A Procuradora Federal dos Direitos do Cidadão, com fundamento no art. 41, parágrafo único da Lei Complementar nº 75, de 20 de maio de 1993, acolhendo e aprovando as sugestões do Grupo Temático de Trabalho de Estudos para Padronização dos Ofícios da Cidadania, das Secretarias desses Ofícios, Estatística e Banco de Dados da Cidadania, criado pela Portaria PFDC nº 06, de 23 de outubro de 2001, resolve aprovar a Instrução Normativa que disciplina os ofícios das Procuradorias Regionais dos Direitos do Cidadão e das Procuradorias dos Direitos do Cidadão.

Art. 1º Nos Estados e nos Municípios, as Procuradorias da Cidadania organizar-se-ão administrativamente de modo a atender os dispositivos desta instrução de acordo com a realidade local e com o que se segue.

Parágrafo único. A uniformização nacional dos critérios e a institucionalização dos registros são princípios gerais que devem nortear a adequação às realidades locais, evitando-se personalização do controle dos procedimentos e dos bancos de dados.

Art. 2º Na organização das Procuradorias da Cidadania quanto aos procedimentos extrajudiciais, deverão ser asseguradas, nos termos desta resolução, as atividades de:

I - autuação, distribuição e encerramento;

II - informação e instrução;

III - documentação e registro;

IV - divulgação;

V - relatório de produtividade.

Art. 3º A autuação, distribuição e encerramento de procedimentos extrajudiciais compreendem:

I - a instauração de procedimentos de ofício ou em função de representações;

II - a distribuição;

III - a manutenção do arquivo morto;

IV - a divulgação interna;

V - o relatório de produtividade;

VI - a saída de procedimentos e o encerramento dos procedimentos.

Art. 4º As rotinas de entrada e saída compreendem:

I - o recebimento das instaurações de ofício e das representações, bem assim, neste caso, sua redução a termo, quando não escritas;

II - o recebimento de procedimentos extrajudiciais originários de outros órgãos do Ministério Público;

III - sua autuação, tombo e numeração;

IV - a investigação quanto à recorrência da matéria em outros feitos judiciais ou extrajudiciais, inclusive findos;

V - a classificação e a dedução do objeto em ementa;

VI - a remessa do procedimento a outros órgãos.

Art. 5º A distribuição compreende a afetação do procedimento ao Procurador da Cidadania, conforme as regras vigentes, com a conseqüente remessa dos autos.

Art. 6º A manutenção do arquivo morto implica a custódia dos procedimentos findos e a execução da política de descarte.

Art. 7º A divulgação interna compreende também o encaminhamento das ementas dos procedimentos extrajudiciais para conhecimento da Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão, sem prejuízo da divulgação que lhe queira dar o ofício da cidadania remetente.

Art. 8º O relatório de produtividade consiste na identificação da quantidade acumulada no ano e no último mês de:

I - entrada de representações;

II - instauração de procedimentos de ofício e em razão de representações;

III - saída de procedimentos;

IV - arquivamento de procedimentos;

V - feitos em curso.

Art. 9º A informação e a instrução dos procedimentos extrajudiciais compreendem:

I - o impulso;

II - a instrução;

III - o secretariado.

Art. 10. O impulso inclui:

I - o controle dos prazos;

II - de ordem, a redação e expedição de ofícios requisitando informações e outras diligências;

III - a expedição de notificações para o comparecimento de pessoas;

IV - a interação com os órgãos públicos de atuação nas áreas de atribuição dos ofícios da cidadania;

V - o atendimento ao público.

Art. 11. A instrução abrange:

I - a apreciação dos documentos recebidos;

II - a redação de relatos a cada impulso;

III - a redação de registros e memórias de atos não-documentados;

IV - de ordem, o contato com a perícia e seu acompanhamento;

V - de ordem, a solicitação de providências a outros órgãos do Ministério Público;

VI - o cumprimento de diligências e despachos;

VII - a realização de diligências externas e conseqüente expedição de relatórios;

VIII - a prestação de informações ao titular do ofício;

IX - a redação de minutas de portarias, recomendações, despachos, pareceres e arquivamentos;

X - a certificação, no corpo dos autos, de fatos constatados no exercício das atribuições funcionais.

Art. 12. O Secretariado compreende:

I - o agendamento dos atos e reuniões dos ofícios da cidadania;

II - a expedição de intimações, convites e convocações, com a indicação da finalidade a que se destinam;

III - a redação de atas e termos;

IV - o apoio e a assistência nas reuniões, audiências e depoimentos;

V - a expedição de certidões;

VI - a expedição de ofício de ciência aos interessados do resultado dos procedimentos extrajudiciais;

VII - a remessa dos procedimentos extrajudiciais à PFDC nas hipóteses ou nos casos de arquivamento para fins de ciência e homologação;

VIII - encaminhamento para publicação oficial das portarias de instauração de inquérito civil público, bem como de outros documentos que mereçam publicação, a juízo do Procurador.

Art. 13. A PFDC disponibilizará modelos dos atos de que trata esta seção.

Art. 14. A documentação e o registro envolvem:

I - a custódia dos procedimentos extrajudiciais e sua manutenção em meio magnético;

II - de ordem, o sigilo dos procedimentos extrajudiciais;

III - a classificação, a gravação em meio magnético, a destinação e a recuperação dos documentos;

IV - a elaboração de índices nos procedimentos extrajudiciais;

V - de ordem, o atendimento à solicitação de cópias.

Art. 15. A divulgação compreende:

I - a comunicação ao titular do oficio de notícia jornalística relativa à matéria objeto de procedimento extrajudicial;

II - confecção de nota para divulgação externa do procedimento extrajudicial ou de fato a ele relativo;

III - encaminhamento por meio eletrônico para a Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão das peças de instauração dos procedimentos extrajudiciais, bem como dos respectivos arquivamentos, dos termos de ajuste de conduta e propositura de ações pertinentes à área de atuação da cidadania.

Art. 16. A estatística de produtividade compreende relatórios das atividades realizadas nos procedimentos extrajudiciais, bem como dos percentuais relativos.

Art. 17. A estatística de produtividade consiste na identificação:

I - da quantidade, por oficio, acumulada no ano, no último mês e no mês em curso, de:

a) portaria;

b) visitas/inspeções;

c) decisão de arquivamento;

d) decisão;

e) requerimento/requisição/representação;

f) reunião interna/externa/sessão;

g) depoimento em CPI e Comissões/participação em audiências públicas;

h) oitiva/diligência/correição/audiência;

i) ofício/memorando/notificação;

j) recomendação;

k) relatório;

l) termo de ajustamento de conduta;

m) consulta;

n) voto;

o) despacho;

p) parecer;

q) participação em evento;

r) atendimento ao público;

s) nota interna.

II - da porcentagem de procedimentos extrajudiciais acumulados no último ano:

a) arquivados;

b) que originaram ações;

c) que originaram termos de ajuste de conduta;

d) em curso há mais de seis meses, sem qualquer dos desfechos das alíneas anteriores.

III - da média de tempo, apurada anualmente, entre o protocolo das representações, ou a instauração do procedimento extrajudicial ex-oficio, e:

a) o ajuizamento de medida judicial;

b) a celebração de termo de ajuste de conduta;

c) o arquivamento.

IV - a contagem da movimentação interna dos procedimentos extrajudiciais entre gabinete e secretaria.

Art. 18. A distribuição e acompanhamento de processos judiciais da Procuradoria dos Direitos do Cidadão abrangem:

I - a classificação e distribuição dos processos judiciais;

II - seu acompanhamento no Poder Judiciário e no Ministério Público;

III - sua documentação e registro;

IV - sua divulgação;

V - sua estatística.

Art. 19. Os processos judiciais deverão ser classificados em:

I - ações civis públicas e suas ações acessórias e incidentes;

II - ações de improbidade administrativa e suas ações acessórias e incidentes;

III - ações populares;

IV - ações de qualquer natureza de cuja controvérsia exsurja violação de direitos humanos e suas ações acessórias e incidentes.

Art. 20. A distribuição compreende a afetação do processo ao Procurador ou Procuradores em atuação conjunta ou integrada, conforme as regras vigentes, com a conseqüente remessa dos autos.

Art. 21. O acompanhamento de processos judiciais no Poder Judiciário e no Ministério Público compreende:

I - a protocolização de ações, petições e recursos;

II - o acompanhamento e a notícia das decisões liminares proferidas;

III - a obtenção de peças instrutórias de agravo de instrumento, bem como sua protocolização;

IV - o monitoramento de tramitação e o impulso, especialmente:

a) das decisões interlocutórias;

b) da expedição de mandados;

c) das diligências citatórias;

d) das publicações e intimações;

e) da observância dos prazos e conclusões;

f) das pautas de audiência.

V - o registro do andamento do processo;

VI - o acompanhamento no TRF e na PRR dos recursos interpostos e a comunicação da distribuição e do teor do pronunciamento definitivo;

VII - encaminhamento de iniciais e recursos interpostos aos núcleos de acompanhamento das Procuradorias Regionais da República.

Art. 22. A documentação e o registro abrangem:

I - o arquivamento da petição inicial e da contrafé;

II - a manutenção de cópias das peças principais dos autos para acompanhamento (dossiê);

III - a execução da política de descarte;

IV - a administração do arquivo das peças em meio magnético;

V - a alimentação do Banco de Dados da Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão;

VI - o registro, em pauta, das audiências cientificadas ao Ministério Público Federal.

Art. 23. A divulgação compreende:

I - a comunicação ao Procurador de notícia jornalística relativa ao processo judicial;

II - confecção de nota para divulgação externa do processo ou de fatos a ele relativo;

III - encaminhamento para a Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão, preferencialmente por meio eletrônico, das principais peças produzidas pelos Procuradores, bem como das liminares e sentenças proferidas nos processos.

Art. 24. A estatística consiste na identificação:

I - da quantidade, por oficio, acumulada no ano, no último mês e no mês em curso, de:

a) propositura de ações e seus aditamentos;

b) contestação/exceção/impugnação/correição/incidente;

c) inspeção/diligência;

d) audiência/sessão;

e) recurso e contra-razões;

f) requerimento;

g) parecer;

h) parecer padrão;

i) petição de arquivamento;

j) ciência;

k) alegação final/memorial/réplica.

II - o lapso de tempo na tramitação dos processos, bem como as respectivas médias, nos intervalos compreendidos entre:

a) a protocolização da petição inicial e a decisão sobre a liminar;

b) a conclusão dos autos ao juiz para sentença e a prolação desta;

c) a protocolização da inicial e a prolação da sentença;

d) a prolação da sentença e a decisão no respectivo Tribunal Regional Federal;

e) a decisão do Tribunal Regional Federal e as proferidas nas instâncias superiores;

f) a protocolização da petição inicial e o trânsito em julgado da decisão.

III - da freqüência:

a) de ramos do direito;

b) de assuntos e temas;

c) de figuração, no pólo passivo, de agentes, órgãos e entidades.

IV - da porcentagem:

a) de liminares concedidas;

b) de liminares confirmadas por sentença;

c) de liminares concedidas em agravos de instrumento;

d) das ações julgadas procedentes nas respectivas instâncias;

e) de recursos interpostos no curso do processo;

f) de recursos interpostos de sentença;

g) dos recursos interpostos pelos Procuradores Regionais da República;

h) dos recursos interpostos pelos Subprocuradores-Gerais da República.

Parágrafo único. A média de que trata o inciso II e IV, alíneas a, b, c e d é calculada considerando cada vara federal.

Art. 25. As Procuradorias Regionais dos Direitos do Cidadão e as Procuradorias do Direito do Cidadão nos Municípios distribuirão as atividades previstas nesta Instrução pela estrutura administrativa da unidade.

Parágrafo único. Todas as atribuições previstas nesta instrução que comportarem realização por meio magnético, assim o serão. Para tal, a PFDC envidará esforços para integrar a atuação, em nível nacional, dos setores de informática do Ministério Público Federal, na Procuradoria Geral da República e demais unidades.

MARIA ELIANE MENEZES DE FARIAS

Subprocuradora-Geral da República

Procuradora Federal dos Direitos do Cidadão