O SUBSECRETÁRIO ADJUNTO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO DO MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso de suas atribuições e em conformidade com o Decreto nº 5.063, de 03 de maio de 2004, resolve:

Art. 1º Instituir o sistema "CPROD-WEB", como sendo o Sistema Informatizado Oficial de Controle de Protocolo do Ministério do Trabalho e Emprego - MTE, bem como instituir normas para o gerenciamento de documentos produzidos e recebidos pelo MTE e orientar as Unidades Protocolizadoras quanto ao recebimento, distribuição, registro, controle da tramitação e expedição de documentos.

Art. 2º Para fins desta Portaria, entende-se como Unidade Protocolizadora o setor da administração responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao fornecimento de informações aos usuários internos e externos.

Art. 3º A correspondência oficial externa recebida, documento produzido de caráter administrativo, bem como a formalização de processo deverá ser cadastrada no Sistema "CPROD-WEB" pela Unidade Protocolizadora antes do encaminhamento à unidade protocolizadora a que se destina, obedecendo aos seguintes critérios:

I - os processos serão formalizados com documentos cujo conteúdo esteja relacionado à ação jurídica, administrativa, pessoal e de caráter contábil-financeiro, composto por documentos originais ou cópias, desde que autenticadas, em conferência com o original, e sendo requeridos pela autoridade competente;

II - as folhas do processo serão numeradas e rubricadas no seu canto superior direito utilizando-se, para esse fim, o carimbo próprio da unidade protocolizadora;

III - cada volume do processo conterá, no máximo, 200 (duzentas) folhas.

§ 1º A inobservância destes procedimentos, ensejará a devolução do processo ou documento à última unidade protocolizadora, por despacho, comunicando as razões da devolução e solicitando as correções necessárias.

§ 2º As unidades protocolizadoras não poderão receber processos e/ou documentos que não estiverem registrados no "CPRODWEB".

Art. 4º No cadastramento do documento ou do processo, deverá ser informado o assunto, o interessado e a procedência, considerando-se as seguintes situações:

I - o interessado corresponderá à pessoa física, em caso de treinamentos, diárias, passagens e assuntos afins, e à pessoa jurídica, em situações de interesse público e havendo mais de um interessado, é obrigatória a inclusão de dois interessados, ficando opcional a inclusão dos demais, que deverá ser indicada pela expressão "e outros";

II - a procedência pode ser interna, no caso de unidades protocolizadoras do MTE, ou externa, no caso de Instituições Públicas ou Privadas que têm interesse ou proveito no assunto tratado no documento ou processo;

III - o assunto corresponde ao resumo objetivo e conciso do conteúdo do documento, descrevendo as informações necessárias à sua identificação.

Art. 5º No ato de seu cadastramento, o processo ou documento receberá etiquetas com protocolo emitido pelo "CPRODWEB" que serão apostas, respectivamente, na capa e outra no canto superior direito do primeiro documento que o originou. No caso de documento que não constitua processo, a etiqueta será aposta somente no canto superior direito, bem como o carimbo "CPROD-WEB", para identificar o seu cadastramento no Sistema.

Parágrafo único. Caso o documento ou processo possua anexos, cada um receberá etiqueta no canto superior direito de suas folhas iniciais.

Art. 6º A tramitação do processo ou documento deverá ser objeto de rigoroso controle por parte das unidades protocolizadoras, que deverão manter o CPROD-WEB devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento.

Art. 7º A carga do processo ou do documento será repassada à unidade protocolizadora destinatária, somente após o seu recebimento físico e a confirmação de recebimento junto ao CPROD-WEB, fazendo-se necessário o recebimento imediato do próprio documento.

§ 1º Caso seja de interesse da unidade protocolizadora remetente, após a atualização junto ao Sistema, a mesma poderá encaminhar o processo ou o documento, acompanhados do Relatório de Tramitados e entregue à unidade protocolizadora destinatária, para a coleta da assinatura de quem os tenha recebido.

§ 2º Quando tramitado o documento ou processo, é obrigatório o preenchimento no CPROD_WEB, do campo despacho, com o intuito de fornecer maiores informações ao usuário externo.

Art. 8º O processo é uma unidade orgânica, constituída por um ou mais volumes, devendo portanto, tramitar em conjunto, se assim estiver constituído.

Art. 9º A juntada de processos por anexação, apensação, bem como a desapensação e o desentranhamento de documentos deverão ser executados diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada, mediante determinação, por despacho de seu dirigente e devidamente atualizado no Sistema.

Parágrafo único. A juntada, por anexação, de um processo a outro, é definitiva, passando ambos a constituírem um só processo, obedecendo a numeração do mais antigo e não podendo ser desanexado.

Art. 10. Toda documentação produzida ou recebida no TEM deverá ser classificada pelo Arquivo-Geral, aplicando-se o Código de Classificação de Documentos da Atividade-Meio (Resolução AN nº 04 de 28.03.1996) ou o Código de Classificação de Documentos da Atividade-Fim, elaborado e aprovado pela Comissão Permanente de Triagem e Destinação de Documentos do MTE, instituída pela Portaria/MTE nº 08 de 15.01.2004, executando-se as seguintes etapas:

I - informar ao CPROD-WEB, o código de classificação referente ao assunto do documento, possibilitando ao Sistema calcular o respectivo prazo de guarda; e

II - apor o código referente ao assunto identificado, a lápis, no canto superior direito da capa do processo ou do documento, conforme estabelecido no Manual de Procedimentos Processuais para Formalização, Cadastramento de Processos e Documentos e utilização do "CPROD-WEB".

Art. 11. O encerramento de um procedimento ocorrerá por:

I - indeferimento do pleito;

II - atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; ou

III - expressa desistência do interessado.

Art. 12. Após o encerramento de sua fase em arquivo corrente, o dirigente da Unidade Protocolizadora interessada deverá encaminhar a documentação para o Arquivo Geral, para guarda, acompanhada da guia de transferência emitida pelo "CPROD-WEB", assinada pelo responsável da Unidade Protocolizadora e pelo Arquivo Geral após conferida e validada.

Art. 13. A Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA, por intermédio da Coordenação de Documentação e Informação - CDIn, é a unidade responsável pela gestão documental do MTE, divulgação, distribuição e atualização de normas e manual didático.

Art. 14. As Unidades Protocolizadoras deverão manter permanente comunicação, intercâmbio e cooperação com a CDIn, de modo a garantir a melhor execução dos serviços sob sua responsabilidade.

Art. 15. Para execução das atividades decorrentes dos processos mencionados nesta Norma Operacional, deverão ser utilizados os procedimentos estabelecidos no Manual de Procedimentos Processuais e Manual do Usuário do "CPROD-WEB".

Art. 16. Os casos omissos e as dúvidas por ventura existentes, devem ser dirimidas pela Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA, por meio da Coordenação de Documentação e Informação - CDIn.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ GUIMARÃES PACHECO