O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO a necessidade de rever o sistema de circulação de malotes, tendo em vista, principalmente, a redução dos custos operacionais correspondentes,

RESOLVE:

Art. 1º As remessas de processos e documentos de interesse administrativo, serão feitas por meio de malotes, via:

I - Protocolo Geral, quando remetidos pelos órgãos centrais da Secretaria de Estado de Finanças, Orçamento e Planejamento, com destinação a qualquer órgão ou setor regional;

II - Delegacias Regionais de Fazenda, quando remetidos pelos órgãos ou setores regionais, com destinação aos órgãos centrais da Secretaria de Estado de Finanças, Orçamento e Planejamento.

Parágrafo único. O Protocolo Geral (inc. I), após os registros necessários, encaminhará os processos e documentos ao destinatário por meio da Delegacia Regional de Fazenda a que o mesmo estiver subordinado.

Art. 2º Os processos e documentos deverão ser encaminhados por meio de Guia de Remessa Externa, mod. 1.03.010, em três vias, com as seguintes destinações:

I - 1ª via - destinatário;

II - 2ª via - Núcleo de Protocolo/Delegacias Regionais de Fazenda;

III - 3ª via - acompanhará o processo ou documento até o destinatário e retornará ao remetente.

§ 1º A numeração da Guia de Remessa Externa será feita pelo órgão emitente e conterá:

I - quatro dígitos iniciais, indicando o número seqüencial utilizado no órgão, a partir de 0001, em cada exercício (nnnn/ );

II - dois dígitos seqüenciais, indicando o exercício (nnnn/aa).

§ 2º Para fazer chegar os processos e documentos ao destinatário, o Núcleo de Protocolo e as Delegacias Regionais de Fazenda utilizarão a mesma Guia de Remessa Externa expedida pelo remetente, da qual manterão a 2ª via para controle, vedada a emissão de nova Guia.

§ 3º O destinatário devolverá a 3ª via da Guia de Remessa Externa ao Núcleo de Protocolo, que a enviará para o controle do remetente.

§ 4º Fica expressamente vedada a utilização de uma única Guia de Remessa Externa para destinatários diversos.

Art. 3º Na parte exterior dos envelopes deverão constar:

I - o remetente;

II - o destinatário;

III - a identificação do conteúdo.

Art. 4º A remessa de malotes do Núcleo de Protocolo para as Delegacias Regionais de Fazenda e destas para aquele, ocorrerá todas as terças e quintas-feiras.

Art. 5º Ao receber os malotes, o Núcleo de Protocolo fará a conferência sumária do conteúdo do material recebido, segundo as discriminações contidas na Guia de Remessa Externa e, após registrá-los, os reencaminhará aos órgãos ou setores de destinação da Secretaria de Estado de Finanças, Orçamento e Planejamento.

Art. 6º A remessa de malotes das Delegacias Regionais de Fazenda para as Agências Fazendárias e destas para aquelas, ocorrerá todas as segundas e quartas-feiras.

Art. 7º As Delegacias Regionais de Fazenda deverão receber e conferir o material relacionado na Guia de Remessa Externa e, quando for o caso, reencaminhá-lo aos setores de destinação da Secretaria de Estado de Finanças, Orçamento e Planejamento, em Campo Grande, ou diretamente a outro órgão da própria região.

Art. 8º As Agências Fazendárias manterão livro de controle do trâmite de documentos e processos entregues e recebidos diretamente dos Postos Fiscais e Equipes de Fiscalização Volante.

Parágrafo único. Nos casos deste artigo, os processos e documentos recebidos por funcionários por meio de determinada Agência Fazendária deverão ser devolvidos a esses mesmos órgãos, vedado o encaminhamento do material a outras repartições.

Art. 9º Para depósito das vias dos documentos fiscais e da Nota de Controle de Trânsito de Mercadorias retidas para fins de controles fiscais, os Postos Fiscais utilizarão dois malotes, destinando-se:

I - nos Postos Fiscais intermediários, o primeiro ao depósito das vias dos documentos fiscais em geral, e o segundo, ao depósito das vias da Nota de Controle de Trânsito de Mercadorias;

II - nos Postos Fiscais de divisa interestadual, o primeiro ao depósito das vias dos documentos fiscais relativos às operações comuns, e o segundo, ao depósito das vias da Nota de Controle de Trânsito de Mercadorias e dos documentos fiscais emitidos para acobertar operações vinculadas a Regimes Especiais ou sujeitas ao regime de substituição tributária.

§ 1º Antes de ser depositado no malote o documento deverá ser dobrado uma única vez, de preferência ao meio e no sentido vertical.

§ 2º O funcionário do primeiro Posto Fiscal de passagem, nas saídas internas e interestaduais, ou do Posto Fiscal de divisa, nas entradas de mercadorias destinadas a contribuintes deste Estado, que primeiro proceder a conferência dos documentos fiscais e a vistoria da carga, deverá apor carimbo na primeira via e nas vias retidas da Nota Fiscal ou da Nota de Controle de Trânsito de Mercadoria, contendo a identificação da repartição, o número do malote em que serão depositadas as vias do Fisco, o seu nome, a matrícula e a assinatura.

§ 3º Quando da conferência dos documentos fiscais e vistoria da carga, o funcionário dos demais Postos Fiscais intermediários ou das Equipes de Fiscalização Volante, deverá, mesmo que por amostragem, verificar a correta execução do procedimento definido no parágrafo anterior, e relacionar, em formulário próprio, modelo anexo, que será recolhido pela Coordenadoria de Entrada e Análise de Dados Fiscais juntamente com os malotes:

I - o número e o nome do emitente dos documentos fiscais verificados, a identificação do Posto Fiscal que executou o procedimento e recolheu as vias de controle do Fisco e o número do malote em que as mesmas foram depositadas;

II - se for o caso, o nome do Posto Fiscal e do funcionário que deixou de executar o procedimento.

§ 4º Ao funcionário que deixar de observar os procedimentos disciplinados neste artigo, será aplicada, num primeiro momento, pena de advertência, e no caso de reincidência, corte de cotas da produtividade fiscal.

Art. 10. Os malotes dos Postos Fiscais, que serão numerados a partir de 101, serão recolhidos duas vezes por semana pela Coordenadoria de Entrada e Análise de Dados Fiscais, em dias a serem definidos pelo referido órgão.

Art. 11. Independentemente do sistema de malotes, a remessa de documentos de caráter urgente ou de objetos volumosos ocorrerá:

I - quanto aos documentos urgentes, em qualquer dia, através do serviço de SEDEX (Lista de Postagem ou Certificado de Postagem) da ECT;

II - em relação aos objetos volumosos, às terças-feiras, através do serviço de Guia de Postagem - Registro da ECT.

Art. 12. À Coordenadoria de Entrada e Análise de Dados Fiscais é atribuída a tarefa de adotar as providências necessárias ao correto funcionamento do sistema de circulação de malotes dos Postos Fiscais.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário e produzindo seus efeitos a partir de 1º de julho de 1996.

Campo Grande, 27 de junho de 1996.

MANUEL TOURINHO FERNANDEZ

Superintendente de Administração Tributária