quando da entrega dos arquivos, o responsável pela manifestação, supramencionado no caput do artigo, deverá providenciar a feitura do Termo de Arrecadação de Documentos, devidamente identificado e assinado, em 02 (duas) vias, conforme o modelo indicado no Anexo IV desta normativa, sendo uma das vias devolvidas ao responsável após a devida conferência da documentação entregue, configurando esse documento o comprovante formal do cumprimento do ato.

Art. 12. Revoga-se, in totum, a Portaria DETRAN/RS nº 347, de 07 de agosto de 2019.

Art. 13. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Edir Pedro Domeneghini. 

ANEXO I

ANEXO II

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO N.º______,

DOCUMENTOS PRODUZIDOS NO ANO DE: _______,

REFERENTE AO REGISTRO DE VEÍCULOS DO CRVA N.º_______.

A Comissão Interna de Descarte de Documentos do CRVA n.º (numeração e nome do CRVA), presidida pelo Titular (nome completo), e formada pelos Membros abaixo assinados e identificados por carimbo próprio, aponta que foram listados para fragmentação os seguintes documentos de registro de veículos que contam com mais de cinco anos de produção, ora conclusos, em conformidade com o disposto na Portaria DETRAN/RS nº _________, conforme planilhas anexas em que constam a identificação do número do processo, a placa do veículo e o Tipo de Processo ou Serviço realizado, nas linhas correspondentes. Os documentos listados correspondem a ______ (informar a quantidade de caixas) caixas padrão arquivo.

______________, _____ de de 20__.

(Cidade) (Dia) (Mês) (Ano)

Titular

Membro n.º 01

Membro n.º 02

Planilha pág. n.º____ de ____. 

ANEXO III - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Declaramos para os devidos fins a conclusão do processo de eliminação dos documentos relacionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº ____, publicado no DOE de _(dia)_/_(mês)_/_(ano)_, consistindo nos documentos produzidos nos anos de ______ até ______ de processos de registros de veículos do CRVA n.º_____. Os materiais foram totalmente descaracterizados e destruídos através do processo de fragmentação, com destinação à reciclagem, entre as datas de _(dia)_/_(mês)_/_(ano)_ e _(dia)_/_(mês)_/_(ano)_.

________, _____ de de 20__.

(Cidade) (Dia) (Mês) (Ano)

ANEXO IV - TERMO DE ARRECADAÇÃO DE DOCUMENTOS

Declaramos, para os devidos fins, a arrecadação do seguinte quantitativo de caixas contendo processos de registro de veículos do CRVA n.º_________.

Além desses processos, também foram encaminhadas _(quantitativo)_ listagens contendo informações dos processos e das caixas nas quais esses se encontram arquivados. (preencher somente caso o CRVA possua um sistema próprio de indexação ou banco de dados). Ainda, foram encaminhados _(quantitativo)_ (HDs, DVD/CDs, Pen Drives, ou outro suporte de armazenamento físico), contendo informações e documentos em meio digital referentes aos processos de registro de veículos desse CRVA. (preencher somente se necessário).

Os materiais foram recolhidos e transportados na data de _____/____/20____, na cidade de ____________________.

Titular do CRVA.

Responsável pelo acompanhamento (Nome; RG/CPF)

Data de recebimento no DETRAN/RS ____/_____/20____.

Responsável pelo recebimento no DETRAN/RS