JO?O DORIA, Prefeito do Munic?pio de S?o Paulo, no uso das atribui??es que lhe s?o conferidas por lei,

DECRETA:

CAP?TULO I

DISPOSI??ES GERAIS

Art. 1? A Pol?tica Municipal de Gest?o Documental e o Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo passam a ser regidos pelas disposi??es deste decreto.

Par?grafo ?nico. Comp?em o Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo os ?rg?os p?blicos integrantes da Administra??o P?blica Municipal Direta e Indireta e os arquivos privados do Munic?pio declarados como de interesse p?blico e social, nos termos do artigo 12 da Lei Federal n? 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 2? Consideram-se arquivos, para os fins deste decreto, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por ?rg?os p?blicos, institui??es de car?ter p?blico e entidades privadas, em decorr?ncia do exerc?cio de atividades espec?ficas, bem como por pessoa f?sica, qualquer que seja o suporte da informa??o ou a natureza dos documentos.

Art. 3? Todos t?m direito a receber dos ?rg?os p?blicos informa??es de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, que ser?o prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as informa??es pessoais e aquelas cujos sigilos sejam imprescind?veis para a seguran?a da sociedade e do Estado, conforme o disposto na Lei Federal n? 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso ? Informa??o), e no Decreto Municipal n? 53.623, de 12 de dezembro de 2012, e demais altera??es.

Art. 4? ? dever da Administra??o P?blica Municipal controlar o acesso e a divulga??o de documentos, dados e informa??es sigilosos e pessoais sob a cust?dia de seus ?rg?os e entidades, assegurando a sua prote??o contra perda, altera??o indevida, acesso, transmiss?o e divulga??o n?o autorizados.

CAP?TULO II

DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNIC?PIO DE S?O PAULO

Art. 5? Fica institu?do o Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo, com o objetivo de:

I - planejar e coordenar a gest?o de documentos e informa??es municipais, inclusive de documentos digitais;

II - harmonizar as diversas fases da administra??o dos documentos p?blicos, observando as peculiaridades dos ?rg?os geradores e acumuladores da documenta??o;

III - promover a integra??o das atividades de protocolos e arquivos existentes nos diversos ?rg?os da Administra??o P?blica Municipal;

IV- facilitar o acesso aos documentos e informa??es do poder p?blico municipal, nos termos da legisla??o vigente;

V - assegurar a preserva??o de documentos do poder p?blico municipal que tenham valor hist?rico, cultural, probat?rio e informativo.

Art. 6? Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrim?nio arquiv?stico p?blico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, em qualquer suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada ?rg?o da Administra??o P?blica Municipal, que se distribuem em:

I - arquivos correntes: constitu?dos pelos conjuntos de documentos em tr?mite ou que, mesmo sem movimenta??o, constituam objeto de consultas frequentes;

II - arquivos intermedi?rios: constitu?dos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que aguardam destina??o final - elimina??o ou recolhimento para guarda permanente - em dep?sitos de armazenagem tempor?ria;

III - arquivo permanente: constitu?dos pelos conjuntos de documentos que assumem valor hist?rico, cultural e de testemunho, extrapolando a finalidade espec?fica de sua cria??o e aos quais devem ser assegurados a preserva??o e o acesso p?blico.

Art. 7? Integram o Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo:

I - ?rg?o Central: Coordenadoria de Gest?o Documental, da Secretaria Municipal de Gest?o;

II - ?rg?os Setoriais: unidades respons?veis pela gest?o documental dos ?rg?os e entidades municipais;

III - Arquivo Hist?rico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura.

? 1? Caber? a cada ?rg?o ou entidade municipal a defini??o das respectivas unidades que constituir?o ?rg?os Setoriais do Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo.

? 2? Na aus?ncia da defini??o, a atribui??o de ?rg?o Setorial caber? ? Chefia de Gabinete do ?rg?o ou entidade municipal.

Art. 8? O ?rg?o Central do Sistema tem as seguintes atribui??es:

I - atuar como inst?ncia normativa nas ?reas de gest?o e preserva??o de documentos p?blicos;

II - propor e acompanhar a implementa??o da Pol?tica Municipal de Gest?o Documental;

III - promover a articula??o e prestar orienta??o t?cnica aos ?rg?os integrantes do Sistema;

IV - analisar e aprovar as ferramentas de gest?o documental de que trata o artigo 12 deste decreto;

V - desenvolver planos de forma??o, desenvolvimento e capacita??o t?cnica dos recursos humanos nas habilidades afetas ? gest?o documental;

VI - propor a declara??o de interesse p?blico e social de arquivos privados do Munic?pio, nos termos do artigo 12 da Lei Federal n? 8.159, de 1991, mediante parecer e avalia??o t?cnica.

Art. 9? Os ?rg?os Setoriais do Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo t?m as seguintes atribui??es:

I - prestar assist?ncia aos respectivos ?rg?os e entidades municipais nos assuntos relacionados ? gest?o e preserva??o de documentos p?blicos;

II - planejar e acompanhar a implementa??o dos programas, diretrizes e normas emanadas do ?rg?o Central do Sistema, no ?mbito das Secretarias Municipais ou Autarquias a que pertencerem;
III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do ?rg?o Central, o conjunto de normas disciplinadoras da recep??o, digitaliza??o, produ??o, tramita??o, arquivamento, preserva??o e transfer?ncia dos documentos gerados em seus respectivos ?mbitos de atua??o;

IV - prestar orienta??o t?cnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades de arquivo, em seus respectivos ?mbitos de atua??o;

V - manter cadastro das unidades pertencentes ?s suas estruturas organizacionais, respons?veis por atividades de arquivo, bem como das rela??es de s?ries documentais que essas unidades mant?m sob custodia;

VI - fornecer da dos e informa??es decorrentes de suas atividades ao ?rg?o Central;

VII - identificar e avaliar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos ?rg?os e entidades municipais a que pertencerem, com vistas ? elabora??o e aplica??o de planos de classifica??o e tabelas de temporalidade de documentos;

VIII - proceder ? elimina??o, transfer?ncia e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidades.

Art. 10. O Arquivo Hist?rico Municipal tem as seguintes atribui??es:

I - dar suporte ?s unidades integrantes do Sistema no que se refere ? preserva??o dos acervos por meio de pol?ticas de conserva??o preventiva, curativa e restauro, e a??es de monitoramento e controle permanente das condi??es dos dep?sitos;

II - proceder ? organiza??o, descri??o e preserva??o do acervo de documentos de valor permanente recolhidos do Arquivo Administrativo e dos ?rg?os municipais ou provenientes de fundos particulares, desde que relacionados ? Administra??o P?blica;

III - desenvolver projetos de a??o educativa e cultural, contribuindo para a recupera??o da mem?ria coletiva e difus?o do patrim?nio documental do Munic?pio.

CAP?TULO III

DA GEST?O DOCUMENTAL

Art. 11. Considera-se gest?o documental o conjunto de procedimentos e opera??es t?cnicas referentes a produ??o, classifica??o, tramita??o, avalia??o, reprodu??o, consulta e arquivamento, em fase corrente e intermedi?ria, visando a sua elimina??o ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 12. S?o instrumentos da Pol?tica de Gest?o Documental:

I - Plano de Classifica??o de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produ??o;

II - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avalia??o documental, que define prazos de guarda e a destina??o de cada s?rie documental (elimina??o ou guarda permanente);

III - Sistema Informatizado de Gest?o de Documentos: conjunto de procedimentos e opera??es t?cnicas da gest?o arquiv?stica de documentos processado eletronicamente, aplic?vel a documentos em qualquer suporte.

Paragrafo ?nico. Os instrumentos da pol?tica de gest?o documental devem ser elaborados sob a orienta??o do ?rg?o Central do Sistema de Arquivos do Munic?pio de S?o Paulo e devidamente oficializados, a fim de assegurar a legalidade de sua aplica??o.

Art. 13. Cabe ao ?rg?o Central do Sistema a formula??o e implementa??o da Pol?tica Municipal de Gest?o Documental e sua integra??o com a Pol?tica de Acesso ? Informa??o no ?mbito do poder executivo do Munic?pio de S?o Paulo, nos termos do Decreto n? 53.623, de 2012.

Paragrafo ?nico. O Secret?rio Municipal de Gest?o poder? instituir grupos de trabalho para o desenvolvimento e acompanhamento da Pol?tica Municipal de Gest?o Documental.

Art. 14. A elimina??o de documentos p?blicos municipais ser? realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade aprovadas pelo ?rg?o Central do Sistema, conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato.

? 1? Previamente ? aprova??o das tabelas de temporalidade de que trata o "caput" deste artigo, abrir-se-? o prazo de 15 (quinze) dias ?teis para manifesta??o do Arquivo Hist?rico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura.

? 2? A aus?ncia de manifesta??o do Arquivo Hist?rico Municipal, da Secretaria Municipal de Cultura, no prazo estipulado no ? 1?, caracterizar? a inexist?ncia de obje??o daquela unidade ? aprova??o das tabelas de temporalidade.

Art. 15. Os documentos de valor permanente s?o inalien?veis e imprescrit?veis.

CAP?TULO IV

DISPOSI??ES GERAIS

Art. 16. A implanta??o do Sistema institu?do por este decreto ser? feita gradativamente, por meio de atos normativos e de acordo com a disponibilidade or?ament?ria e financeira.

Art. 17. Este decreto entrar? em vigor na data de sua publica??o, revogados os Decretos n? 28.656, de 9 de abril de 1990, n? 29.745, de 14 de maio de 1991, n? 35.042, de 5
de abril de 1995, e n? 46.400, de 28 de setembro de 2005, e o inciso VIII do "caput" do artigo 26 do Decreto n? 57.528, de 12 de dezembro de 2016.

PREFEITURA DO MUNIC?PIO DE S?O PAULO, aos 13 de julho de 2017, 464? da funda??o de S?o Paulo.

JO?O DORIA, PREFEITO

PAULO ANTONIO SPENCER UEBEL,

Secret?rio Municipal de Gest?o

ANDRE LUIZ POMPEIA STURM,

Secret?rio Municipal de Cultura

ANDERSON POMINI,

Secret?rio Municipal de Justi?a

JULIO FRANCISCO SEMEGHINI NETO,

Secret?rio do Governo Municipal