O Secretário de Estado da Fazenda, no uso de suas atribuições legais e,

Considerando a necessidade de orientar a execução dos procedimentos relativos a documentos protocolizados, no âmbito da Secretaria de Estado da Fazenda,

Resolve:

Art. 1º Aprovar o Manual de Procedimentos do Protocolo da Secretaria de Estado da Fazenda que estabelece normas sistemáticas de execução de rotinas e gestão de documentos em tramitação.

Art. 2º Esta portaria entra em vigor na data da sua publicação.

DÊ-SE CIÊNCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DO MARANHÃO, EM SÃO LUÍS, 10 DE ABRIL DE 2018.

MARCELLUS RIBEIRO ALVES

Secretário de Estado da Fazenda

ANEXO Manual de Protocolo

1. INTRODUÇÃO

O Manual do Protocolo visa disciplinar, uniformizar e orientar as unidades da SEFAZ quanto aos procedimentos gerais das atividades de protocolo, em observância ao recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos para formação de processos e os dele decorrentes.

A utilização deste instrumento facilitará a operacionalização das atividades, proporcionando maior controle e acompanhamento dos documentos, isto é tornará mais eficiente o uso do sistema de protocolo, no âmbito da SEFAZ.

2. CONCEITOS E SIGLAS

Para efeito deste Manual foram utilizados os seguintes conceitos e siglas:

* DOCUMENTO - é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem em uma determinada época ou lugar.

* PROCESSO - é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos etc.

* PROCESSO PRINCIPAL - é o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos.

* PROCESSO ACESSÓRIO - é o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

* FOLHA DO PROCESSO - são as duas faces de uma folha do processo.

* PÁGINA DO PROCESSO - é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

* PEÇA DO PROCESSO - é o documento que, sob diversas formas, integra o processo.

* DESPACHO - decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação.

* PROTOCOLO CENTRAL - é a principal unidade encarregada dos procedimentos de recebimento e expedição de documentos, localizada no prédio sede da SEFAZ.

* PROTOCOLO SETORIAL - são as diversas unidades responsáveis em dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos.

* JUNTADA POR ANEXAÇÃO - é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

* JUNTADA POR APENSAÇÃO - é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, visando o estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, tendo o mesmo interessado ou não.

* TERMO DE DESAPENSAÇÃO - é uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.

* DESMEMBRAMENTO - é a separação de parte da documentação do processo para formação de um novo.

* TERMO DE ENCERRAMENTO - é uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

* TERMO DE RESSALVA - é uma nota utilizada para informar que ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça.

* ECT- Empresa de Correios e telégrafos

* SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda

* IN - Instrução Normativa

3. PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido automaticamente pelo sistema informatizado de protocolo.

Ao receber uma correspondência, o Protocolo Central deverá realizar as seguintes rotinas:

a) verificar se não faltam folhas ou anexos;

b) registrar a correspondência no sistema;

c) anotar no lado superior direito do documento, o número do registro emitido pelo sistema;

d) conferir o endereçamento;

e) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário;

O servidor ao receber uma correspondência do Correio verificará se o destinatário pertence ou não à SEFAZ. Em caso negativo devolverá a correspondência, apondo o carimbo (Anexo I) "devolução de correspondência" no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, informando o motivo da devolução.

O Protocolo Central somente deverá expedir materiais de grande volume ou peso, pelo malote ou sedex, com a autorização superior.

4. AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO

O procedimento de autuação, também chamado formação de processo, será executado pelo Protocolo Central do prédio sede da SEFAZ, Gabinete do Secretário e Agências de Atendimento, obedecendo a seguinte rotina:

a) observar se o documento recebido está assinado pelo próprio remetente; representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração, e se a documentação está acompanhada dos respectivos anexos, se for o caso;

b) perfurar a capa de processo, após marcação do seu ponto central e da mesma forma proceder com os documentos;

c) prender a capa com a documentação, com colchetes no tamanho proporcional à quantidade de folhas, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

d) registrar no sistema informatizado do Protocolo, os dados extraídos de forma suscinta, clara e objetiva do corpo do documento.

*Evitar registrar no Campo "Assunto" o termo "Solicitação", pois em geral, os processos já tratam de solicitação;

*Colocar no Campo "Autor" o nome da pessoa beneficiária/solicitante e em sendo mais de um autor, colocar somente um dos nomes, e em seguida, a palavra outro (s)

Exemplo 1

ASSUNTO: Diárias e Passagens

AUTOR: José Silva

DESCRIÇÃO: Deslocamento Aéreo do (s) servidor (es) XXXXXX para a cidade de XXXXXX

Exemplo 2

ASSUNTO: Diárias

AUTOR: Antônio Souza

DESCRIÇÃO: Deslocamento Terrestre do (s) servidor (es) XXXX, para XXXXXXX e outros

e) apor, na capa do processo, a etiqueta emitida pelo sistema, com o respectivo número de protocolo e os demais dados registrados;

f) Apor, na primeira folha do processo, carimbo com as informações da capa;

g) numerar as folhas, conforme instrução deste Manual;

h) conferir o registro e a numeração das folhas;

i) encaminhar, fisicamente, o processo, autuado e registrado em sistema para a unidade correspondente.

Todo processo deverá conter o despacho na última peça, portanto qualquer anexo deve ser colocado antes da folha de despacho.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, desde que autenticada por cartório ou por servidor da SEFAZ que o confronte com o original e o ateste com a expressão: "CONFERE COM O ORIGINAL" e registre a identificação do servidor.

O envelope de correspondência não será peça obrigatória do processo, no entanto a parte constante das informações referentes ao endereço do remetente deve constar nos autos.

A correspondência não autuada será registrada no sistema e encaminhada à unidade de destino.

Não serão autuados os documentos, tais como: pedido de cópia de processo; desarquivamento de processo; solicitação de informação; relatórios cadastrais e outros que, por sua natureza não devam constituir processo.

O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo.

5. NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS

A numeração das peças do processo é iniciada no Protocolo Central da SEFAZ.

Todas as peças constantes do processo, excluída a capa, deverão ser contadas sequencialmente.

As folhas dos processos serão numeradas, utilizando-se carimbo próprio, em ordem crescente e sem rasuras.

O carimbo para numeração de folhas conterá: nome do órgão, nº do processo, nº da folha, rubrica e matrícula do servidor.

O carimbo será aposto no canto superior direito a partir da segunda folha, sem cobrir qualquer tipo de informação.

A numeração deve iniciar a partir da segunda folha, com o número 2, pois a primeira, apesar de ser considerada, só recebe o carimbo com as informações da capa.

O documento que possuir informações em seu verso deverá conter o carimbo com a mesma numeração do anverso e o acréscimo da palavra "verso".

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, ainda que se utilize letras como recurso.

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

As peças subsequentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem.

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos deve-se inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo e renumerar sem rasuras as folhas seguintes. Posteriormente, registrar a ocorrência, podendo inclusive utilizar o carimbo (Anexo II)

6. RECEBIMENTO DE PROCESSO

Todo documento de âmbito externo destinado à SEFAZ será recebido, analisado, registrado e distribuído pelo Protocolo Central.

A correspondência lacrada, sem destinação clara, quando recebida pelo Protocolo Central poderá ser aberta para melhor definição das providências.

O Protocolo Setorial, só deverá receber processo, se confirmado as situações abaixo:

a) despacho direcionado para a unidade destinatária;

b) despacho assinado e carimbado pelo remetente;

c) folhas do processo numeradas;

d) tramitação realizada no sistema;

e) data de remessa compatível com a do recebimento.

Caso uma das situações acima não seja atendida, o processo deverá ser devolvido à unidade remetente para realização dos ajustes necessários.

7. DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS

Nenhum documento poderá permanecer por mais de 24hs (vinte e quatro horas) no Protocolo Central, salvo os recebidos às sextasfeiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

Documentos assinalados como URGENTE devem ser tramitados de imediato.

Todo documento deverá ter sua tramitação registrada no sistema informatizado de protocolo.

A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado.

Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos arquivos setoriais, competindo-lhes gerenciar o recebimento e a distribuição entre as unidades. Todo documento somente deverá ser distribuído se registrado no sistema informatizado de protocolo.

Os documentos expedidos por AR, seja Carta Registrada ou Sedex, deverão ser registrados no sistema informatizado da ETC, pelas Unidades responsáveis, antes de enviá-los às Agências dos Correios.

8. JUNTADA DE PROCESSOS

A juntada de processos será executada pelo Protocolo Central ou Setorial, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.

8.1. Juntada Por Anexação

A juntada por anexação ocorre quando da união definitiva de um processo a outro. Procedimento a ser utilizado quando se trata do mesmo interessado e de assuntos iguais ou semelhantes.

A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

O processo principal fica à frente, e o acessório a ele anexado.

A metodologia adotada para juntada por anexação é:

a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

b) retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do principal e mantê-los sobre as duas capas, formando um único conjunto;

c) renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no principal;

d) lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO" na última folha do processo mais antigo, (Anexo III);

e) anotar na capa do processo principal o número do processo acessório que foi juntado;

f) registrar, em sistema de protocolo, a juntada por anexação. A(s) folha(s) do(s) processo(s) anexado(s) terá(ão) sua numeração anterior cancelada, mas de forma que, ainda, permita sua identificação, sendo renumeradas, prosseguindo-se a numeração a partir da última folha do processo principal.

A capa do processo juntado deve ser dobrada na vertical.

8.2. Juntada Por Apensação

Utiliza-se a apensação quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou semelhantes

Cada processo permanecerá com o seu respectivo número e quantitativo de peças, continuando a numeração das suas peças independente um do outro.

Na juntada por apensação deverá ser observada a seguinte metodologia:

a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;

b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;

c) lavrar o 'TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO' na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar. (Anexo IV);

d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;

e) registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação. Deverá ser anexada à solicitação de apensação como última peça do processo principal, devendo o Termo de Apensação constar no processo principal, bem como nos acessórios.

Após a apensação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo apensado.

9. DESAPENSAÇÃO

Quando os processos apensados alcançarem o efeito final poderão ser desapensados, antes do arquivamento, mediante despacho da autoridade competente.

Deverá ser anexada a solicitação de desapensação no mesmo processo que contenha o pedido apensação.

O Termo de Desapensação deverá ser lavrado no processo principal e em seus acessórios.

A metodologia para a desapensação será:

a) separar os processos;

b) lavrar o "TERMO DE DESAPENSAÇÃO" no processo que solicitou a juntada (Anexo V);

c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da desapensação;

d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

e) registrar em sistema próprio, a desapensação.

10. DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

O desmembramento ocorrerá mediante autorização e instruções específicas da autoridade competente, conforme segue:

a) retirar os documentos que constituirão outro processo;

b) Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" (Anexo VI), no local onde foram retirados os documentos;

c) Proceder à autuação dos documentos retirados, renumerando suas páginas, conforme estabelecido neste Manual.

11. ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQUÊNTE

O encerramento será feito no ato de abertura de um volume subsequente.

No volume anterior do processo, após a última folha, incluir-se-á "TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME", (Anexo VII), devidamente numerado e no novo volume deve-se proceder da seguinte forma:

a) logo após a capa incluir-se-á "TERMO DE ABERTURA DE VOLUME", devidamente numerado, obedecendo-se a sequência do volume anterior, (Anexo VIII);

b) Para sua abertura o protocolo providenciará o preenchimento da nova capa, atualizando o sistema informatizado. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.

O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo, contendo o número do processo e a palavra "anexo".

Quando uma peça processual exceder 200 folhas, aproximadamente, deverá ser providenciada a abertura de outro volume.

A solicitação de abertura de volume deverá ser realizada pela unidade detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas.

Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.

Quando a peça processual contiver número de folhas excedentes ao limite fixado neste Manual, a partir do próximo número, formar-se-á outro volume.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos Termos, em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subsequente.

A abertura do volume subsequente será informada no volume anterior e no novo volume.

O volume criado deverá ter suas folhas numeradas a partir do número da última folha (Termo de Encerramento) do processo ou volume anterior.

12. RECONSTITUIÇÃO

A reconstituição de processo extraviado tem caráter excepcional e não exclui o procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo.

O desaparecimento ou extravio de processo será comunicado à autoridade competente, que tomará as seguintes providências:

a) comunicar à Corregedoria para apuração imediata;

b) autorizar a reconstituição do processo, com as cópias de documentos que o constituíam;

c) apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas necessárias;

d) atribuir nova numeração ao processo reconstituído;

e) registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.

Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se usar um carimbo que o identifique como CÓPIA.

13. ARQUIVAMENTO

O arquivamento de um processo administrativo dar-se-á:

a) por indeferimento do pleito;

b) pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dele decorrentes;

c) pela expressa desistência ou renúncia do interessado, mediante manifestação escrita;

d) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

A unidade organizacional responsável pelo assunto do processo poderá arquivá-lo quando exaurida sua finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil, ou prejudicado por fato superveniente.

O processo sujeito ao procedimento de empenho, após a realização de pagamento será arquivado na Unidade de Finanças. Caso o empenho não seja realizado, o processo deverá ser arquivado na unidade solicitante

O processo administrativo encerrado deverá ser encaminhado ao Arquivo Central da SEFAZ, mediante Termo de Arquivamento (Anexo IX) e lançamento no sistema de Protocolo

ANEXOS

ANEXOS I

ANEXOS II

ANEXOS III

ANEXOS IV

ANEXOS V

ANEXO VI

ANEXO VII

ANEXO VIII

ANEXO IX