As pessoas jurídicas obrigadas ao uso do livro registro de inventário exigido pelo artigo 225 do RIR poderão adotar, para o mesmo, modelos próprios que satisfaçam as necessidades do seu negócio ou substituí-los por série de fichas numeradas, desde que autenticadas pelas repartições constantes (Art. 223, parágrafos 1º e 6º).

Dispõem os parágrafos 2º e 3º do art. 225 sejam arrolados em separado pelos respectivos preços de custo, tanto as mercadorias, como os produtos manufaturados, produtos em fabricação e matérias-primas sem qualquer beneficiamento "existentes nas datas dos balanços".

O cumprimento dessas exigências traz implícita a necessidade do levantamento dos estoques, para verificação de sua existência real, a fim de permitir os ajustes eventualmente necessários nos controles correntes e a efetivação dos lançamentos preliminares do balanço. Observa-se, por outro lado, que a Lei não autoriza a utilização do livro de inventário para o lançamento de operações correntes da atividade do contribuinte, ficando a escrituração desse livro restrita às datas dos balanços.

Em conseqüência, não é de se considerar cumprida, com relação ao registro de inventário, a exigência do artigo 225 do RIR pela adoção de fichas individualizadas para cada item do estoque de mercadorias, nas quais se registre a movimentação destas durante o exercício, mesmo sendo tais fichas numeradas em série e autenticadas pelas repartições competentes e efetuada a listagem dos totais dessas fichas no encerramento do balanço, considerando que:

a) a movimentação das contas durante o exercício desvirtua os fins visados pelas disposições do art. 225, quanto ao registro apenas dos estoques na data dos balanços;

b) a simples listagem dos totais (ou saldos) não proporciona controle efetivo da existência real dos estoques na data do balanço, e não assegura a exatidão dos valores e demais dados constantes das fichas.

c) as fichas de estoque, no caso, terão apenas valor de elemento auxiliar orientador da fiscalização, devendo ser corrigidas no caso de apresentarem discrepância com os dados revelados pela realização de levantamento físico, dados estes que prevalecerão para a escrituração do livro (ou fichas); do registro de inventário.

O art. 225 do RIR não menciona o local em que o livro registro de inventário deverá ser mantido e escriturado, no caso de possuir a pessoa jurídica estoques em diversos estabelecimentos.

Considerando, entretanto, que o parágrafo 1º do art. 224 determina dever a escrituração abranger todas as operações do contribuinte, bem como os resultados apurados anualmente nas suas atividades no território nacional: considerando que o parágrafo 2º do mesmo artigo faculta às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências, manter contabilidade não centralizada devendo incorporar na escrituração da matriz os resultados de cada uma delas; considerando ainda que a fiscalização do Imposto de Renda é exercida essencialmente com base nos elementos da contabilidade e documentação das pessoas jurídicas, conclui-se que o registro de inventário deverá ser escriturado e mantido no local onde se acham os demais elementos que devam permanecer à disposição do fisco, ou seja, na matriz da empresa, abrangendo os estoques de todos os seus estabelecimentos no território nacional. Quanto às dependências que mantenham contabilidade descentralizada, deverão possuir também o livro de inventário referente aos estoques existentes em seu respectivo setor e incluídos no seu balanço parcial, podendo adotar cada estabelecimento o modelo que mais se adapte às peculiaridades de seus negócios, atendidas as exigências essenciais do Regulamento do Imposto de Renda, acima expostas.