A Secretaria de Comunicação, no uso de suas atribuições legais e em observância ao disposto no § 4º do art. 2º da Lei Federal nº 12.232, de 29 de abril de 2010, e de conformidade com a Ordem de Serviço do Governador nº 005/2013, de 28 de maio de 2013,

Resolve:

Art. 1º Fica aprovado o Manual de Procedimento das Ações de Publicidade, Anexo Único desta Postaria, que disciplina no âmbito da Administração Pública Direta e Indireta do Estado do Rio Grande do Sul, os processos de análise, de desenvolvimento e de execução de demandas de ações de publicidade e de atos subsidiários à sua realização.

Art. 2º As disposições deste Manual de Procedimento das Ações de Publicidade deverão ser observadas por todos os servidores e dirigentes na prática dos atos disciplinados na execução dos contratos firmados com as agências de propaganda contratadas pela Secretaria de Comunicação representando a Administração Pública do Estado do Rio Grande do Sul.

Art. 3º O Manual ficará disponível para consulta dos interessados e poderá ser distribuído por outros meios julgados convenientes.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as Portarias SECOM nº 01/2013, nº 01/2014 e nº 04/2014.

Secretaria de Comunicação, em Porto Alegre, 23 de outubro de 2015.

CLEBER BENVEGNÚ,

Secretário de Comunicação.

ANEXO ÚNICO - MANUAL DE PROCEDIMENTO DAS AÇÕES DE PUBLICIDADE


1. Objetivo

1.1. Este Manual de Procedimento das Ações de Publicidade estabelece, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Estado do Rio Grande do Sul, as regras para o procedimento interno de análise, de desenvolvimento e de execução de demandas de ações de publicidade.

1.2. Constituem ações de publicidade, para fins deste Manual, os serviços integrantes do objeto dos contratos firmados pelo Estado do Rio Grande Sul, representados pela Secretaria de Comunicação - SECOM, com agências de publicidade e propaganda, atuais ou futuros.


2. Referências básicas

2.1. Lei Federal nº 4.320, de 17 de março de 1964, que estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.

2.2. Lei Federal nº 4.680, de 18 de junho de 1965, que dispõe sobre o exercício da profissão de Publicitário e de Agenciador de Propaganda.

2.3. Lei Federal nº 12.232, de 29 de abril de 2010, que dispõe sobre as normas gerais para licitação e contratação pela administração pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda.

2.4. Lei nº 14.733 , de 15 de setembro de 2015, que dispõe sobre a estrutura administrativa e diretrizes do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul.

2.5. Decreto nº 48.091 , de 08 de junho de 2011, que dispõe sobre normas para a execução de serviços gráficos na Administração Pública Estadual.

2.6. Decreto nº 46.265 , de 31 de março de 2009, que criou o Comitê Executivo de Comunicação Social, e alterações.


3. Do processo administrativo

3.1. O procedimento de autorização, de desenvolvimento, de liquidação e de pagamento de despesas com ações de publicidade serão iniciados mediante a aprovação da Solicitação de Autorização de Ação de Comunicação - SAAC, que será encaminhada ao Comitê Executivo da SECOM.

3.2. Deverá constar como anexo da SAAC, conforme a demanda: "briefing", Formulário de Avaliação da ação selecionada pela Comissão (quando houver ocorrência), orçamentos, plano de mídia, "layouts" e/ou roteiros das peças.


4. Da elaboração, da análise e da aprovação da Demanda de Comunicação

4.1. O órgão interessado no desenvolvimento de ação de publicidade encaminhará à SECOM o "briefing", formulário que contém a Demanda de Comunicação ou Patrocínio, devidamente firmado pelo Fiscal do Contrato.

4.1.1. Para execução da ação, o Fiscal do Contrato verificará previamente a disponibilidade de dotação/cota.

4.1.2. A solicitação de demandas para a SECOM, via "briefing", é de, no mínimo, 30 dias antes do evento e de 45 dias para campanhas de publicidade que envolvam diferentes ações de comunicação. As exceções serão avaliadas pela SECOM.

4.2. A SECOM procederá a análise do ''briefing", que poderá ser aprovado ou solicitado ao Fiscal do Contrato para que complemente as informações ali contidas.

4.3. Após a aprovação do "briefing" de Comunicação será realizada a seleção da agência responsável pelo desenvolvimento da ação, observando os critérios e as metodologias:

I - Seleção Nível 1: Investimentos abaixo de R$ 8.000,00 (oito mil reais), terão a opção pela seleção interna ou seleção direta da agência executora realizada pelo Fiscal do Contrato do órgão demandante;

II - Seleção Nível 2: Investimentos a partir de R$ 8.000,00 (oito mil reais) até R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), terão a opção pela seleção interna ou seleção direta da agência executora, sendo esse julgado pelo Fiscal do Contrato e dois membros da SECOM;

III - Seleção Nível 3: Investimentos a partir de R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), serão obrigatoriamente executadas com procedimento de seleção interna de agência, sendo esse julgado pelo Fiscal do Contrato e dois membros da SECOM.

4.4. Escolhida a agência, orçada a demanda, esboçadas as peças e aprovadas as ações de mídia, quando houver, ocorrerá a elaboração e envio da SAAC pelo demandante à SECOM para avaliação dessa.


5. Do procedimento de seleção interna das agências

5.1. Na Seleção Nível 1 e 2 é facultada a realização de procedimento de seleção interna de agência. Caso a opção seja pela seleção direta, ou pela divisão igualitária do valor da ação de comunicação, a mesma deverá ser devidamente justificada em documento no qual deverá constar em qual(ais) critério(s) abaixo baseou a sua escolha:

I - agência que já executou ação publicitária similar, no âmbito do contrato (familiaridade da agência com o tema);

II - agência que já desenvolveu ação e fará o reaproveitamento da linha criativa desenvolvida anteriormente; e

III - agência que estiver em melhores condições para desenvolver a ação.

5.1.1. O procedimento dos incisos I a III do item 5.1 fica dispensado no caso de opção por divisão igualitária do valor da ação de comunicação.

5.2. Nos casos de seleção direta ou divisão igualitária, o Fiscal do Contrato deverá elaborar o ''briefing'' de comunicação, assinado pelo(s) representante(s) da(s) área(s) responsável(eis) pela solicitação da ação, que constituirá o instrumento de convocação para o trabalho e conterá todos os subsídios para que a agência selecionada possa elaborar sua proposta de solução para a necessidade de comunicação solicitada.

5.2.1. Após a elaboração do "briefing", o órgão ou entidade demandante deverá enviá-lo para seu atendimento de Publicidade na SECOM. Depois de aprovado, o "briefing" deverá ser enviado pela SECOM para a agência selecionada.

5.2.2. No caso de não aprovação do material apresentado pela agência, será feito novo "briefing" e o processo iniciado novamente, sendo vedada a troca de agência.

5.3. Nos casos de seleção interna, depois de aprovado, o "briefing" deverá ser enviado pela SECOM por "e-mail" para todas as agências.

I - caso seja necessário, após envio do "briefing", poderá ser convocada reunião com os representantes das agências, do órgão e da SECOM para esclarecimento de dúvidas; e

II - caso seja necessário, o responsável pela demanda enviará ata com as definições feitas em reunião, em especial quando essas alterarem ou acrescentarem informações contidas no "briefing" original.

5.3.1. As dúvidas das agências referentes ao "briefing" deverão ser formalizadas por "e-mail" e encaminhadas à SECOM. As respostas serão compartilhadas por "e-mail" para todas as outras agências.

5.3.2. Será fornecida no "briefing" a definição da dinâmica de apresentação das propostas quando a mesma se der presencialmente, tais como: participantes, tempo e ordem de apresentação dos trabalhos, agendamento de data e de horário para apresentação.

5.3.3. Na apresentação das propostas poderão estar presentes: dois representantes de cada agência, dois representantes do órgão demandante e quatro representantes da SECOM. Nos casos de exceções, as solicitações devem ser encaminhadas com até três dias úteis de antecedência e autorizados pela SECOM.

5.4. Caso nenhuma das propostas seja considerada adequada, o(s) responsável(is) pela seleção determinará(ão) às agências que apresentem nova proposta.

5.4.1 A não apresentação de proposta por parte de uma das agências licitadas na data estipulada no "briefing" caracterizará a desistência da seleção interna e a agência estará automaticamente fora do processo.

5.4.1.1. Caso nenhuma agência apresente proposta na data estipulada no "briefing", a SECOM deverá avaliar os motivos e tomar as providências cabíveis, tais como a adequação de prazo para entrega do trabalho, o ajuste de "briefing", ou qualquer outro que impeça a participação das agências.

5.4.2. O(s) responsável(eis) pelo(s) julgamento(s) irá(ão) preencher o Formulário de Avaliação e analisar as propostas com base nos critérios e respectivos atributos abaixo descritos, conforme as especificidades de cada "briefing" de comunicação:

I - Planejamento de Publicidade: entendimento do "briefing" de comunicação, proposição estratégica e defesa técnica;

II - Solução Criativa: adequação ao "briefing" de comunicação, de originalidade, de exequibilidade e de defesa técnica; e

III - Estratégia de Mídia e Não Mídia: adequação ao "briefing" de comunicação, de níveis de alcance, de otimização de recursos e de defesa técnica.

5.4.3. As agências tomarão conhecimento do resultado da seleção interna por comunicado formal do Fiscal da SECOM via "e-mail".

5.4.4. Do resultado da seleção caberá pedido de reconsideração pelas agências participantes à SECOM no caso de seleção interna, no prazo de duas horas a contar da data de ciência formal.

5.4.5. A partir do resultado final da seleção e aprovação da proposta apresentada por uma das agências, o(s) responsável(eis) pela solicitação da ação e a SECOM deverão agendar data para que a agência vencedora da seleção interna apresente suas propostas de desdobramento da campanha.

5.4.6. As ações publicitárias desenvolvidas por procedimento de Seleção Direta ou divisão igualitária no valor da ação de comunicação, nos Níveis 1 e 2, poderão ter o valor da demanda complementado sem necessidade de alterar o resultado da seleção inicialmente adotada, desde que a soma dos valores não ultrapasse o limite de 25%.

5.4.7. As ações publicitárias desenvolvidas por procedimento de Seleção Nível 3 poderão ter o valor da demanda complementado sem necessidade de alterar o resultado da seleção inicialmente adotada.

5.5. O procedimento de Seleção Nível 3 será dispensado nos casos de:

I - ação publicitária que decorra de iniciativa ou de trabalho já iniciado por uma das agências;

II - ação publicitária com linha criativa proposta por iniciativa de órgão ou de entidade integrante do Poder Executivo Estadual, Federal ou de terceiros, mediante doação dos direitos de autor sobre a criação; e

III - situações peculiares que requeiram urgência na realização da ação de comunicação, a exemplo das que possam causar prejuízo à segurança ou à saúde de pessoas, devidamente justificada pelo ordenador de despesas do órgão ou da entidade demandante.

5.6. Ocorrências não previstas aqui deverão ser avaliadas pela SECOM.

6. Da aprovação das contratações de produção publicitária

6.1. Após a aprovação dos desdobramentos da solução criativa, as especificações técnicas serão validadas e a agência realizará cotação de preços para o fornecimento de bens ou serviços especializados a serem contratados, mediante consulta, no mínimo, três fornecedores que atuem no ramo da respectiva atividade.

6.1.1. Somente pessoas físicas ou jurídicas previamente cadastradas no Cadastro de Fornecedores - CFE, da Central de Licitações do Estado do Rio Grande no Sul - CELIC, poderão fornecer às agências bens ou serviços especializados relacionados com as atividades complementares da execução do objeto do contrato (art. 14 da Lei Federal nº 12.232/1010).

6.1.1.1. Este item não se aplica aos veículos de comunicação.

6.1.2. Se não houver possibilidade de obter três cotações, a agência deverá apresentar justificativas por escrito, para prévia decisão do(s) responsável(eis) pela solicitação da ação.

6.1.3. Será exigido das agências orçamento de material gráfico fornecido pela Companhia Rio-grandense de Artes Gráficas - CORAG, nos termos do Decreto nº 48.091 , de 8 de junho de 2011.

6.2. Quando o fornecimento de bens ou de serviços tiver valor superior a 0,5% (cinco décimos por cento) do valor global do contrato firmado com as cinco agências (§ 2º do art. 14 da Lei Federal nº 12.232/2010), a agência responsável pela ação procederá à coleta de cotações de fornecedores em envelopes fechados, que serão abertos em sessão pública.

6.2.1. Caberá à agência informar ao demandante sobre a estimativa apurada para o valor do fornecimento que ultrapassar o montante de 0,5% (cinco décimos por cento) do valor global do contrato.

6.2.2. A agência deverá solicitar aos fornecedores a apresentação dos orçamentos em envelopes fechados e convidar seus representantes a participarem da sessão pública.

6.2.3. Ao demandante competirá a convocação e a supervisão da sessão pública para abertura dos envelopes dos fornecedores, registrando as ocorrências em ata a ser assinada pelos presentes.

6.2.3.1. A convocação da sessão pública será feita mediante publicação de comunicado no sítio da SECOM e no sítio da Lei de Acesso à Informação do Estado do Rio Grande Sul, na página destinada à divulgação das informações sobre a execução contratual, e/ou por afixação de comunicado nos quadros de aviso instalados na Central de Informações Cidadão do Centro Administrativo Fernando Ferrari - CAFF.

6.2.3.2. A sessão pública ocorrerá nas dependências do órgão ou entidade demandante, na data e no horário publicados, e deverá contar obrigatoriamente com a presença de servidor da SECOM e de representante da agência responsável.

6.2.3.3. Abertos os envelopes e verificada a conformidade das propostas com o "briefing" de produção, o autor da proposta de menor preço será considerado habilitado ao fornecimento do bem ou serviço, sendo que o órgão ou entidade demandante poderá negociar com o autor a redução do valor ofertado, se conveniente e oportuno.

6.3. As cotações, em papel timbrado, no original, devem conter elementos de identificação do fornecedor (nome completo, endereço, CNPJ ou CPF, telefone) e a identificação (nome completo, cargo na empresa, RG e CPF), data e assinatura do responsável pela cotação.

6.3.1. Os orçamentos poderão ser encaminhados ao órgão ou à entidade demandante, por cópia, desde que autenticadas pela agência e com a apresentação dos originais em até três dias úteis.

6.3.2. Devem constar da cotação os bens ou serviços que a compõem, seus custos unitário e total e, sempre que necessário, o detalhamento de suas especificações.

6.3.3. Juntamente com a cotação deverão ser apresentados comprovantes de que o fornecedor está inscrito - e em atividade - no CNPJ ou no CPF e no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, conforme o caso, relativos ao seu domicílio ou sede, pertinentes a seu ramo de atividade e compatíveis com o serviço a ser fornecido.

6.3.4. Se não houver concordância quanto aos preços cotados, o órgão ou entidade demandante solicitará à agência que providencie negociação para redução dos preços, apresentação de justificativas para manutenção dos preços ou nova cotação.

6.3.5. A agência deverá fazer constar, em destaque, os preços dos cachês, os de cessão de direito de uso de obra(s) consagrada(s), incorporada(s) à peça e os de cessão dos demais direitos patrimoniais de autor e conexos.

6.4. A validação das especificações técnicas em relação às peças a serem veiculadas será de responsabilidade do Fiscal do Contrato, nos casos de produção de mídia.

7. Da comprovação das peças produzidas

7.1. A agência deverá encaminhar ao órgão ou à entidade demandante exemplar da peça produzida ou fotografia comprovando sua produção, quando suas características físicas impedirem sua juntada aos autos, com a respectiva atestação de conformidade.

7.1.1. A atestação deverá:

I - ser registrada formalmente, na própria peça ou fotografia, como "peça produzida de acordo com o layout ou roteiro aprovado"; e

II - conter assinatura com identificação do(s) representante(s) da(s) área(s) responsável(eis) pela solicitação da ação.

8. Do planejamento e contratação de mídia

8.1. O planejamento de mídia elaborado pela agência deverá ser encaminhado ao(s) representante(s) do órgão ou entidade demandante pela solicitação da ação e à SECOM para avaliação, tendo como referência o "briefing" de comunicação.

8.2. Após a avaliação, eventuais ajustes e aprovação final do plano de mídia a agência poderá gerar as Autorizações de Publicações - Aps em espaços publicitários nos veículos previstos.

8.2.1. Após a confirmação de compra dos tempos e/ou espaços previstos no Plano de Mídia, garantido por meio do empenho, a agência providenciará as autorizações definitivas junto aos veículos e encaminhará à SECOM o Plano consolidado com os detalhes da veiculação.

8.3. A agência apresentará à SECOM o relatório dos espaços e/ou tempos efetivamente contratados com os veículos, informando o saldo correspondente a não contratação, tão logo receba o retomo dos veículos quanto à confirmação da reserva dos espaços e ou tempos planejados.

8.3.1. A SECOM, com base no relatório da agência, decidirá sobre a aplicação ou não do saldo não contratado.

8.4. Após todas as definições, a agência deverá enviar à SECOM o plano de mídia final.

8.5. A SECOM responderá pela formação do cadastro de veículos de divulgação, e disponibilizará esse cadastro às agências para elaboração do Planejamento de Mídia e obtenção de informações financeiras.

8.6. No caso de projetos especiais apresentados por veículos de comunicação, a seleção será realizada por meio da linha criativa, quando possível.

8.7. Patrocínios de mídia que não necessitem de criação serão avaliados pela SECOM.

8.8. Ocorrências não previstas aqui deverão ser avaliadas pela SECOM.

9. Do recebimento de material publicitário

9.1. O material publicitário que envolva controle de estoque será encaminhado pelas agências ao demandante, e seu recebimento será formalizado por meio de nota fiscal e ou comprovante de entrega, com assinatura do protocolo de recebimento e declaração de conferência do material recebido.

9.2. No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material entregue e o que foi contratado, mediante consulta à SAAC aprovada, se necessário.

9.2.1. A divergência entre o material contratado e o entregue não impede seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de plano, que a diferença não traz prejuízos à Administração Pública Estadual ou que poderá ser suprida sem ônus.

9.2.1.1. Nesse caso. o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do comprovante de entrega a desconformidade do material.

9.2.2. O material não deverá ser recebido caso esteja em desconformidade com o contratado, de forma a trazer prejuízos à Administração Pública Estadual.

9.2.2.1. Nesse caso, o material deverá ser devolvido ao fornecedor e por ele alterado ou refeito, se for o caso.

10. Das Disposições Gerais

10.1. O Fiscal do Contrato é servidor do órgão ou de entidade demandante, nomeado pelo ordenador de despesas para acompanhar a execução do contrato devendo registrar em relatório todas as ocorrências, as deficiências, as irregularidades ou as falhas porventura observadas na execução dos serviços informando à SECOM que tem poderes, entre outros, para notificar as contratadas, objetivando sua imediata correção, nos termos do contrato.

10.2. A publicidade dos atos, dos programas, das obras, dos serviços e das campanhas dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual direta e indireta, deverão ter caráter educativo, informativo ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos.

10.3. Quaisquer infrações verificadas aos princípios norteadores da publicidade pública inscritos no art. 19, Constituição Estadual, será de responsabilidade do órgão ou da entidade, bem como do ordenador de despesas da Unidade Orçamentária - UO, pela qual correrão as despesas da publicidade, cabendo a SECOM glossar a SAAC e não aprová-la.