O Ministro de Estado da Previdência Social, no uso de suas atribuições e tendo em vista a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como a necessidade de regulamentação do suporte logístico do Conselho de Recursos da Previdência Social - CRPS, referente a essa matéria;

Considerando a responsabilidade atribuída ao Poder Público de assegurar adequado tratamento ao acervo documental, de modo a aprimorar a gestão de documentos com foco no interesse público;

Considerando que a temporalidade e a destinação estabelecidas e aprovadas para a documentação devem ser precedidas de avaliação, cujo processo deve inserir critérios que contemplem aspectos referentes à consulta freqüente à informação, à necessidade administrativa, à relevância social, histórica, legal ou institucional, de modo a preservar o interesse público e banir o descarte aleatório;

Considerando que a classificação deve ser rigorosamente utilizada, de modo a permitir a recuperação tempestiva da informação e, quando for o caso, do documento, observando-se a uniformização representada no Código de Classificação e na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

Considerando que se deve buscar sempre o aumento do padrão de eficiência no que se refere à administração de arquivos, incluindo-se a manutenção dos espaços a eles destinados, resolve

Art. 1º Cabe ao Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, em todas as Unidades da Federação, operacionalizar as medidas referentes ao tratamento do acervo documental do CRPS, inserindo as necessidades do Conselho e os aspectos legais pertinentes.

Art. 2º À Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social - DATAPREV, cabe viabilizar os recursos logísticos de informática, adequados às necessidades de serviço, com emprego de tecnologia compatível e rigor na instrumentalização eficaz desse processo.

Art. 3º Ao CRPS cabe a responsabilidade em relação aos documentos que por ele sejam produzidos e recebidos em sua fase corrente, devendo adotar os procedimentos adequados quanto ao processo de inutilização daqueles que cumpriram o prazo de guarda definido.

Art. 4º Relativamente aos documentos cuja destinação seja a guarda em arquivo intermediário ou permanente deve o Conselho, conforme o caso, aderir aos procedimentos quanto ao envio do acervo ao INSS, devidamente enquadrado na metodologia adotada para arquivamento naquela autarquia, a partir da Tabela de Temporalidade e Destinação, aprovada pelo CONARQ.

Art. 5º Cabe ao INSS a guarda e manutenção dos documentos, classificados para o arquivo intermediário ou permanente, das Juntas de Recursos - JR, nas respectivas gerências onde as JR estiverem localizadas, observando-se os controles específicos para a transferência da responsabilidade.

Art. 6º O processo de inutilização de documentos deverá ser realizado anualmente pelos órgãos integrantes da estrutura desta Pasta, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação aprovada, cumprindo-se as formalidades exigidas para o processo.

§ 1º No caso de documentos do CRPS, enviados ao INSS para cumprir o prazo temporal da fase intermediária, este deverá fazê-lo mediante processo próprio, por intermédio de comissão que deverá conter em sua composição, pelo menos, um representante do CRPS.

§ 2º A inutilização de documentos será precedida de autorização formal do agente responsável no INSS e, dos Presidentes de Juntas de Recursos ou de Câmaras de Julgamento, por ocasião do processamento.

Art. 7º O documento cuja avaliação estabeleça a sua guarda permanente não poderá ser inutilizado, mesmo que a informação esteja em meio magnético ou equivalente.

Art. 8º Em se tratando de documentos existentes nas Unidades do CRPS em Brasília, o apoio logístico poderá também ser prestado pelos órgãos competentes do Ministério da Previdência Social.

Art. 9º As JR poderão solicitar auxílio ao INSS nos respectivos Estados e, quando a situação exigir, a critério do Presidente do CRPS, deve ser requerida liberação de servidores que detenham conhecimento de técnicas arquivísticas para atuar conjuntamente no trabalho.

Parágrafo único. Para atender às demandas do Conselho, as despesas com deslocamento de servidores do CRPS e do INSS serão assumidas pelo INSS.

Art. 10. O extravio ou inutilização de documentos, assim como a omissão quanto às providências que ensejam o dever de cuidado em relação ao acervo, por parte dos agentes responsáveis, são passíveis de responsabilização administrativa e penal, na forma da Lei.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

AMIR LANDO