Considerando a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, Decreto 52.715 de 20 de novembro de 2015;

Considerando a eventual necessidade da guarda de documentos originais digitalizados e demais itens anexados aos processos do PROA;

Considerando que a Supervisão de Administração (SUPAD) é responsável pela organização do Arquivo-Geral da Secretaria da Fazenda (SEFAZ/RS),

Determina:

1. O arquivamento de vias originais de documentos digitalizados ou de itens anexados aos processos cadastrados no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, no âmbito da Secretaria da Fazenda (SEFAZ/RS), deverá ser solicitado por servidor público, por meio do Sistema de Controle do Fluxo de Trabalho (Sistema Workflow).

2. O servidor deverá encaminhar as vias originais de documentos inseridas em envelope padrão modelo PE 165, lacrado e identificado com a capa do processo PROA correspondente.

3. Excepcionalmente, em caso de grandes volumes, poderão ser encaminhados os documentos acondicionados em caixas de arquivo - padrão utilizado pela SEFAZ/RS - que também deverão estar lacradas e identificadas com a capa do processo PROA.

4. É vedado o encaminhamento de cópias comuns de documentos, despachos internos oriundos de fonte digital e que não necessitem de comprovação judicial posterior.

5. Os documentos físicos deverão ser entregues no Setor de Arquivo da SEFAZ/RS ou encaminhados via malote, com o devido preenchimento do Recibo de Entrega - RE (I.N. 01/2006 de 06.09. 20 06), obrigatoriamente acompanhados da guia emitida pelo Sistema Workflow.

6. Eventual consulta a documentos deverá ser feita diretamente no processo digital no Sistema PROA;

7. O desarquivamento dos documentos originais será permitido em caso de necessidade de comprovação judicial, de auditoria requerida por autoridade competente ou mediante autorização dos titulares de cada área da SEFAZ/RS.

8. O prazo de guarda das vias originais de documentos digitalizados e dos demais itens arquivados obedecerá ao definido na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD emitida pelo Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS;

9. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data da sua publicação.

SECRETARIA DA FAZENDA, em Porto Alegre, 01 de junho de 2016.

Giovani Feltes,

Secretário de Estado da Fazenda.

Registre-se e Publique-se.

Newton Berford Guaraná,

Supervisor de Administração.