O Prefeito de Vitória, Capital do Estado do Espírito Santo, no uso de atribuição legal constante no inciso III do Art. 113 da Lei Orgânica do Município de Vitória,

Decreta:

Art. 1º Este Decreto dispõe sobre o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e transações em interação com o Município de Vitória e define os mecanismos de garantia da autoria e integridade dos atos e documentos produzidos nos processos eletrônicos da Administração Direta.

CAPÍTULO I - DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para fins do disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I - Assinatura eletrônica: registro realizado, pelo usuário, de forma eletrônica, com objetivo de firmar determinado documento ou ato, para que dele conste, de forma inequívoca, a identificação de seu subscritor, podendo ser:

a) Simples: baseada na utilização de login e senha do usuário subscritor, obtidos mediante prévio credenciamento de acesso ao sistema de tramitação eletrônica de processos, permitindo identificar o seu signatário, anexando ou associando dados a outros dados em formato eletrônico do mesmo; ou,

b) Qualificada: baseada em certificado digital, emitido por autoridade certificadora, credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, nos termos do disposto na Medida Provisória nº 2.200-2 , de 24 de agosto de 2001.

II - Autenticação: declaração de autenticidade de determinado documento, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;

III - Certificado digital: produto, emitido por uma Autoridade Certificadora, que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

IV - Documento digital: informação registrada, codificada em códigos binários, acessível e interpretável por meio de sistema eletrônico, podendo ser:

a) nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; e

b) digitalizado: documento obtido à partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

V - Usuário Interno: qualquer pessoa física que, mesmo transitoriamente ou sem remuneração, exerça, na administração direta, cargo, emprego ou função pública.

VI - Usuário Externo: pessoa física ou jurídica estranha aos quadros da administração direta que, mediante cadastro prévio, fica autorizada a ter acesso ao protocolo virtual para a prática de atos processuais, em nome próprio ou na qualidade de representante legal de pessoa jurídica ou física.

CAPÍTULO II - DOS DOCUMENTOS PRODUZIDOS POR USUÁRIOS INTERNOS

Art. 3º Os documentos eletrônicos produzidos por usuários internos, terão garantia de integridade, autoria e autenticidade, mediante utilização, por seu subscritor, de assinatura eletrônica simples ou qualificada, observados os requisitos e critérios estabelecidos neste Decreto.

Art. 4º As assinaturas eletrônicas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular a guarda e sigilo de sua senha.

Art. 5º O uso de assinatura eletrônica qualificada é obrigatório para a emissão de documentos de conteúdo decisório, contábil, pareceres e destinados ao público externo, adotando-se, para os demais casos, facultativamente, a utilização de assinatura eletrônica simples.

Parágrafo único. Para fins do disposto neste artigo, é obrigatória a utilização de assinatura eletrônica qualificada nos seguintes documentos, em rol exemplificativo:

I - Aditivos e Apostilamentos contratuais, Contratos Administrativos e Convênios;

II - Formulários de Integração entre Liquidação e Pagamento (FILP), Formulários de Integração entre Planejamento e Orçamento (FIPO) e demais documentos que emitam declaração de vontade do Ordenador de Despesas, mormente relativa à autorização de despesas;

III - Formulários e Declarações da CAOF;

IV - Liquidação de Empenho, Notas de Empenho, Notas de Anulação de Empenho, Requisições e Solicitações do Sistema de Administração de Materiais;

V - Termos de referência;

VI - Julgamentos e homologações;

VII - Pareceres da Procuradoria e da Controladoria do Município;

VIII - nos atos de transferência e de registro de bens imóveis;

IX - nos atos normativos assinados pelo Prefeito Municipal, por Secretários Municipais ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo; e

X - nas demais hipóteses previstas em lei.

Art. 6º Os documentos digitalizados, juntados aos autos dos processos eletrônicos, receberão assinatura eletrônica de acordo com os critérios estabelecidos neste Decreto, observando-se as características de seu conteúdo.

Art. 7º A juntada de documentos digitalizados é permitida apenas quando for tecnicamente inviável a utilização do formato nato-digital.

§ 1º O usuário, sempre que possível, deve praticar os atos processuais originalmente em meio eletrônico (documento nato-digital).

§ 2º A tramitação processual deve ser realizada em tempo real e no sistema de gestão, unicamente em formato eletrônico, da forma mais fidedigna possível, sendo vedado ao usuário instaurar caderno processual físico paralelo, ainda que para tramitação interna no respectivo órgão, especialmente em razão da necessidade de registro eletrônico, em tempo real, dos atos praticados.

CAPÍTULO III - DOS DOCUMENTOS PRODUZIDOS POR USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 8º Os usuários externos poderão assinar os documentos produzidos utilizando-se de assinatura eletrônica simples, excetuados os casos em que a parte interessada firme obrigação junto ao Município, ocasião em que será obrigatória a utilização de assinatura eletrônica qualificada.

§ 1º As senhas cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º O disposto neste artigo não se aplica às hipóteses legais de anonimato.

§ 3º Os documentos eletrônicos juntados por usuários externos aos autos dos processos eletrônicos serão considerados legalmente assinados pelos respectivos requerentes ao receberem assinatura eletrônica simples, gerada pelo sistema de protocolo do Município, excetuados os casos em que é exigida a utilização de assinatura eletrônica qualificada, nos termos do caput deste artigo.

CAPÍTULO IV - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 9º Serão consideradas com autenticidade verificada as certidões emitidas por órgãos e entidades públicas, autenticadas eletronicamente, dentro do prazo de validade, que forem juntadas aos autos dos processos eletrônicos por usuários internos e receberem assinatura digital simples.

Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pela Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) quando necessário, observadas as normas.

Art. 11. Revogam-se as disposições contrárias, em especial o Decreto nº 18.045, de 18 de março de 2020.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio Jerônimo Monteiro, em 13 de Agosto de 2020.

Luciano Santos Rezende

Prefeito Municipal