O Secretário de Estado da Receita, no uso das suas atribuições que lhes conferidas pelo art. 3º, Inciso VIII, alíneas “a” e “g”, da Lei 8.186, de 16 de março de 2007, e

Considerando que é imprescindível à Administração Pública a gestão de documentação arquivada, assim considerada, o conjunto de procedimentos e operações técnicas objetivando a sua eliminação ou guarda permanente;

Considerando a necessidade de racionalizar os custos com arquivamentos, bem como a facilitação e consultas de documentos de interesse da Administração Tributária;

Considerando que o marco temporal, que baliza a homologação, extinção, constituição e cobrança do lançamento crédito tributário e possível inutilização de documentos fiscais que lhes são próprios, é de cinco anos, conforme previsto nos arts. 150, § 4º, 173 e 174 do Código Tributário Nacional;

Resolve:

Art. 1º As Unidades Gerenciais da Secretaria de Estado da Receita deverão selecionar e, posteriormente, destruir jornais, periódicos, documentos ou processos considerados irrelevantes para efeito de fiscalização, lançamentos e arrecadação de tributos estaduais, desde que não representem valor histórico.

§ 1º A seleção dos elementos impressos citados no caput deverá ser feita por uma Comissão formada por três servidores efetivos, sendo um, obrigatoriamente, pertencente ao Grupo Ocupacional de Servidores Fiscais Tributários.

§ 2º A seleção dos elementos impressos será feita levando-se em conta o tipo e a natureza de cada um destes.

§ 3º Consideram-se irrelevantes, para efeito do art. 1º, caput:

I - Jornais, periódicos e impressos editados há mais de dois anos, desprovidos de valores históricos, assim entendidos, aqueles que não tratem de matérias relacionadas a lançamentos e arrecadação tributária, que possam interferir em ações que necessitem de provas documentais;

II - expedientes administrativos (memorandos, ofícios, requerimentos etc.) emitidos pelas Unidades Gerenciais e/ou por particulares há mais de dois anos, que não façam parte ou se reportem a Processo Administrativo Tributário e nem a direitos pessoais ou empresariais;

III - consultas, comunicações, ofícios, requerimentos e/ou outros tipos de petições recebidas pelas Unidades Gerenciais, conclusos e não despachados há mais de cinco anos, que não façam ou se reportem a Processo Administrativo Tributário e nem a direitos pessoais;

IV - pareceres tributários, relatórios gerenciais e vias ou cópias de notas fiscais emitidos ou elaborados em data anterior a janeiro do ano de 2007.

Art. 2º Os Processos Administrativos Tributários julgados, mesmo com data superior a cinco anos, que ainda sejam objeto de discussão judicial e/ou de possíveis demandas judiciais poderão ser digitalizados ou microfilmados para efeitos de arquivos.

Art. 3º Os Processos Administrativos de natureza ou não da Administração Tributária, previstos no art. 1º, antes de serem destruídos, deverão ser listados e relacionados, sendo tais listas enviadas ao Gestor do Protocolo ATF, quando relacionadas a este sistema e, de qualquer forma, arquivadas em cada Unidade Gerencial, para efeito de arquivo histórico.

Art. 4º A destruição dos elementos impressos, objetos da presente Portaria, poderão vir a ser picotados e/ou rasgados e, após tais procedimentos, ofertados a instituições públicas ou privadas de assistência social sem fins lucrativos.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

MARIALVO LAUREANO DOS SANTOS FILHO

Secretário de Estado da Receita