O SECRETÁRIO DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso de suas atribuições e tendo em vista o que estabelece o art. 193, da Lei nº 9.826, de 14 de maio de 1974, combinada com o art. 2º do Decreto nº 27.488, de 30 de junho de 2004;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, §2º, dispõe que cabe a administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

CONSIDERANDO a importância histórica e social da preservação de processos e documentos;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa SEFAZ nº 35 de 04 de junho de 2020, a qual institui e disciplina o Sistema de Virtualização e Tramitação de Processos Administrativos Eletrônicos (Sistema Tramita) no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará;

CONSIDERANDO a necessidade de eliminar os documentos que já cumpriram o tempo de guarda no estágio corrente e intermediário e aqueles que não possuem indicação de guarda permanente na Tabela de Temporalidade de Documentos;

CONSIDERANDO a necessidade de adequar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, e, ainda, revisar o Manual de Arquivo editado pela Portaria nº 1075 de 04 de setembro de 1998 ao Decreto Federal nº 10.278/2020 estabelecendo a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

CONSIDERANDO as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados estabelecidos pela Lei Federal nº 8.159/1991;

CONSIDERANDO a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências, alterada pela Lei Federal nº 14.063/2020;

CONSIDERANDO os termos da Lei Federal nº 12.682/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, alterada pela Lei Federal nº 13.874/2019;

CONSIDERANDO o Decreto Federal nº 10.278/2020, que regulamenta o disposto no inc. X do caput do art. 3º da Lei Federal nº 13.874/2019, e no art. 2º – A da Lei Federal nº 12.682/2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

CONSIDERANDO a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, da Sefaz/CE, atribuindo-lhe a finalidade de avaliar documentos, elaborar Tabela de Temporalidade e de Classificação de Assuntos e estabelecer procedimentos técnicos arquivísticos voltados para a racionalização dos processos de gestão de documentos;

CONSIDERANDO a Resolução CONARQ nº 39/2014, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, alterada pela Resolução CONARQ nº 43/2015;

CONSIDERANDO os termos dos Decretos Estaduais nº 28.153/2006, que dispõe sobre a criação e adoção da Tabela de Temporalidade dos Documentos Produzidos pelos Órgãos da Administração Direta Estadual, relativos às atividades-meio e nº 28.584/2006, que altera o anexo único do Decreto Estadual nº 28.153/2006;

CONSIDERANDO os termos do Decreto Estadual nº 15.175/2012, que define regras específicas para a implementação do disposto na Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de acesso a informações), no âmbito da Administração Pública do Estado do Ceará;

CONSIDERANDO os termos da Lei Estadual nº 13.087/00, que dispõe sobre a reestruturação do Sistema Estadual de Documentos e Arquivo – SEDARQ e a criação da Comissão Estadual de Arquivos CEARQ;

CONSIDERANDO os termos da Lei Federal n.13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD);

CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos nº 44, de 14 de fevereiro de 2020, publicada em 20/02/2020, que dispõe sobre a eliminação de documentos digitais e não digitais;

CONSIDERANDO, enfim, o resultado do estudo desenvolvido pela CPAD, quanto a proposta de alteração e inclusão de novas espécies documentais, bem como a adequação do Código de  Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim desta Secretaria, elaborada pela citada Comissão, ao Decreto Federal nº 10.278/2020, de 18/03/2020;

RESOLVE,

CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º. Esta Instrução Normativa institui e disciplina sobre a atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim, sobre a digitalização dos documentos dos arquivos da Sefaz/CE, da gestão e da preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.682/2012 e do Decreto Federal nº 10.278/2020, e dá outras providências.

CAPÍTULO II DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Art. 2º. A atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim deve observar os Anexos I e II desta Instrução, para a promoção da Gestão Documental no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará.

§ 1º. Considera-se gestão de documentos, para os fins desta Instrução Normativa, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente, de acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

§ 2º. A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD é o instrumento resultante da avaliação documental que define o prazo de guarda, autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.

§ 3º. Estão contemplados na TTD os documentos produzidos e recebidos pelas Coordenadorias, Assessorias e demais unidades da Secretaria da Fazenda do Estado, no exercício de suas atividades-meio e fim.

Art. 3º. A TTD será estruturada de acordo com Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, onde serão classificadas as funções, atividades, espécies e os tipos documentais, genericamente denominadas assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pela Secretaria da Fazenda do Estado.

Parágrafo único. Os documentos produzidos e recebidos pela Secretaria da Fazenda do Estado deverão ser classificados segundo os critérios estabelecidos no Anexo I.

CAPÍTULO III DAS DEFINIÇÕES

Art. 4º. Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – Documento – unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II – Documento corrente, aquele em curso ou que, mesmo sem movimentação, seja objeto de consulta frequente;

III – Documento intermediário, aquele que, não sendo de uso corrente em órgão público, aguarda, por razões de interesse administrativo, a sua eliminação ou o recolhimento para a guarda e conservação permanente;

IV – Documento permanente, o documento de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado.

V – Documento digital – informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento não-digital – documento criado originalmente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado – documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação do documento físico e seus metadados.

VI – Metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

VII – Integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

VIII – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

IX – Arquivo digital – conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e armazenada em suporte apropriado;

X – Transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

XI – Assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível;

XII – Assinatura digital – modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são:

a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário;

b) comprovar a autoria do documento digital;

c) possibilitar a verificação da integridade do documento;

d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

XIII – Certificado digital: é o documento eletrônico emitido por Autoridade Certificadora integrante da hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, e que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem como assegura a privacidade e inviolabilidade destes;

XIV – Atualização – técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.

XV– Autenticidade – credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

XVI – Avaliação de documentos – processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

XVII – Captura – incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, por meio do registro, classificação e arquivamento.

XVIII – Certificado de autenticidade – declaração de autenticidade das reproduções dos documentos arquivísticos digitais, emitida pela instituição responsável por sua preservação.

XIX – Certificação digital – atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

XX – Classificação de documentos – sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação;

XXI – Classificação de segurança – atribuição de graus de sigilo a documentos ou às informações neles contidas, conforme legislação específica.

XXII – Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – grupo permanente e multidisciplinar instituído oficialmente nos órgãos e entidades, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos de arquivo.

XXIII – Completeza – atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências.

XIV - Confiabilidade – credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.

XV – Confidencialidade – propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização para pessoas, entidades ou processos.

XVI – Contexto tecnológico – refere-se ao ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento.

XVII – Conversão – técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como:

a) conversão de dados: mudança de um formato para outro;

b) conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.

XVIII – Cópia de segurança – cópia feita de um arquivo ou de um documento que deve ser guardada sob condições especiais para a preservação de sua integridade no que diz respeito tanto à forma quanto ao conteúdo, de maneira a permitir a recuperação de programas ou informações importantes em caso de falha ou perda.

XIX – Correio eletrônico – sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.

XXX – Credencial de segurança:

a) um ou vários atributos associados a um usuário que definem as categorias de segurança segundo as quais o acesso é concedido;

b) autorização concedida por autoridade competente, que habilita o usuário a ter acesso a documentos, dados e informações sigilosos.

XXXI – Criptografia – método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta de forma que somente os usuários autorizados podem restabelecer sua forma original.

XXXII – Custódia – responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade.

XXXIII – Descritor – Palavra, expressão ou símbolo convencionados para expressar o conteúdo do documento e possibilitar sua recuperação de forma individualizada.

XXXIV – Destinação - decisão decorrente da avaliação de documentos, que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente.

XXXV – Digitalização – processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

XXXVI – Disponibilidade – É a razão entre o tempo durante o qual o sistema está acessível e operacional e a unidade de tempo definida como referência.

XXXVII – Documento arquivístico – documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.

XXXVIII – Documento arquivístico digital – documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos digitalizados).

XXXIX – Documento digitalizado (DIG) – documento convencional convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado.

XL – Emulação – Utilização de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as características de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.

XLI – Encapsulamento – técnica que permite preservar a integridade de dados durante o processo de transmissão.

XLII – Formato de arquivo – especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital.

Pode ser:

a) aberto – quando as especificações são públicas (p. ex.: XML, HTML, ODF e RTF);

b) fechado – quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: DOC);

c) proprietário – quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: PDF, JPEG, DOC e GIF);

d) padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.ex.: XML).

XLIII – Gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

XLIV – Indexação – processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

XLV – Integridade – estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.

XLVI – Mensagem de correio eletrônico – Documento digital criado ou recebido via sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

XLI – Metadados – são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a:

a) identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação);

b) segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais);

c) contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.

XLVII – Migração – conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos documentos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas, que consiste na transferência de um documento digital:

a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo;

b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;

c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, por atualização ou por reformatação.

XLVIII – Patrimônio digital – conjunto de documentos digitais que possuem valor suficiente para serem preservados a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro.

XLIX – Plano de classificação de documentos – instrumento oficial utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, associando-o à função, subfunção e atividade que determinou a sua produção.

L – Preservação digital – conjunto de ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo, e que devem alcançar todas as suas características essenciais: físicas, lógicas e conceituais.

LI – Programa de gestão arquivística de documentos – conjunto de estratégias, procedimentos e técnicas que permite o planejamento, a implantação e o controle da gestão arquivística de documentos nos órgãos e entidades.

LII – Recolhimento – entrada de documentos em arquivos permanentes.

LIII – Reformatação:

a) técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados;

b) apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento.

LIV – Requisitos – conjunto de condições a serem cumpridas pelo órgão ou entidade, pelo sistema de gestão arquivística de documentos e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.

LV – Requisitos funcionais – conjunto de condições que se referem ao registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação de documentos.

LVI – Requisitos não-funcionais – conjunto de condições que se referem à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.

LVII – Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

LVIII – Suporte – base física sobre a qual a informação é registrada.

LIX – Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD – instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

LX – Transferência – passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

LXI – Trilhas de auditoria – conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.

LXII – Arquivo Corrente (A.C.) - Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

LXIII – Arquivo Intermediário (A.I.) - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo. Depósito de arquivos intermediários.

LIV – Arquivo Permanente (A.P.) - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.

LV – Arquivo Eletrônico (A.E.) - Conjunto de documentos digitalizados e armazenados em um sistema online, que permite o acesso rápido e seguro às informações.

LVI – Atividade-fim: Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

LVII – Atividade-meio: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

CAPÍTULO IV DO PRAZO DE GUARDA E DO PRAZO DE PERMANÊNCIA DOS DOCUMENTOS

Art. 5º. Observados os prazos de guarda, os documentos poderão:

I - mudar de suporte, quando houver necessidade de serem digitalizados;

II - ser eliminados, quando esgotados os prazos de guarda ou não mais reunirem um valor que justifique sua guarda;

III - ser encaminhados para guarda permanente, sempre que, pela sua natureza, origem, forma ou qualquer outra circunstância ou qualidade intrínseca, ostentarem valor que justifique sua guarda definitiva.

Art. 6º. Os prazos de guarda contam-se em anos, meses ou dias corridos, a partir do marco temporal definido na TTD (ANEXO I e II).

Parágrafo único. Antes do término de um ano ou do prazo definido para guarda, é possível, observado o disposto na Listagem de Eliminação de Documentos – LED proceder-se à eliminação de documento cujo prazo de vigência, comprovadamente, se tenha esgotado.

Art. 7º. O uso, a avaliação, a guarda e a manutenção em arquivo, assim como da forma de eliminar e do recolhimento do documento deverá observar o tipo de documentos se corrente, se intermediário ou se permanente definidos nos Anexos I e II.

Art. 8º. O documento corrente, enquanto mantiver essa característica, deve ser arquivado no órgão fazendário que o utilize, observando o prazo temporal das espécies de documentos nos Anexos I e II, não devendo mais ser enviado para o arquivo geral desta Sefaz/CE.

Parágrafo único. A consulta ao documento corrente deve-se dar na unidade administrativa responsável pelo seu arquivamento, não sendo recomendável a reprodução de arquivos com o mesmo documento.

Art. 9º. O documento intermediário e permanente só devem ser remetidos para o arquivo desta Secretaria quando analisados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Parágrafo único. Fica dispensada a remessa do documento corrente e intermediário, se na circunscrição da unidade fazendária existir arquivo setorial com estrutura física que permita a sua conservação, observando os prazos do Anexo I e II.

Art. 10. O procedimento a ser utilizado na remessa de documento para arquivamento compõe-se das seguintes fases:

I – avaliação, destinada a verificar a natureza do documento;

II – descrição, destinada a conferir ao documento uma indicação precisa, tanto para remetê-lo ao arquivo, quanto para localizá-lo no arquivo em consulta futura das unidades da Sefaz/CE;

III – análise, destinada a verificar se o prazo de arquivamento é contado a partir da data da expedição ou da data do arquivamento;

IV – temporalidade, destinada a determinar o prazo em que o documento deve ficar arquivado.

Art. 11. O prazo de permanência de documento na unidade responsável pelo arquivamento é o previsto na Tabela de Temporalidade Documental –TTD, constante do Anexo I e II desta instrução.

Art. 12. Conta-se o prazo de permanência do documento a partir da data de sua emissão.

Parágrafo único. O prazo de permanência do processo administrativo tributário conta-se a partir da data de seu arquivamento.

Art. 13. A critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD, pode ser autorizada a permanência de documento em arquivo por período superior ao indicado na Tabela de Temporalidade Documental (Anexos I e II).

Art. 14. A unidade responsável pelo arquivamento pode recusar o recebimento do documento, se a remessa não estiver de acordo com o disposto nesta instrução.

Art. 15. Os documentos que cumpriram os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos e que são destinados à eliminação devem ser submetidos aos procedimentos de eliminação, em conformidade o Anexo I e II desta instrução normativa, evitando-se a digitalização desnecessária.

CAPÍTULO V DA DIGITALIZAÇÃO

Art. 16. A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados que compõe o acervo desta Secretaria serão regulamentados por este normativo.

Parágrafo único: Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Seção I DAS REGRAS GERAIS DE DIGITALIZAÇÃO

Art. 17. Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II – a rastreabilidade e audibilidade dos procedimentos empregados;

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV – a confidencialidade, quando aplicável; e

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 18. Os projetos de digitalização deverão ser orientados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD tomando por base os critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais:

I – prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos de arquivo, aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

II – frequência e intensidade de uso dos documentos;

III – necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas;

IV – custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão de obra, infraestrutura lógica e física;

V – custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.

Art. 19. A digitalização de documentos originais deverá observar, no mínimo, os padrões técnicos e os metadados especificados, respectivamente, conforme estabelecido no parágrafo único deste artigo e Anexos III e IV.

Parágrafo único. A digitalização deve seguir em formato PDF-A, ocerizado (OCR), escala 1:1, no tamanho máximo de 10MB e de acordo com as especificações do Anexo III e IV:

Seção II REQUISITOS NA DIGITALIZAÇÃO

Art. 20. Para a equiparação do representante digital ao documento original, para todos os efeitos legais, é necessário que o documento seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, instituída pela Medida Provisória n. 2.200-2/2001, de modo a garantir a presunção de autenticidade e a integridade do representante digital e seus metadados.

Parágrafo único – O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitalizados, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.

Art. 21. Os documentos originais com danos que dificultem ou impeçam a legibilidade de seus representantes digitais devem ser analisados para sua eventual guarda visando a garantia de segurança jurídica, observados os prazos previstos nas respectivas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Art. 22. A digitalização de documentos públicos de guarda permanente deverá observar os arts. 4º inciso IV e 5º inciso III desta Portaria.

Parágrafo único – Para a digitalização de documentos de guarda permanente, com a finalidade de preservação de documentos originais, poderão ser adotadas as recomendações da Resolução do CONARQ nº 31/2010, visando a melhor qualidade dos representantes digitais.

Art. 23. A captura, a gestão, a preservação e o acesso de representantes digitais deverão observar os requisitos e metadados obrigatórios de um sistema de gestão de documentos, nos termos da Lei Federal nº 8.159/1991.

Parágrafo único. Para a garantia de segurança e preservação, recomenda-se a adoção de um repositório arquivístico digital confiável, nos termos da Resolução do CONARQ nº 43/2015.

CAPÍTULO VI DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Art. 24. A eliminação de documentos desta Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará decorrerá do trabalho de avaliação documental conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD e deverá ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

SEÇÃO I DOS DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA

Art. 25. Toda e qualquer eliminação de documentos que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim desta Secretaria, será realizada mediante autorização da CPAD.

Art. 26.O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Listagem de Eliminação de Documentos – LED”, conforme modelo constante do Anexo V, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.

Art. 27. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – TTD, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos (Anexo I e II), farão publicar no sítio eletrônico desta secretaria o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do ANEXO VI, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.

§ 1º. O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.

§ 2º. O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 28. O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminação de Documentos”, preenchido conforme modelo constante do ANEXO VII, que faz parte integrante desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Uma cópia de cada “Termo de Eliminação de Documentos” será encaminhada ao Arquivo da Sefaz/CE para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos futuros na área de gestão de documentos.

Art. 29. A digitalização de documentos para fins de eliminação dos originais deverá ser precedida por sua avaliação, de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativos às atividades-meio e atividades-fim (ANEXO I e II).
Parágrafo único. Após a eliminação dos documentos originais, os seus representantes digitais deverão cumprir os prazos de guarda determinados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Art. 30. A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito da Sefaz/CE, independentemente do suporte, ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

Parágrafo único. A eliminação de documento deve ocorrer no início de cada ano civil, mediante a utilização de qualquer meio que impossibilite a identificação dos dados nele impressos, tais como a feitura de vários cortes, a aplicação de produtos químicos ou a incineração.

Art. 31. A eliminação do documento deverá ser realizada na presença dos integrantes da comissão, que devem emitir o competente “Termo de Eliminação de Documentos”.

Art. 32. A eliminação de documentos públicos sem valor para guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual ou mecânica dos suportes de registro das informações.

Parágrafo único. Os documentos em papel serão doados nos termos do artigo 33 desta Instrução Normativa.

Art. 33. Os documentos eliminados deverão ser destinados para uma instituição, a qual será beneficiada pela doação, e quando possível, estar sediada no local onde se encontram os documentos eliminados e ser, na seguinte ordem de preferência:

I – relacionada ao órgão estadual encarregado da assistência social;

II – sociedades religiosas;

III – organizações comunitárias que se dediquem a campanhas de assistência direta aos mais necessitados.

Parágrafo único. Efetivada a doação, a instituição beneficiada deve expedir documento atestando o recebimento dos resíduos para anexação aos autos.

SEÇÃO II DOS DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE

Art. 34. Os documentos arquivísticos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização, devendo ser preservados definitivamente por esta Secretaria.

§ 1º. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, indicados nas Tabelas de Temporalidade, bem como aqueles produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.

§ 2º. Os documentos originais de guarda permanente previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos não poderão ser eliminados após a sua digitalização, por servirem de prova, testemunho e fontes para a pesquisa, em respeito ao art. n. 10 da Lei Federal n. 8.159/1991, ao § 1º, art. 2º-A da Lei Federal n. 12.682/2012, e ao art. 9º do Decreto Federal n. 10.278/2020.

SEÇÃO III DAS SANÇÕES

Art. 35. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 36. A eliminação indevida de documentos poderá incidir as sanções, nos termos da legislação em vigor do art. 314 do Decreto – Lei nº 2.848/1940 (Código Penal Brasileiro), do art. 25 da Lei nº 8.159/1991 e art. 72 do Decreto nº 6.514/2008.

CAPÍTULO VII DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 37. Fica vetado o envio para o arquivo desta Secretaria das cópias dos processos impressos em que constam no Sistema Tramita.

Parágrafo único. Os processos que constam no Sistema Tramita que foram impressos e encaminhados para outros órgãos ou entidades e, após, cumprirem com o objetivo específico retornarem para unidade fazendária responsável, estes devem incluir no sistema os documentos faltosos em virtude da sua impressão sendo posteriormente eliminados pela setorial.

Art. 38. As eventuais dúvidas decorrentes da aplicação desta Instrução Normativa deverão ser submetidas à análise e orientação técnica do Arquivo Público do Estado do Ceará.

Art. 39. Não se aplica aos dispostos desta Instrução Normativa os documentos que, por determinação da legislação, devam ser remetidos a outros órgãos.

Art. 34. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza 31 de maio de 2023.

Fabrízio Gomes Santos
SECRETÁRIO DA FAZENDA

ANEXO I

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD

ATIVIDADES MEIO

ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD ATIVIDADES FIM

ANEXO III PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO IV METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS

Para todos os documentos:

ANEXO V

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ANEXO VI

NOME DO ÓRGÃO/ENTIDADE

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº (indicar o nº / ano do Edital)

O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado (a) pela Portaria nº _____________(indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada no _____________________(indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de __________________________(indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de Documentos nº ______________________ (indicar o nº / ano da listagem), autorizada pelo(a) titular do(a) ___________________________________________(indicar o nome do órgão ou entidade), faz saber a quem possa interessar que a partir do __________________________(indicar o prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente - 30º a 45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no ________________________________________(indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, o(a) _____________________________________________ (indicar o responsável pela eliminação) eliminará _______________________________ (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a _________________________________________(indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de _________________________________(indicar as datas limite gerais), do(a) ____________________________________(indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do(a) _______________________________(indicar o nome do(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

Local e data.

Nome e assinatura do(a) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

ANEXO VII

SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ

Termo de Eliminação de Documentos

Aos _____ dias do mês de _____________ do ano de _______ (indicar dia/mês/ano), o(a) _____________________________ (indicar Unidade/Setor) procedeu com a eliminação dos documentos descritos na Listagem de Eliminação de Documentos, em conformidade ao que determina a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor na Instrução Normativa nº _______, mediante a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos desta Secretaria em ___ de ______ de ____ (dia/mês/ano) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº _______, publicado no Diário Oficial do Estado em ___ de ______ de ____ (dia/mês/ano).